Kunden

Professionelle Unterstützung im Mahnwesen lohnt sich bei wiederkehrenden Kunden, wenn Rückstände regelmäßig Arbeitszeit binden, Zahlungszusagen folgenlos bleiben oder neue Aufträge das offene Risiko weiter erhöhen. Prüfen Sie zuerst das Kundenkonto einschließlich laufender Leistungen, strittiger Rechnungen und zugesagter Zahlungen. Nicht die Anzahl verschickter Mahnungen entscheidet über eine Übergabe, sondern die Ursache …

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Lehnt ein Kunde eine E-Rechnung ab, sollten Sie nicht sofort eine zweite Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen. Sichern Sie zuerst die übermittelte Datei, die Fehlermeldung und den Versandnachweis. Klären Sie dann, ob ein technischer XML-Fehler, eine verletzte Geschäftsregel oder eine unpassende Empfängerangabe vorliegt. In vielen Fällen muss lediglich dieselbe Rechnung …

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Ein Rundgang durch ein Hotel, eine Praxis, einen Showroom oder einen Veranstaltungsraum erfüllt jeweils einen anderen Zweck. Ein günstiges Angebot kann ungeeignet sein, wenn später laufende Plattformgebühren entstehen, die Einbindung nur eingeschränkt möglich ist oder Ihr Unternehmen die bearbeiteten Dateien nicht anderweitig verwenden darf. Wann eine virtuelle Besichtigung betrieblich sinnvoll …

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Wann eine Information über geänderte AGB nötig ist Ändern Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, müssen Ihre Kunden in vielen Fällen vorab oder zumindest rechtzeitig informiert werden. Entscheidend ist, ob die Änderung bereits für bestehende Verträge gelten soll oder nur für neue Abschlüsse gedacht ist. Für laufende Vertragsverhältnisse brauchen Sie in der …

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Ein guter Servicebericht hält einen Kundeneinsatz so fest, dass Betrieb und Auftraggeber später eindeutig nachvollziehen können, was beauftragt, geprüft und ausgeführt wurde. Beginnen Sie deshalb nicht mit allgemeinen Formulierungen wie „Service durchgeführt“, sondern erfassen Sie zunächst Auftrag, Einsatzort, Zeitpunkt, betroffenes Objekt und die ursprüngliche Fehlerbeschreibung. Ebenso wichtig sind der tatsächliche …

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Doppelte Kundeneinträge sollten Sie nicht einfach löschen, sondern zuerst systematisch erkennen, bewerten und zusammenführen. Der wichtigste erste Schritt ist deshalb eine Sicherung des aktuellen Datenbestands. Halten Sie außerdem fest, welche Informationen als führend gelten, wer die Bereinigung freigibt und wie mit offenen Aufträgen, Rechnungen, Einwilligungen und Kommunikationsverläufen umzugehen ist. Eine …

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Wurde der Kaufbetrag bereits eingezogen, obwohl Ihre Bestellung noch nicht versendet wurde, sollten Sie zunächst den Bestellstatus, die Zahlungsart und die vereinbarten Lieferinformationen prüfen. Eine Abbuchung bedeutet nicht automatisch, dass die Ware sofort verschickt wird: Je nach Zahlungsdienst kann der Betrag schon bei der Bestellung reserviert oder belastet werden, während …

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Ein Stundennachweis gehört immer dann zur Rechnung, wenn die Abrechnung auf tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten beruht und der Kunde nachvollziehen können muss, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt. Besonders wichtig ist die Unterlage bei laufenden Dienstleistungen, Wartungen, Beratungsaufträgen, Reparaturen und anderen Tätigkeiten nach Zeitaufwand. Prüfen Sie zuerst den Auftrag, das Angebot und …

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Schnelle Antworten auf Kundenanfragen beginnen nicht mit einem größeren Team, sondern mit einem verlässlichen Ablauf. Kleine Betriebe sollten zuerst festlegen, über welche Kanäle Anfragen eingehen, wer sie prüft, welche Priorität einzelne Fälle haben und bis wann eine Rückmeldung erfolgen muss. Entscheidend ist außerdem eine nachvollziehbare Dokumentation, damit keine Nachricht verloren …

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Offene Rechnungen gehören im Geschäftsalltag zu den Themen, die schnell zu Liquiditätsdruck führen können. Wer Zahlungen systematisch im Blick behält, klare Abläufe festlegt und sauber dokumentiert, reduziert Ausfälle und spart Zeit im Tagesgeschäft. Entscheidend ist, dass Sie früh zwischen einer einfachen Erinnerung, einem Mahnprozess und dem weiteren Vorgehen bei hartnäckigen …

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