Eine Teilrechnung rechnet entweder eine abgegrenzte Teilleistung ab oder wird im Geschäftsalltag als Bezeichnung für eine Abschlagsforderung verwendet. Eine Schlussrechnung beendet dagegen die Abrechnung des vereinbarten Auftragsumfangs. Prüfen Sie vor der Ausstellung zuerst den Vertrag und den Leistungsstand: Davon hängt ab, ob Sie bereits erbrachte Leistungen oder eine Vorauszahlung abrechnen …
Kleinunternehmer müssen 2026 E-Rechnungen empfangen können, sind für ihre nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Richten Sie daher zuerst einen verlässlichen Rechnungseingang mit digitaler Aufbewahrung ein. Die entscheidende Unterscheidung lautet: Die Ausnahme beim Schreiben eigener Rechnungen befreit Sie nicht vom Empfang …
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung lässt sich nicht durch Umbenennen oder Speichern in einem anderen Dateiformat zur E-Rechnung machen. Dafür müssen ihre Inhalte in strukturierte Rechnungsdaten übertragen, fehlende Angaben ergänzt und das Ergebnis fachlich geprüft werden. Prüfen Sie zuerst, ob die PDF bereits eingebettete XML-Rechnungsdaten enthält und ob Sie eine eigene Ausgangsrechnung …
Ein nachträglich gewährter Preisnachlass verändert den vereinbarten Rechnungsbetrag und kann auch die Umsatzsteuer betreffen. Ändern Sie eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach unbemerkt ab. Halten Sie zuerst fest, warum der Nachlass gewährt wurde, ob der Kunde schon bezahlt hat und in welchem Besteuerungszeitraum die Änderung berücksichtigt werden muss. Bei einer …
Ist das Geschäftskonto gesperrt, müssen Sie zuerst den Umfang und den Auslöser der Sperre klären und parallel einen dokumentierten Zahlungsnotfallplan aufstellen. Stoppen Sie nicht wahllos alle Zahlungen: Sichern Sie verfügbare Unterlagen, priorisieren Sie Löhne, Abgaben und betriebsnotwendige Leistungen und informieren Sie betroffene Zahlungspartner. Eine Ausweichzahlung ist nur über ein rechtmäßig …
Für einen sicheren E-Rechnungseingang benötigen Sie mehr als eine gewöhnliche E-Mail-Adresse: Richten Sie ein separates Funktionspostfach ein, begrenzen Sie die Zugriffsrechte und legen Sie fest, wie Anhänge geprüft, übernommen, freigegeben und unverändert archiviert werden. Besonders wichtig ist die Trennung zwischen E-Mail-Transport und Rechnungsprüfung. Eine zugestellte XML-Datei ist noch nicht automatisch …
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung bleibt im Jahr 2027 nicht für jedes Unternehmen als Ausgangsrechnung zulässig. Entscheidend sind der Umsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, die Art des Umsatzes und das verwendete Rechnungsformat. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können für bestimmte inländische B2B-Umsätze noch bis Ende 2027 eine einfache …
Für kleine Unternehmen kommen vor allem Lexware Office, sevdesk, WISO MeinBüro, easybill und Lösungen aus dem DATEV-Umfeld infrage. Sie verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze: Einige verbinden E-Rechnungen direkt mit Buchhaltung und Belegverwaltung, andere konzentrieren sich stärker auf Rechnungserstellung, Automatisierung oder die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Prüfen Sie vor der Auswahl getrennt, …
Eine Rechnung mit falscher Umsatzsteuer sollte nicht einfach ignoriert werden. Entscheidend ist zuerst, ob der Fehler den Steuersatz, den Steuerbetrag, die Steuerpflicht oder die Rechnungsangaben betrifft. Prüfen Sie deshalb die zugrunde liegende Leistung, den Leistungszeitpunkt, den Rechnungsempfänger und die bereits abgegebene Umsatzsteuer-Voranmeldung. Anschließend wird die Rechnung je nach Fehler durch …
Bei einer Barzahlung direkt bei der Übergabe bleibt die Rechnung trotzdem ein wichtiger Geschäftsbeleg. Entscheidend ist, dass die Rechnung den Leistungsvorgang vollständig dokumentiert und zusätzlich erkennbar macht, dass der Rechnungsbetrag bereits beglichen wurde. Prüfen Sie deshalb vor allem die Pflichtangaben, den Zahlungsstatus und die korrekte Ablage des Belegs. Eine Quittung …