E-Rechnungssoftware: Welche Programme erstellen und empfangen E-Rechnungen?

Für kleine Unternehmen kommen vor allem Lexware Office, sevdesk, WISO MeinBüro, easybill und Lösungen aus dem DATEV-Umfeld infrage. Sie verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze: Einige verbinden E-Rechnungen direkt mit Buchhaltung und Belegverwaltung, andere konzentrieren sich stärker auf Rechnungserstellung, Automatisierung oder die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Prüfen Sie vor der Auswahl getrennt, ob das gewünschte Paket strukturierte Rechnungen nicht nur erzeugt, sondern auch empfängt, technisch prüft, lesbar darstellt und revisionsgerecht in Ihren betrieblichen Ablauf übernimmt.

Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Dafür werden strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten benötigt, in Deutschland üblicherweise als XRechnung oder in einer geeigneten ZUGFeRD-Variante. Maßgeblich sind die umsatzsteuerlichen Vorgaben in Deutschland, insbesondere § 14 UStG und die Anwendungshinweise des Bundesfinanzministeriums. Da Anbieter Funktionen und Tarifgrenzen ändern können, sollte die endgültige Auswahl anhand der offiziellen Produktbeschreibung für E-Rechnungen und des tatsächlich angebotenen Tarifs erfolgen.

Fünf Programme und Lösungswege für kleine Betriebe

Ein pauschaler Sieger wäre wenig hilfreich. Ein Einzelunternehmen mit wenigen monatlichen Belegen benötigt einen anderen Funktionsumfang als ein Onlinehandel mit automatisierten Ausgangsrechnungen oder ein Handwerksbetrieb, dessen Steuerkanzlei den Belegworkflow vorgibt. Die folgenden Kandidaten lassen sich nach denselben Punkten einordnen: Erstellung, Empfang, Weiterverarbeitung, Zusammenarbeit und typischer Einsatzbereich.

Lexware Office: Rechnung und laufende Buchhaltung in einem System

Lexware Office richtet sich an Selbstständige und kleinere Unternehmen, die Ausgangsrechnungen, Belege und vorbereitende Buchhaltung in einer Cloud-Anwendung bündeln möchten. Der Ansatz eignet sich, wenn eine empfangene E-Rechnung direkt dem betrieblichen Belegprozess zugeordnet und später an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei weitergegeben werden soll.

• Erstellung: geeignet für Betriebe, die Rechnungen aus Kunden- und Leistungsdaten erzeugen und als unterstütztes E-Rechnungsformat ausgeben möchten.
• Empfang: eingehende Belege können in den digitalen Belegworkflow übernommen werden; entscheidend ist, ob der gebuchte Tarif strukturierte Daten importiert, validiert und verständlich anzeigt.
• Weiterverarbeitung: sinnvoll, wenn Bankabgleich, Belegerfassung und Buchhaltung eng mit der Rechnung verbunden werden sollen.
• Zusammenarbeit: passend, wenn die Steuerkanzlei über einen vorgesehenen Zugang oder Export eingebunden wird.
• Grenze: Wer komplexe Warenwirtschaft, umfangreiche Freigabestufen oder stark angepasste Schnittstellen benötigt, sollte den Funktionsumfang vorab mit einem realen Testbeleg prüfen.

Kontrollieren Sie in der offiziellen Funktionsübersicht von Lexware Office ausdrücklich die Bereiche E-Rechnung, Belegimport, Export und Steuerberaterzugang. Der Produktname allein sagt nicht aus, welche Funktionen im gewählten Paket enthalten sind.

sevdesk: cloudbasierter Ablauf für Belege und Rechnungen

sevdesk ist ebenfalls auf Selbstständige und kleine Unternehmen ausgerichtet. Die Lösung ist besonders naheliegend, wenn Rechnungserstellung, Belegverwaltung und vorbereitende Buchhaltung ohne lokale Installation organisiert werden sollen.

• Erstellung: strukturierte Ausgangsrechnungen können abhängig vom gebuchten Funktionsumfang aus den vorhandenen Rechnungsdaten erzeugt werden.
• Empfang: für einen vollständigen Ablauf muss die Anwendung die Originaldatei übernehmen, auslesen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
• Weiterverarbeitung: Belege, Zahlungen und Buchhaltungsdaten lassen sich in einem gemeinsamen Prozess bearbeiten.
• Zusammenarbeit: relevant sind Steuerberaterzugang und verfügbare Buchhaltungsexporte.
• Grenze: Automatisierung, Schnittstellen und Freigabefunktionen können paketabhängig sein. Diese Punkte sollten nicht aus der allgemeinen Produktbeschreibung abgeleitet werden.

Für die Prüfung sind bei sevdesk die offiziellen Rubriken zu E-Rechnungen, Belegverwaltung, Schnittstellen und Tarifleistungen maßgeblich. Laden Sie nach Möglichkeit eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei in eine Testumgebung und kontrollieren Sie, ob beide vollständig verarbeitet werden.

WISO MeinBüro: modularer Büro- und Rechnungsprozess

WISO MeinBüro kommt für Betriebe infrage, die neben Rechnungen weitere kaufmännische Aufgaben in einer modular aufgebauten Umgebung erledigen wollen. Je nach Produktvariante und gebuchten Modulen kann sich der verfügbare E-Rechnungsumfang unterscheiden.

• Erstellung: geeignet, wenn Rechnungsdaten bereits in der Anwendung gepflegt und daraus unterstützte elektronische Formate erzeugt werden sollen.
• Empfang: zu prüfen sind Import, technische Kontrolle, lesbare Darstellung und Übergabe an die Belegverarbeitung.
• Weiterverarbeitung: der Nutzen steigt, wenn Kunden-, Artikel-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten ohne doppelte Erfassung zusammengeführt werden.
• Zusammenarbeit: Exporte und die Übergabe an die Steuerkanzlei müssen zum dort eingesetzten Verfahren passen.
• Grenze: Die Bezeichnung WISO MeinBüro umfasst unterschiedliche Angebote und Ausbaustufen. Eine Funktion darf daher nicht ungeprüft auf jede Variante übertragen werden.

Notieren Sie bei der Auswahl den vollständigen Produkt- und Tarifnamen. Prüfen Sie anschließend in der offiziellen Hilfe von WISO MeinBüro die Themen E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und Belegimport für genau diese Variante.

easybill: interessant für automatisierte Ausgangsrechnungen

easybill ist vor allem dann ein Kandidat, wenn viele Ausgangsrechnungen entstehen oder Rechnungsdaten aus Shops, Marktplätzen und anderen Vorsystemen übernommen werden sollen. Für kleine Onlinehändler und digital arbeitende Dienstleister können Schnittstellen wichtiger sein als eine umfassende Buchhaltung im selben Programm.

• Erstellung: der Schwerpunkt liegt auf digitaler Rechnungserstellung und automatisierbaren Abläufen.
• Empfang: prüfen Sie besonders sorgfältig, ob der benötigte Tarif auch den gewünschten Eingangsrechnungsprozess abbildet. Die Fähigkeit, E-Rechnungen auszugeben, belegt noch keinen vollständigen Empfangsworkflow.
• Weiterverarbeitung: entscheidend sind API, Exporte und die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei.
• Zusammenarbeit: geeignet, wenn die Rechnungsplattform mit nachgelagerten Systemen verbunden wird.
• Grenze: Wer seine gesamte vorbereitende Buchhaltung einschließlich Freigaben in einer Anwendung erledigen möchte, muss den Umfang gegenüber einer integrierten Buchhaltungslösung genau abgleichen.

Die Produktdokumentation von easybill sollte für den ausgewählten Tarif getrennt nach Ausgangs- und Eingangsrechnungen geprüft werden. Achten Sie außerdem darauf, ob Ihre vorhandene Shop- oder Marktplatzanbindung strukturierte Rechnungsdaten vollständig überträgt.

DATEV-Lösungen: sinnvoll bei enger Einbindung der Steuerkanzlei

DATEV eignet sich besonders für Unternehmen, deren Beleg- und Buchhaltungsprozess gemeinsam mit einer DATEV-Kanzlei organisiert ist. Dabei handelt es sich nicht zwingend um ein einzelnes Programm, das jeden Schritt abdeckt. Rechnungserstellung, Dokumentenaustausch, Belegbearbeitung und Buchhaltung können auf mehrere aufeinander abgestimmte Anwendungen verteilt sein.

• Erstellung: hängt von der eingesetzten DATEV-Anwendung beziehungsweise einem angebundenen Faktura- oder ERP-System ab.
• Empfang: strukturierte Eingangsrechnungen können in einen digitalen Belegprozess eingebunden werden, sofern die eingerichtete Lösung das jeweilige Format unterstützt.
• Weiterverarbeitung: Stärke ist die Übergabe von Belegen und Daten in den mit der Kanzlei abgestimmten Buchhaltungsablauf.
• Zusammenarbeit: besonders geeignet, wenn Zuständigkeiten, Kontierung und Belegfreigabe bereits gemeinsam mit der Steuerkanzlei definiert sind.
• Grenze: DATEV ist für Kleinstbetriebe nicht automatisch die einfachste Fakturalösung. Vor der Entscheidung muss geklärt werden, welche Anwendung die Rechnung erzeugt und welches System das Original archiviert.

Stimmen Sie die Auswahl mit der Steuerkanzlei ab und lassen Sie sich die vorgesehene DATEV-Anwendung eindeutig benennen. Prüfpunkte sind insbesondere E-Rechnungsplattform, Belegworkflow, Auftragswesen, Unternehmen online sowie die Schnittstelle des bereits genutzten Rechnungsprogramms.

Die Auswahl beginnt mit dem tatsächlichen Belegweg

Der richtige Kandidat lässt sich nicht allein anhand der Formatangabe XRechnung oder ZUGFeRD bestimmen. Zeichnen Sie zuerst nach, wie eine Rechnung durch Ihren Betrieb läuft. Das verhindert, dass eine technisch geeignete Software später an fehlenden Rollenrechten, ungeklärten Freigaben oder einer unpassenden Übergabe zur Buchhaltung scheitert.

1. Ermitteln Sie, wo Rechnungsdaten entstehen: direkt im Rechnungsprogramm, in einem Shop, in einer Warenwirtschaft, in einer Zeiterfassung oder in einem ERP-System.
2. Legen Sie fest, über welche Kanäle E-Rechnungen eingehen. Neben einem E-Mail-Postfach können Kundenportale oder Übertragungsnetze wie Peppol relevant sein.
3. Bestimmen Sie, wer eingehende Rechnungen sachlich prüft, freigibt und zur Zahlung weiterleitet.
4. Klären Sie, welches System die erhaltene Originaldatei samt strukturierten Daten aufbewahrt. Eine zusätzlich erzeugte Ansicht ersetzt nicht automatisch das Original.
5. Stimmen Sie Datenexport, Belegübergabe und Zuständigkeiten mit der Buchhaltung oder Steuerkanzlei ab.
6. Testen Sie den gesamten Ablauf mit einer eingehenden und einer ausgehenden E-Rechnung, bevor Sie alte Prozesse abschalten.

Ein lokaler Dienstleister mit 20 Eingangsbelegen im Monat kann mit einem integrierten Cloud-Buchhaltungssystem gut zurechtkommen. Ein Onlinehändler benötigt dagegen häufig eine Rechnungsplattform mit belastbaren Schnittstellen und automatisierter Verarbeitung. Arbeitet ein kleiner Handwerksbetrieb eng mit seiner Steuerkanzlei zusammen, kann der abgestimmte DATEV-Belegweg wichtiger sein als eine besonders umfangreiche Rechnungsgestaltung.

Empfangen bedeutet mehr als ein Postfach bereitzustellen

Für den reinen Zugang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Betriebliche E-Rechnungssoftware sollte darüber hinaus mehrere Aufgaben zuverlässig trennen: Datei annehmen, Format erkennen, strukturierte Daten auslesen, Inhalt lesbar darstellen, Fehler sichtbar machen und das Original für den weiteren Prozess erhalten.

Eine brauchbare Eingangsverarbeitung zeigt mindestens Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsangaben, Beträge und Steuerinformationen nachvollziehbar an. Bei Abweichungen zwischen einer eingebetteten Darstellung und den strukturierten Daten darf der Vorgang nicht unbemerkt weiterlaufen. Fragen Sie den Anbieter, wie Validierungsfehler gekennzeichnet werden und ob eine fehlerhafte Datei gesperrt, nur gewarnt oder regulär verarbeitet wird.

Auch Dubletten sind relevant. Geht dieselbe Rechnung über E-Mail und ein Kundenportal ein, sollte der Prozess eine doppelte Zahlung verhindern. Das kann die Software über Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag unterstützen; die organisatorische Freigabe bleibt trotzdem Aufgabe des Unternehmens.

Ein Test mit eigenen Dateien liefert die belastbarste Entscheidung

Werbeaussagen wie E-Rechnung-fähig sind zu weit gefasst, um einen betrieblichen Ablauf zu beurteilen. Führen Sie vor Vertragsabschluss einen Test mit typischen Daten Ihres Unternehmens durch.

• Erzeugen Sie eine Ausgangsrechnung mit den tatsächlich verwendeten Kunden-, Leistungs- und Steuerdaten.
• Exportieren Sie die strukturierte Originaldatei und öffnen Sie sie in einer unabhängigen Anzeige- oder Prüfanwendung.
• Importieren Sie jeweils eine XRechnung und eine für Ihren Geschäftsverkehr geeignete ZUGFeRD-Datei.
• Kontrollieren Sie, ob Fehlermeldungen verständlich sind und die Originaldatei erhalten bleibt.
• Prüfen Sie Rollenrechte: Darf eine Person Belege erfassen, aber nicht freigeben oder bezahlen?
• Exportieren Sie die Daten in dem Format, das Ihre Buchhaltung oder Steuerkanzlei tatsächlich verarbeitet.
• Rufen Sie einen archivierten Beleg erneut auf und kontrollieren Sie, ob Original, sichtbare Darstellung und Bearbeitungshistorie auffindbar sind.

Besteht ein Programm diesen Ablauf ohne manuelle Umwege, passt es technisch eher zu Ihrem Betrieb. Scheitert bereits der Import eines üblichen Kundenformats oder muss die Originaldatei separat in einem Ordner verwaltet werden, entstehen zusätzliche Kontrollen und Fehlerquellen.

Pflicht, gute Praxis und freiwillige Erweiterungen trennen

Die umsatzsteuerliche Einordnung der E-Rechnung und die Übergangsregeln betreffen nicht jeden Vorgang in gleicher Weise. Inlandsumsätze zwischen Unternehmen, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Privatkundenumsätze und grenzüberschreitende Fälle dürfen nicht gleichbehandelt werden. Prüfen Sie den für Ihren Betrieb geltenden Stand anhand von § 14 UStG und den E-Rechnungsinformationen des Bundesfinanzministeriums; bei öffentlichen Aufträgen kommen die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers und Übertragungswegs hinzu.

Zur betrieblichen Basisausstattung gehören ein festgelegter Empfangskanal, der Erhalt der strukturierten Originaldatei und eine nachvollziehbare Verarbeitung. Als gute Praxis gelten dokumentierte Zuständigkeiten, eine technische Prüfung, ein Freigabeprozess und regelmäßige Exportkontrollen. Erweiterungen wie automatische Kontierung, mehrstufige Freigaben, OCR für sonstige Belege, API-Anbindungen oder Peppol-Zugang sind nur nötig, wenn der Geschäftsprozess sie verlangt.

Eine passende Entscheidung für drei typische Ausgangslagen

Für Selbstständige und kleine Dienstleistungsbetriebe, die Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung zusammenführen möchten, sind Lexware Office und sevdesk naheliegende Kandidaten. WISO MeinBüro ist interessant, wenn ein modularer Büroprozess und weitere kaufmännische Funktionen gewünscht werden. easybill sollte in die engere Auswahl, wenn viele Ausgangsrechnungen, Shopanbindungen oder automatisierte Abläufe im Vordergrund stehen. Eine DATEV-basierte Lösung bietet sich an, wenn der gesamte Belegweg eng mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden soll.

Die Entscheidung sollte erst fallen, wenn Erstellung und Empfang mit eigenen Testdateien funktionieren, die Übergabe an die Buchhaltung geklärt ist und der benötigte Funktionsumfang im gewählten Tarif schriftlich nachvollziehbar bleibt. So wählen Sie nicht lediglich ein Programm mit E-Rechnungslogo, sondern einen vollständigen und kontrollierbaren Arbeitsablauf.

Häufige Fragen zur betrieblichen Nutzung

Braucht ein Unternehmen zusätzlich einen Peppol-Zugang?

Ein Peppol-Zugang ist nicht für jeden Rechnungsverkehr erforderlich. Er kann relevant werden, wenn Auftraggeber diesen Übertragungsweg verlangen oder das Unternehmen Rechnungen automatisiert über ein entsprechendes Netzwerk austauschen möchte. Klären Sie vorab mit dem jeweiligen Geschäftspartner, welches Format und welcher Übertragungsweg akzeptiert werden.

Kann eine E-Rechnung nachträglich in eine PDF-Datei umgewandelt werden?

Eine lesbare PDF-Ansicht kann für Prüfung und Freigabe hilfreich sein. Sie sollte die empfangene strukturierte Originaldatei jedoch nicht ersetzen, weil diese die maschinell auswertbaren Rechnungsdaten enthält. Das Ablagesystem muss erkennen lassen, welche Datei eingegangen ist und welche Ansicht daraus erzeugt wurde.

Was ist bei einem späteren Softwarewechsel wichtig?

Vor dem Wechsel benötigen Sie einen vollständigen Export der Rechnungsoriginale, Stammdaten, Buchhaltungsdaten und relevanten Bearbeitungsnachweise. Prüfen Sie außerdem, ob archivierte E-Rechnungen außerhalb des alten Systems lesbar und den Geschäftsvorgängen eindeutig zugeordnet bleiben. Anbieterbindung entsteht vor allem dann, wenn Daten nur in einem proprietären Format ausgegeben werden können.