Rechnung auf Pflichtangaben prüfen
Fehlende oder widersprüchliche Rechnungsangaben können Rückfragen, verzögerte Zahlungen und Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen. Der Rechnungs-Checker führt Schritt für Schritt durch typische Pflichtangaben und unterscheidet zwischen normaler Rechnung, Kleinbetragsrechnung und Rechnung eines Kleinunternehmers.
Zusätzlich wird geprüft, ob eine inländische Geschäftsbeziehung grundsätzlich in den Bereich der E-Rechnung fallen kann. Die Einführung der E-Rechnung enthält Übergangsregeln und Ausnahmen. Ein einfaches PDF ist seit der gesetzlichen Neudefinition nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung, kann innerhalb bestimmter Übergangszeiträume aber weiterhin als sonstige Rechnung zulässig sein.
Der Checker liest keine hochgeladene Rechnung aus und speichert keine Rechnungsdaten. Die Prüfung erfolgt anhand der ausgewählten Angaben direkt im Browser. Dadurch eignet sich das Tool auch als Checkliste vor dem Versand einer Rechnung oder zur Schulung neuer Mitarbeiter.
Eine positive Ampel bedeutet, dass die ausgewählten Standardangaben vorhanden sind. Sie bestätigt weder die materielle Richtigkeit noch die steuerliche Anerkennung im Einzelfall. Leistungsort, Steuerbefreiungen, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Leistungen, Gutschriften, Anzahlungen und branchenspezifische Anforderungen können zusätzliche Angaben notwendig machen.
Rechnung anhand einer Checkliste prüfen
Es werden keine Dateien hochgeladen. Sie markieren lediglich, welche Angaben vorhanden sind.
Pflichtangaben auf Rechnungen systematisch prüfen
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss Absender, Empfänger, Leistung und Steuer nachvollziehbar dokumentieren. Bei einer normalen Rechnung gehören typischerweise vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerangaben dazu.
Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis zum gesetzlich festgelegten Bruttobetrag gelten vereinfachte Anforderungen. Trotzdem müssen Aussteller, Datum, Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Befreiung erkennbar sein. Eine reduzierte Pflichtangabe bedeutet nicht, dass unklare Sammelbezeichnungen oder rechnerische Fehler unproblematisch wären.
Rechnung eines Kleinunternehmers
Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist auf der Rechnung grundsätzlich keine Umsatzsteuer offen aus. Ein passender Hinweis erläutert, warum kein Steuerbetrag ausgewiesen wird. Werden dennoch Steuerbetrag oder Umsatzsteuersatz falsch angegeben, können unerwünschte steuerliche Folgen entstehen.
E-Rechnung und sonstige Rechnung
Eine strukturierte E-Rechnung ermöglicht die elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD können diese Voraussetzung erfüllen, wenn sie korrekt erzeugt sind. Ein reines PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nach der neuen Definition als sonstige Rechnung. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregeln, während inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung grundsätzlich ermöglichen müssen.
Inhaltliche Plausibilität
Vollständige Felder reichen nicht aus, wenn Angaben widersprüchlich sind. Rechnungsdatum und Leistungsdatum müssen sinnvoll sein. Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto müssen rechnerisch zusammenpassen. Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. Bei Berichtigungen sollte der Bezug zur ursprünglichen Rechnung klar sein.
Zusätzliche Fälle mit besonderem Prüfbedarf
- innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen
- Reverse-Charge-Verfahren
- steuerfreie Leistungen und besondere Befreiungsvorschriften
- Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen
- Anzahlungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen
- Bauleistungen, Reiseleistungen und Differenzbesteuerung
- Leistungen an öffentliche Auftraggeber
Praktische Rechnungsprüfung im Betrieb
Eine feste Checkliste reduziert Fehler. Stammdaten sollten zentral gepflegt werden. Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden. Steuersätze und Textbausteine sollten regelmäßig geprüft werden. Vor dem Versand empfiehlt sich eine automatische Rechenprüfung und eine Sichtkontrolle der Empfängerdaten.
Typische Fehler
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum fehlt.
- Rechnungsnummer ist nicht eindeutig.
- Leistung wird nur allgemein als Dienstleistung bezeichnet.
- Netto, Steuer und Brutto stimmen nicht überein.
- Kleinunternehmer weisen Umsatzsteuer offen aus.
- Ein PDF wird ohne weitere Prüfung als E-Rechnung bezeichnet.
- Berichtigungen lassen den Bezug zur Ursprungsrechnung offen.
Der Checker ist bewusst als Vorprüfung gestaltet. Bei grenzüberschreitenden, steuerfreien oder besonders geregelten Leistungen sollte die Rechnung anhand des konkreten Sachverhalts geprüft werden.
Häufige Fragen zu diesem Tool
Welche Pflichtangaben braucht eine normale Rechnung?
Typischerweise gehören vollständige Namen und Anschriften, Steueridentifikation, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsangaben, Entgelt und Steuerinformationen dazu.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einer gesetzlich festgelegten Bruttogrenze gelten vereinfachte Pflichtangaben. Der Grenzwert ist im Plugin zentral einstellbar.
Muss das Leistungsdatum angegeben werden?
Bei normalen Rechnungen ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung grundsätzlich eine wichtige Pflichtangabe. Ein Leistungszeitraum kann ausreichend sein.
Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Sie ist eine einmalig vergebene Kennung aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen, die eine Rechnung eindeutig identifiziert.
Braucht eine Kleinunternehmerrechnung einen Hinweis?
Ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist sinnvoll und üblich, damit der fehlende Umsatzsteuerausweis nachvollziehbar ist.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nach der neuen Definition nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Welche Formate können E-Rechnungen sein?
Strukturierte Formate wie XRechnung oder geeignete ZUGFeRD-Varianten können die Anforderungen erfüllen, wenn Inhalt und technische Struktur korrekt sind.
Müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Für inländische Unternehmen besteht grundsätzlich eine Empfangsbereitschaft. Ein E-Mail-Postfach kann als Übermittlungsweg ausreichen.
Was gilt bei Reverse Charge?
Bei bestimmten Leistungen schuldet der Empfänger die Steuer. Die Rechnung benötigt dann besondere Angaben und darf den Vorgang nicht wie eine normale inländische Umsatzsteuerrechnung behandeln.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?
Die Korrektur sollte eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen und die fehlerhaften Angaben nachvollziehbar berichtigen.
Darf eine Rechnungsnummer Lücken haben?
Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Lücken sind nicht automatisch unzulässig, sollten aber organisatorisch nachvollziehbar und nicht zur Verschleierung geeignet sein.
Prüft der Checker die steuerliche Anerkennung?
Nein. Er prüft ausgewählte Standardangaben. Sonderfälle, Leistungsort, Steuerbefreiung und materielle Richtigkeit müssen gesondert beurteilt werden.
