PDF-Rechnung ab 2027 noch erlaubt? Diese Übergangsregeln gelten für Unternehmen

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung bleibt im Jahr 2027 nicht für jedes Unternehmen als Ausgangsrechnung zulässig. Entscheidend sind der Umsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, die Art des Umsatzes und das verwendete Rechnungsformat. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können für bestimmte inländische B2B-Umsätze noch bis Ende 2027 eine einfache PDF versenden. Wer die Umsatzgrenze überschreitet, muss im Regelfall bereits ab 1. Januar 2027 eine strukturierte E-Rechnung ausstellen.

Der erste betriebliche Schritt besteht darin, den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers für 2026 festzustellen und die betroffenen Geschäftsvorgänge einzugrenzen. Für die rechtliche Prüfung sind insbesondere § 14 Umsatzsteuergesetz, die Übergangsregelung in § 27 Umsatzsteuergesetz und die Anwendungshinweise des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung maßgeblich. Die folgenden Regeln betreffen Deutschland und Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn

Seit der Neuregelung wird nicht mehr jede elektronisch übermittelte Rechnung als E-Rechnung behandelt. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine herkömmliche PDF-Datei enthält dagegen meist nur eine visuelle Darstellung. Sie zählt deshalb als sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail versendet wird.

Geeignete Formate können beispielsweise XRechnung oder eine mit den gesetzlichen Anforderungen vereinbare ZUGFeRD-Ausführung sein. Bei ZUGFeRD verbindet eine PDF-Datei die sichtbare Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Entscheidend ist nicht die Dateiendung allein, sondern ob ein normgerechter, maschinell auswertbarer Datensatz vorhanden ist.

Eine eingescannte Papierrechnung, eine in Word erstellte und anschließend exportierte PDF oder eine reine Bilddatei wird durch den digitalen Versand nicht zur strukturierten E-Rechnung. Auch das elektronische Auslesen einzelner PDF-Felder ersetzt das vorgeschriebene Rechnungsformat nicht.

Für 2027 entscheidet der Vorjahresumsatz

Die Übergangsregel für das Kalenderjahr 2027 teilt Rechnungsaussteller in zwei Gruppen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr, also für Rechnungen aus 2027 grundsätzlich der Umsatz des Jahres 2026.

• Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro: Das Unternehmen darf für die erfassten Umsätze im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen wie eine einfache PDF verwenden.
• Vorjahresumsatz über 800.000 Euro: Für die erfassten inländischen B2B-Umsätze ist ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung auszustellen.

Die Schwelle bezieht sich auf den Rechnungsaussteller, nicht auf den Empfänger und nicht auf den Wert einer einzelnen Rechnung. Ein Auftrag über 500 Euro kann daher der E-Rechnungspflicht unterliegen, wenn der leistende Unternehmer die maßgebliche Umsatzgrenze überschreitet. Umgekehrt macht ein hoher Einzelauftrag allein ein kleineres Unternehmen noch nicht e-rechnungspflichtig, solange die gesetzlichen Voraussetzungen der Übergangsregel erfüllt sind.

Für Umsätze, die über ein vereinbartes Verfahren zum elektronischen Datenaustausch abgerechnet werden, besteht eine zusätzliche Übergangsregel bis Ende 2027. Das Verfahren muss die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen. Ein beliebiger Datenaustausch oder ein einfacher PDF-Versand ist kein solches EDI-Verfahren.

Die Regel greift nicht bei jeder Rechnung

Die Ausstellungspflicht betrifft im Kern steuerbare Umsätze zwischen Unternehmern, wenn sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit, eine beteiligte Betriebsstätte sowie Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt können für die Einordnung relevant sein.

Vor einer technischen Umstellung sollte ein Betrieb seine Rechnungen nach Geschäftsvorgängen sortieren:

• Bei inländischen B2B-Umsätzen ist zu prüfen, ob die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung und welche Übergangsregel gilt.
• Bei Rechnungen an Privatkunden besteht aus dieser B2B-Regel keine allgemeine Pflicht, eine strukturierte E-Rechnung auszustellen.
• Bei grenzüberschreitenden Vorgängen ist die inländische B2B-Regel nicht ungeprüft anzuwenden. Hier können andere umsatzsteuerliche Vorschriften und Meldeverfahren maßgeblich sein.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen.
• Auch bestimmte steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Pflicht. Die einschlägige Umsatzsteuerbefreiung muss jedoch zum einzelnen Geschäftsvorgang passen.

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht mit der Umsatzgrenze der Übergangsvorschrift gleichzusetzen. Ob Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen wird und ob eine Rechnung in strukturierter Form auszustellen ist, sind getrennte Fragen. Kleinunternehmer sollten ihre Formatpflicht daher nicht allein aus dem fehlenden Umsatzsteuerausweis ableiten.

Beim Empfang gilt die Übergangsfrist nicht in gleicher Weise

Die Möglichkeit, im Jahr 2027 noch eine PDF auszustellen, bedeutet nicht, dass Unternehmen den Empfang strukturierter E-Rechnungen bis dahin aufschieben dürfen. Inländische Unternehmer müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt technisch zunächst ein geeignetes elektronisches Postfach, sofern die eingehenden Dateien vollständig angenommen, verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden können.

Der Empfänger kann eine gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnung nicht allein mit dem Hinweis zurückweisen, er bevorzuge PDF oder Papier. Unternehmen benötigen deshalb unabhängig vom eigenen Vorjahresumsatz einen geregelten Eingangskanal, eine Zuständigkeit für die Prüfung und eine revisionsgerechte Ablage des ursprünglichen strukturierten Datensatzes.

Bei einer einfachen PDF als sonstiger elektronischer Rechnung bleibt während der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Diese Zustimmung muss nicht zwingend in einem gesonderten Vertrag stehen; sie kann sich auch aus einer praktizierten Verfahrensweise ergeben. Für einen belastbaren Geschäftsprozess empfiehlt sich dennoch eine dokumentierte Vereinbarung, etwa in den Auftrags- oder Rechnungsbedingungen.

Welche Entscheidung für Ihren Betrieb daraus folgt

1. Umsatz für 2026 ermitteln: Lassen Sie die für die Übergangsregel maßgebliche Umsatzgröße durch Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigen. Verlassen Sie sich nicht auf den Gewinn, einzelne Standorte oder den Umsatz eines bestimmten Kunden.
2. Rechnungsfälle trennen: Kennzeichnen Sie inländische Geschäftskunden, Privatkunden, Auslandskunden und gesetzlich ausgenommene Vorgänge. Die Rechnungssoftware benötigt dafür verlässliche Stammdaten.
3. Formatfähigkeit prüfen: Klären Sie beim Softwareanbieter, ob das System XRechnung oder ein zulässiges hybrides Format erzeugen, validieren, empfangen und unverändert archivieren kann. Ein PDF-Export allein genügt nicht.
4. Versandweg festlegen: Definieren Sie, ob E-Rechnungen per E-Mail, Kundenportal oder über einen anderen vereinbarten Übertragungsweg versendet werden. Kundenanforderungen an Leitweg-ID, Referenzfelder oder Portalzugang können zusätzlich zur gesetzlichen Formatfrage bestehen.
5. Kontrolle dokumentieren: Halten Sie fest, wer Rechnungsdaten freigibt, Fehlermeldungen bearbeitet und den Originaldatensatz aufbewahrt. Eine optisch richtige PDF-Ansicht beweist nicht, dass der strukturierte Inhalt vollständig und korrekt ist.

Ein kleiner Handwerksbetrieb mit einem Gesamtumsatz von 600.000 Euro im Jahr 2026 kann seine inländischen Geschäftskunden 2027 unter den Voraussetzungen der Übergangsregel noch mit gewöhnlichen PDF-Rechnungen abrechnen. Derselbe Betrieb muss dennoch eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Überschreitet ein anderer Betrieb im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro, benötigt er für die erfassten B2B-Ausgangsrechnungen ab Anfang 2027 ein strukturiertes Format.

Ab 2028 endet die umsatzabhängige PDF-Ausnahme

Die allgemeine Übergangsmöglichkeit für kleinere Rechnungsaussteller läuft mit dem 31. Dezember 2027 aus. Ab 1. Januar 2028 müssen inländische Unternehmen für die erfassten B2B-Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Die Höhe des Vorjahresumsatzes verschiebt diesen Zeitpunkt dann nicht mehr. Gesetzliche Ausnahmen für bestimmte Umsätze und Rechnungsarten bleiben gesondert zu beurteilen.

Unternehmen, die 2027 noch unter die Umsatzgrenze fallen, sollten das Jahr daher nicht als dauerhafte PDF-Freigabe behandeln. Sinnvoll ist eine kontrollierte Umstellung vor dem letzten zulässigen Termin: zunächst Testrechnungen erzeugen, deren strukturierte Daten validieren, den Import in der Buchhaltung prüfen und erst danach den regulären Versand umstellen. So bleibt Zeit, fehlerhafte Stammdaten oder ungeeignete Softwareprozesse zu korrigieren.

Welche Nachweise in die Verfahrensdokumentation gehören

Für die betriebliche Nachvollziehbarkeit sollte nicht nur die Rechnung selbst abgelegt werden. Die Dokumentation muss erkennen lassen, wie elektronische Rechnungen empfangen, geprüft, verarbeitet, berichtigt und aufbewahrt werden. Für 2027 sind vor allem folgende Angaben hilfreich:

• Ermittlung und Freigabe des maßgeblichen Vorjahresumsatzes,
• Zuordnung der Kunden zu B2B, B2C und Auslandssachverhalten,
• verwendete Rechnungsformate und Übertragungswege,
• Zuständigkeiten für Rechnungserstellung, Validierung und Fehlerkorrektur,
• Speicherort und Schutz des ursprünglichen elektronischen Datensatzes,
• Umgang mit Formatfehlern, Rechnungskorrekturen und abgelehnten Dateien.

Ob eine PDF im Einzelfall noch zulässig ist, lässt sich damit in einer festen Reihenfolge entscheiden: Zuerst wird der Umsatztyp eingeordnet, danach der Vorjahresumsatz des Ausstellers geprüft und zuletzt das tatsächliche Dateiformat bestimmt. Bei Sonderfällen wie Organschaften, Betriebsstätten, steuerfreien Leistungen oder grenzüberschreitenden Umsätzen sollte die Einordnung mit der Steuerberatung abgestimmt werden. Gesetzesänderungen und Verwaltungsanweisungen lassen sich in der jeweils geltenden Fassung von § 14 und § 27 UStG sowie in den Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums zur obligatorischen E-Rechnung überprüfen.