Teilrechnung und Schlussrechnung: Unterschiede und richtige Abrechnung

Eine Teilrechnung rechnet entweder eine abgegrenzte Teilleistung ab oder wird im Geschäftsalltag als Bezeichnung für eine Abschlagsforderung verwendet. Eine Schlussrechnung beendet dagegen die Abrechnung des vereinbarten Auftragsumfangs. Prüfen Sie vor der Ausstellung zuerst den Vertrag und den Leistungsstand: Davon hängt ab, ob Sie bereits erbrachte Leistungen oder eine Vorauszahlung abrechnen und wie die Buchhaltung den Beleg verarbeitet.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtiger als die Überschrift auf der Rechnung. Eine Zahlung in mehreren Raten macht aus einer einheitlichen Leistung noch keine steuerliche Teilleistung.

Teilrechnung ist nicht automatisch Abschlagsrechnung

Der Ausdruck Teilrechnung beschreibt ohne weiteren Zusammenhang nicht eindeutig, was abgerechnet wird. Entscheidend ist, ob ein selbstständiger Teil der vereinbarten Leistung abgeschlossen und gesondert abrechenbar ist oder ob lediglich Geld auf eine noch nicht abgeschlossene Gesamtleistung angefordert wird.

• Eine echte Teilrechnung betrifft eine abgegrenzte, bereits ausgeführte Teilleistung. Für die umsatzsteuerliche Einordnung müssen insbesondere wirtschaftliche Teilbarkeit und eine gesonderte Entgeltvereinbarung vorliegen.
• Eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung fordert einen Betrag auf eine noch nicht vollständig ausgeführte Leistung an. Sie ist nicht allein durch ihre Bezeichnung eine Rechnung über eine abgeschlossene Teilleistung.
• Eine Schlussrechnung stellt die abschließende Abrechnung des Auftrags dar. Welche früheren Beträge darin berücksichtigt werden, hängt davon ab, ob vorher Anzahlungen oder bereits eigenständig abgerechnete Teilleistungen vorlagen.
• Eine Teilzahlung ist nur ein Zahlungsvorgang. Begleicht ein Kunde eine bestehende Rechnung in mehreren Beträgen, entstehen dadurch keine zusätzlichen Leistungen oder Rechnungen.

Bei Werkverträgen kommt außerdem die vertragliche beziehungsweise gesetzliche Berechtigung zur Abschlagsforderung hinzu. Prüfen Sie dafür den vereinbarten Zahlungsplan und gegebenenfalls § 632a BGB. Der Anspruch auf einen Abschlag und die umsatzsteuerliche Behandlung sind getrennte Fragen.

Welche Rechnungsart passt zum vereinbarten Auftrag?

Treffen Sie die Entscheidung anhand von Leistungsumfang, Vereinbarung und tatsächlicher Ausführung. Die folgende Reihenfolge verhindert, dass ein Zahlungsplan versehentlich als Aufteilung der Leistung behandelt wird.

1. Prüfen Sie, ob der Auftrag eigenständig abgrenzbare Leistungsteile mit gesondert vereinbartem Entgelt enthält. Ist ein solcher Teil ausgeführt, kommt eine echte Teilrechnung in Betracht. Halten Sie Leistungsumfang und gegebenenfalls erforderliche Abnahme fest.
2. Ist lediglich eine Zahlung vor Fertigstellung der Gesamtleistung vereinbart, verwenden Sie eine passende Anzahlungs- oder Abschlagsabrechnung. Beschreiben Sie die noch auszuführende Leistung und den Bezug zum Auftrag eindeutig.
3. Ist der vereinbarte Auftrag vollständig ausgeführt, erstellen Sie die abschließende Abrechnung. Trennen Sie dabei bereits abgerechnete Teilleistungen von vereinnahmten Vorauszahlungen.
4. Geht es nur um die Ratenzahlung einer vorhandenen Rechnung, ordnen Sie die Zahlung dieser Forderung zu. Stellen Sie für dieselbe Leistung nicht erneut eine Rechnung aus.

Bei einer Agentur kann beispielsweise eine gesondert beauftragte und vergütete Analyse eine eigenständig abrechenbare Leistung sein. Eine Zahlung nach einem internen Projektmeilenstein ist dagegen nicht automatisch eine Teilleistung, wenn der Kunde wirtschaftlich eine einheitliche Gesamtleistung bestellt hat.

Leistungsbeschreibung und Belegbezug müssen die Einordnung tragen

Eine Teilrechnung sollte erkennen lassen, welcher Teil des Auftrags abgerechnet wird und welcher Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum dazu gehört. Eine reine Prozentangabe ohne verständlichen Leistungsbezug reicht als betriebliche Dokumentation nicht aus.

Erfassen Sie bei einer Abschlagsforderung den Auftrag, den vereinbarten Abschlag und den Bezug zur künftigen Leistung. Erwecken Sie nicht den Eindruck, eine noch ausstehende Gesamtleistung sei bereits vollständig erbracht. Bei der Schlussrechnung muss nachvollziehbar sein, welche Gesamtleistung oder Restleistung den Abschluss bildet.

Zu den üblichen Rechnungsangaben gehören insbesondere die Identifikation der Beteiligten, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, maßgeblicher Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie die zutreffende steuerliche Behandlung. Die Einzelanforderungen und Ausnahmen für Ihren Fall prüfen Sie in § 14 UStG und den ergänzenden Regelungen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze und Fälle mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers benötigen eine gesonderte Prüfung; übernehmen Sie dafür keinen gewöhnlichen Umsatzsteuerausweis ungeprüft.

Ein klarer Rechnungstext ersetzt außerdem nicht ein gegebenenfalls vorgeschriebenes elektronisches Rechnungsformat. Formatanforderungen und Übergangsregeln sind unabhängig davon zu prüfen, ob der Beleg Teilrechnung oder Schlussrechnung heißt.

Zwei Abrechnungswege mit gleichem Auftragswert

Die folgenden vereinfachten Rechenfälle zeigen den Unterschied zwischen einer Vorauszahlung und einer echten Teilleistung. Angenommen werden ein inländischer steuerpflichtiger Auftrag über 10.000 Euro netto und ein für diesen Beispielumsatz zutreffender Umsatzsteuersatz von 19 Prozent. Sonderfälle bleiben ausgeklammert.

Vorauszahlung auf eine einheitliche Gesamtleistung

Ein Dienstleister erhält vor Fertigstellung 3.000 Euro netto zuzüglich 570 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 3.570 Euro. Die abgeschlossene Gesamtleistung wird mit 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 11.900 Euro, abgerechnet.

• Gesamtleistung: 10.000 Euro netto + 1.900 Euro Umsatzsteuer = 11.900 Euro brutto.
• Bereits vereinnahmte Anzahlung: 3.000 Euro netto + 570 Euro Umsatzsteuer = 3.570 Euro brutto.
• Verbleibender Betrag: 7.000 Euro netto + 1.330 Euro Umsatzsteuer = 8.330 Euro brutto.

Die Restforderung beträgt damit 11.900 Euro − 3.570 Euro = 8.330 Euro. Für die Endabrechnung sind bei entsprechend ausgestellten Anzahlungsrechnungen die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge gesondert zu berücksichtigen. Die Prüfbasis dafür ist § 14 Absatz 5 UStG. Eine ausgestellte, aber unbezahlte Abschlagsrechnung darf nicht wie eine erhaltene Zahlung abgezogen werden.

Eigenständig abgerechnete Teilleistung

Besteht der Auftrag stattdessen aus zwei steuerlich anzuerkennenden Teilleistungen über 3.000 Euro und 7.000 Euro netto, rechnet die erste Rechnung die erste Leistung endgültig ab. Die spätere Rechnung betrifft die zweite Teilleistung über 7.000 Euro netto zuzüglich 1.330 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 8.330 Euro.

Eine ergänzende Auftragsübersicht darf beide Leistungen zusammenführen. Sie darf aber nicht den Eindruck einer erneuten Zahlungsforderung über die schon abgerechnete erste Teilleistung erwecken. Ist deren Rechnung noch offen, bleibt sie eine eigene Forderung und wird nicht durch einen vermeintlichen Anzahlungsabzug erledigt.

Verbuchung: Leistung, Forderung und Zahlung auseinanderhalten

Die Rechnungsart allein bestimmt noch nicht den Buchungszeitpunkt. Zusätzlich müssen Gewinnermittlungsart und umsatzsteuerliche Besteuerungsart bekannt sein. Einnahmenüberschussrechnung und Istversteuerung sind unterschiedliche Regelungsbereiche und dürfen nicht gleichgesetzt werden.

Bei bilanzierenden Unternehmen

Eine echte, ausgeführte Teilleistung kann zu einer Forderung und einem Erlös führen, sofern die Voraussetzungen für die ertragswirksame Erfassung erfüllt sind. Eine erhaltene Vorauszahlung auf eine noch nicht ausgeführte Leistung wird dagegen grundsätzlich zunächst als erhaltene Anzahlung und nicht als bereits verdienter Erlös behandelt.

Bei der späteren Leistungsabrechnung müssen Anzahlung, Forderung und Umsatzsteuer über die dafür vorgesehenen Buchungsfunktionen zusammengeführt werden. Buchen Sie die Schlussrechnung nicht zusätzlich in voller Höhe als neuen Erlös, ohne die bisherige Behandlung aufzulösen. Die genaue Kontierung hängt vom Kontenrahmen und der Software ab.

Bei Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer

Bei der Einnahmenüberschussrechnung richtet sich die Erfassung von Betriebseinnahmen grundsätzlich nach dem Zufluss. Eine erhaltene Anzahlung kann daher bereits vor dem Leistungsabschluss ertragsteuerlich relevant sein. Die bloße Ausstellung einer Rechnung ist nicht mit einem Zahlungseingang gleichzusetzen.

Für die Umsatzsteuer ist gesondert zu unterscheiden: Bei Sollversteuerung ist grundsätzlich die Leistungsausführung maßgeblich; für vorab vereinnahmte Entgelte gelten Anzahlungsregeln. Bei genehmigter Istversteuerung knüpft die Steuerentstehung grundsätzlich an die Vereinnahmung an. Prüfen Sie diese Zuordnung anhand von §§ 13 und 20 UStG sowie im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen unter den Themen Teilleistungen und Anzahlungen. Leistungsdatum, Zahlungseingang und Rechnungsdatum können in unterschiedliche Voranmeldungszeiträume fallen.

Ein gemeinsamer Auftragsdatensatz für Abrechnung und Buchhaltung

In einem kleinen Betrieb sollte die auftragsverantwortliche Person den Leistungsstand bestätigen; die Buchhaltung übernimmt Belegzuordnung und Zahlungsabgleich. Übernimmt dieselbe Person beide Aufgaben, sollten diese Prüfungen trotzdem getrennt erfolgen.

Führen Sie je Auftrag einen Datensatz mit vereinbartem Leistungsumfang, gesonderten Teilentgelten, Rechnungsnummern, Leistungsdaten und Zahlungseingängen. Kennzeichnen Sie außerdem, ob ein Beleg eine echte Teilleistung oder eine Vorauszahlung betrifft. So bleibt die Einordnung auch bei Übergabe an das Steuerbüro nachvollziehbar.

Nutzen Sie in der Rechnungssoftware den vorgesehenen Ablauf für Anzahlungen beziehungsweise Teil- und Schlussrechnungen. Kontrollieren Sie vor dem Versand die Belegvorschau und nach der Verbuchung das Kundenkonto: Bereits bezahlte Beträge müssen zugeordnet sein, offene Forderungen müssen erhalten bleiben und derselbe Umsatz darf nicht doppelt erfasst werden.

Ist die Abgrenzung zwischen Teilleistung und Abschlag unklar, lassen Sie zuerst Vertrag und Leistungsaufteilung steuerlich prüfen. Eine nachträgliche Umbenennung der Rechnung löst eine fehlerhafte Einordnung nicht.