Kleinunternehmer müssen 2026 E-Rechnungen empfangen können, sind für ihre nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Richten Sie daher zuerst einen verlässlichen Rechnungseingang mit digitaler Aufbewahrung ein. Die entscheidende Unterscheidung lautet: Die Ausnahme beim Schreiben eigener Rechnungen befreit Sie nicht vom Empfang strukturierter Rechnungen Ihrer Lieferanten.
Diese Einordnung betrifft die deutschen umsatzsteuerlichen Regeln. Bei Rechnungen an Behörden können zusätzliche Vorgaben gelten. Außerdem ist nicht jedes kleine Unternehmen ein Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Für die Ausnahme zählt § 19 UStG, nicht die Betriebsgröße
Die besondere Befreiung von der Ausstellungspflicht knüpft an die Kleinunternehmerregelung an. Ein Einzelunternehmen mit wenigen Aufträgen, eine kleine Agentur oder ein nebenberuflicher Dienstleister fällt nicht schon wegen seiner Größe darunter. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat oder deren Voraussetzungen nicht erfüllt, muss die allgemeinen Vorschriften für seine Ausgangsrechnungen prüfen.
Für Kleinunternehmerrechnungen ist § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, kurz UStDV, die maßgebliche Sonderregelung. Sie erlaubt für die nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung. Diese Ausnahme ist von den zeitlich begrenzten Übergangsvorschriften für andere Unternehmen zu unterscheiden.
Prüfen Sie deshalb anhand Ihrer steuerlichen Unterlagen oder mit Ihrer Steuerberatung, ob Sie Ihre Leistungen tatsächlich nach § 19 UStG abrechnen. Ein Softwareprofil mit der Bezeichnung Kleinunternehmen ist dafür kein verlässlicher Nachweis.
Empfangspflicht: Was Ihr Rechnungseingang 2026 leisten muss
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch inländische Kleinunternehmer E-Rechnungen für die von den gesetzlichen Regeln erfassten inländischen Unternehmensumsätze empfangen können. Maßgeblich ist § 14 UStG. Die Kleinunternehmerregelung nimmt Ihnen diese Empfängerrolle nicht ab.
Für die Übermittlung kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Es gibt für den normalen umsatzsteuerlichen Rechnungseingang keine allgemeine Pflicht, allein deshalb ein bestimmtes kostenpflichtiges Portal oder eine bestimmte Buchhaltungssoftware zu nutzen. Das Postfach löst allerdings nur die Zustellung: Sie benötigen zusätzlich eine Möglichkeit, die Rechnungsdaten lesbar anzuzeigen und die Originaldatei ordnungsgemäß aufzubewahren.
Ein Lieferant kann Ihnen beispielsweise eine XRechnung als XML-Datei senden. Dass sich diese Datei nicht wie ein PDF im gewohnten Programm öffnet, macht sie nicht zu einer unzulässigen Rechnung. Verwenden Sie einen geeigneten E-Rechnungsbetrachter oder die entsprechende Funktion Ihrer Buchhaltungssoftware.
Die Zustimmung des Empfängers ist bei einer gesetzlich vorgesehenen E-Rechnung nicht erforderlich. Sie können eine solche Rechnung daher nicht allein mit dem Hinweis ablehnen, dass Sie Kleinunternehmer sind oder ausschließlich Papierbelege bearbeiten möchten.
Eigene Rechnungen: Papier und PDF bleiben möglich
Für Ihre nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze dürfen Sie aufgrund der Sonderregelung weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen. Ein gewöhnliches PDF ist rechtlich keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn, auch wenn es per E-Mail verschickt wird.
Beim elektronischen Versand einer sonstigen Rechnung, etwa eines PDFs, ist die Zustimmung des Empfängers zu beachten. Diese kann sich auch aus einer entsprechenden Vereinbarung oder der gelebten Abrechnungspraxis ergeben. Halten Sie bei neuen Geschäftsbeziehungen fest, welcher Übermittlungsweg vereinbart ist.
Sie dürfen freiwillig strukturierte E-Rechnungen erstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn ein wichtiger Geschäftskunde seine Rechnungsbearbeitung darauf ausgerichtet hat. Eine Kundenanforderung ist aber von einer gesetzlichen Ausstellungspflicht zu trennen. Prüfen Sie bei Aufträgen, ob ein bestimmtes Rechnungsformat vertraglich vereinbart wurde.
Unabhängig vom Format müssen Ihre Rechnungen die für den jeweiligen Fall geltenden Angaben enthalten. Ein strukturiertes Format berechtigt insbesondere nicht dazu, bei einem nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz Umsatzsteuer auszuweisen.
Was die Übergangsregel bis Ende 2026 bedeutet
Für das Jahr 2026 ist neben der Kleinunternehmerausnahme die allgemeine Übergangsregelung in § 27 Absatz 38 UStG relevant. Für die davon erfassten Umsätze können Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei elektronischen sonstigen Rechnungen bleibt die Zustimmung des Empfängers zu beachten.
Für Ihren Betrieb erklärt das vor allem, warum 2026 unterschiedliche Formate nebeneinander eingehen dürfen: Ein Lieferant nutzt bereits strukturierte E-Rechnungen, ein anderer rechnet im Rahmen der Übergangsvorschriften noch auf Papier oder per PDF ab. Die Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen ist trotzdem bereits erforderlich.
Für Ihre eigenen Kleinunternehmerumsätze ist die Sonderregelung des § 34a UStDV der entscheidende Anknüpfungspunkt. Es wäre daher falsch, aus dem Ende der allgemeinen Übergangsfrist automatisch eine E-Rechnungsausstellungspflicht für sämtliche Kleinunternehmer abzuleiten.
Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, muss die Beurteilung neu erfolgen. Dann sind für Ihre Ausgangsumsätze die allgemeinen E-Rechnungsvorschriften und die jeweils einschlägigen Übergangsregelungen zu prüfen; die bisherige Kleinunternehmerausnahme trägt diese Rechnungen nicht mehr.
XRechnung und ZUGFeRD: Die Originaldaten müssen erhalten bleiben
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. Eine XRechnung besteht typischerweise aus einer XML-Datei. ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Bei ZUGFeRD kommt es auf eine geeignete Version und ein regelkonformes Profil an; nicht jede Datei mit dieser Bezeichnung erfüllt automatisch die Anforderungen.
Für Ihre Ablage bedeutet das: Speichern Sie die empfangene Originaldatei mit ihren strukturierten Daten. Ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder ein zusätzlich erzeugtes Ansichts-PDF ersetzt diese Datei nicht. Bei einer hybriden Rechnung darf die eingebettete XML-Komponente nicht durch eine Bearbeitung oder einen erneuten PDF-Export verloren gehen.
Eine reine Ordnerablage ist nicht automatisch eine ordnungsgemäße Archivierung. Die Unterlagen müssen über die maßgebliche Aufbewahrungsdauer verfügbar und lesbar bleiben; Veränderungen müssen nach den geltenden Aufbewahrungsgrundsätzen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sein. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, wie Ihre gewählte Lösung diese Anforderungen erfüllt.
Beispiel: Ein selbstständiger Grafiker mit Kleinunternehmerstatus erhält die Rechnung seines deutschen Büromateriallieferanten als XML-Datei. Er lässt die Daten anzeigen, gleicht Bestellung, Leistung und Rechnungsbetrag ab und übernimmt die Originaldatei in seine Belegablage. Seine eigenen nach § 19 UStG steuerfreien Kundenrechnungen kann er weiterhin als vereinbartes PDF versenden. Eingangs- und Ausgangsrechnung unterliegen hier unterschiedlichen Formatvorgaben.
Ein schlanker Ablauf für einen kleinen Betrieb
Organisieren Sie den Rechnungseingang so, dass eine Rechnung nicht nur ankommt, sondern auch geprüft und später wiedergefunden wird. In einem Einzelunternehmen übernimmt dies meist die Inhaberin oder der Inhaber; bei mehreren Beschäftigten sollte eine Person für den Eingang und eine Vertretung feststehen.
- Prüfen Sie zuerst Ihren Umsatzsteuerstatus. Bei Anwendung des § 19 UStG beurteilen Sie eigene Rechnungen nach der Kleinunternehmerausnahme; bei Regelbesteuerung prüfen Sie die allgemeinen Ausstellungsvorgaben.
- Legen Sie einen Rechnungseingang fest. Teilen Sie Lieferanten eine regelmäßig kontrollierte E-Mail-Adresse mit und berücksichtigen Sie auch Rechnungen, die in vereinbarten Kundenportalen bereitgestellt werden.
- Testen Sie die Verarbeitung einer strukturierten Rechnung. Die Originaldatei muss gespeichert werden können; Rechnungssteller, Leistung, Betrag und Zahlungsdaten müssen sich lesbar anzeigen lassen.
- Prüfen Sie den Beleg sachlich. Ungewohnte Bankverbindungen oder abweichende Beträge klären Sie über bekannte Kontaktdaten. Ein technisch gültiges Format beweist weder die Echtheit der Rechnung noch die Richtigkeit der Forderung.
- Übergeben Sie Originaldatei und Bearbeitungsstatus an die Buchhaltung. Verhindern Sie, dass XML-Datei, Ansichts-PDF und eine zusätzlich versandte Kopie als mehrere Rechnungen verbucht oder bezahlt werden.
- Kontrollieren Sie die Wiederauffindbarkeit. Suchen Sie einen abgelegten Beleg anhand von Lieferant und Rechnungsnummer und öffnen Sie ihn erneut. Auch bei einer späteren Softwarekündigung muss ein brauchbarer Datenexport möglich sein.
Kann Ihre Software eine Datei nicht darstellen, unterscheiden Sie zwischen einem fehlenden Betrachter und einer fehlerhaften Rechnung. Erst wenn eine geeignete Anzeige oder Formatprüfung auf einen Fehler hindeutet, sollten Sie beim Aussteller eine berichtigte Datei anfordern. Verwerfen Sie die ursprüngliche Datei nicht unbemerkt, sondern halten Sie die Klärung nachvollziehbar fest.
Behördenkunden und andere Sonderfälle getrennt prüfen
Bei Aufträgen für öffentliche Stellen reicht die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerausnahme allein nicht als Antwort. Für Rechnungen an Bundesbehörden können die E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Vorgaben des jeweiligen Auftrags maßgeblich sein. Länder und Kommunen haben eigene Regelungen und Übermittlungswege.
Prüfen Sie vor der ersten Abrechnung die Rechnungsanforderungen des öffentlichen Auftraggebers: gefordertes Format, Übermittlungsportal, gegebenenfalls Leitweg-ID und mögliche Ausnahmen. Eine Befreiung von der umsatzsteuerlichen Ausstellungspflicht setzt diese zusätzlichen Anforderungen nicht automatisch außer Kraft.
Auch Rechnungen an Privatkunden und grenzüberschreitende Sachverhalte dürfen Sie nicht ohne Weiteres wie inländische B2B-Umsätze behandeln. Die hier erläuterte Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ist keine allgemeine Pflicht für jede Rechnung an jeden Empfänger.
Rechtliche Prüfbasis für Ihre Entscheidung 2026
Für die umsatzsteuerliche Einordnung sind § 14 UStG, die Übergangsvorschriften des § 27 Absatz 38 UStG und für Kleinunternehmer § 34a UStDV die zentralen Prüfstellen. Die Erläuterungen des Bundesministeriums der Finanzen in der Rubrik Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern helfen bei der praktischen Zuordnung.
Gleichen Sie bei einem Statuswechsel, besonderen Leistungsarten oder abweichenden Kundenanforderungen die für den betroffenen Umsatz geltende Gesetzesfassung mit Ihrer Steuerberatung ab. Für einen Betrieb, der 2026 weiterhin nach § 19 UStG abrechnet, liegt die erste organisatorische Aufgabe beim zuverlässigen Empfang und Erhalt der Rechnungsdaten – nicht beim vorschnellen Austausch des gesamten Systems zur Erstellung eigener Rechnungen.
