Gutscheine steuerlich behandeln: Welche Unterschiede wichtig sind

Sachbezugsfreigrenze und ihre Tücken im Alltag

Wer Mitarbeitenden Gutscheine als Gehaltsbestandteil zukommen lässt, stößt schnell auf die Sachbezugsfreigrenze. Seit Januar 2022 liegt diese bei 50 Euro monatlich pro Arbeitnehmer – eine Grenze, die auf den ersten Blick eindeutig wirkt, in der Praxis jedoch zahlreiche Fallstricke bereithält. Entscheidend ist zunächst, dass es sich um eine Freigrenze handelt, nicht um einen Freibetrag. Wird der Betrag auch nur um einen Cent überschritten, wird die gesamte Zuwendung steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil. Diese Unterscheidung ist fundamental und darf beim Aufsetzen eines Vergütungsmodells nicht unterschätzt werden.

Darüber hinaus gilt die Grenze für alle Sachbezüge eines Monats zusammen. Erhalten Beschäftigte also sowohl einen Tankgutschein als auch einen Gutschein für einen Onlineshop, müssen beide Werte addiert werden. Liegt die Summe über 50 Euro, entfällt die Steuerfreiheit vollständig. Unternehmen sollten daher intern klar dokumentieren, welche Sachzuwendungen in welchem Monat gewährt werden – idealerweise mit einem strukturierten Erfassungssystem oder einer entsprechenden HR-Software.

Besondere Aufmerksamkeit verdient auch die Frage, wer den Gutschein ausstellt. Gutscheine von Dritten, etwa von Kooperationspartnern oder externen Anbietern, können ebenfalls als Sachbezug gelten, sofern der Arbeitgeber sie vermittelt oder veranlasst hat. Das Finanzamt betrachtet dabei nicht nur den formalen Aussteller, sondern die wirtschaftliche Veranlassungskette. Wer Gutscheine über Plattformen wie Benefits-Anbieter oder externe Dienstleister einsetzt, sollte die vertragliche Grundlage und die steuerliche Einordnung vorab klären.

Wann ein Gutschein zur Geldleistung wird – und warum das den Unterschied macht

Nicht jeder Gutschein ist automatisch ein begünstigter Sachbezug. Das Steuerrecht unterscheidet klar zwischen Sachleistungen und Geldleistungen, und diese Grenze verläuft nicht immer dort, wo man sie vermuten würde. Seit der Reform durch das Jahressteuergesetz 2019, das ab 2020 in Kraft trat, gelten verschärfte Anforderungen: Ein Gutschein oder eine Geldkarte wird nur dann als Sachbezug anerkannt, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) erfüllt.

Das bedeutet in der Praxis: Gutscheine müssen entweder auf ein begrenztes Netz an Akzeptanzstellen beschränkt sein – zum Beispiel Gutscheine für eine bestimmte Einkaufspassage oder eine Einzelhandelskette – oder sie müssen für eine begrenzte Warenpalette gelten. Allgemein einsetzbare Prepaid-Kreditkarten oder Karten, mit denen sich Bargeld auszahlen lässt, fallen nicht mehr unter die Sachbezugsregelung. Sie werden steuerrechtlich wie Barlohn behandelt und sind damit voll steuerpflichtig. Die Unterscheidung ist für Arbeitgeber relevant, die auf externe Benefit-Plattformen setzen: Nicht jede am Markt angebotene Karte erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, weshalb eine sorgfältige Prüfung vor Einführung unerlässlich ist.

Praktisch lässt sich die Abgrenzung an einem Beispiel veranschaulichen: Ein Gutschein für einen bestimmten Lebensmitteleinzelhändler ist zulässig, da er auf ein definiertes Handelsnetz beschränkt ist. Eine Prepaid-Karte, die bei jedem Akzeptanzpartner des Kartennetzwerks weltweit eingesetzt werden kann und zudem Bargeldabhebungen erlaubt, gilt hingegen als Geldleistung. Für Arbeitnehmer macht das einen erheblichen Unterschied beim Nettobetrag, der tatsächlich ankommt.

Gutscheine als Betriebsausgabe: Voraussetzungen und buchhalterische Behandlung

Für Unternehmen stellt sich neben der lohnsteuerlichen Frage auch die betriebliche Seite: Unter welchen Voraussetzungen lassen sich Gutscheine als Betriebsausgabe abziehen, und wie sind sie buchhalterisch korrekt zu erfassen? Grundsätzlich gilt, dass Aufwendungen für Gutscheine dann als Betriebsausgaben anerkannt werden, wenn ein betrieblicher Anlass nachweisbar ist. Dies ist zum Beispiel bei Mitarbeiterbelohnungen, Jubiläumsgratifikationen oder Kundenbindungsmaßnahmen der Fall.

Bei Gutscheinen an Geschäftspartner oder Kunden greifen zusätzlich die Regelungen zu Geschenken im Sinne des § 4 Abs. 5 EStG. Danach sind Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Schenkers sind, nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn der Gesamtwert der Geschenke an eine Person pro Wirtschaftsjahr 35 Euro netto nicht übersteigt. Wird diese Grenze überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig. Gleichzeitig ist zu beachten, dass der Empfänger des Gutscheins diesen als Einnahme versteuern müsste – es sei denn, der Schenkende übernimmt die Pauschalsteuer nach § 37b EStG.

Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG bietet in vielen Fällen eine elegante Lösung: Der Schenker versteuert den Gutschein pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Dadurch ist der Empfänger von der Versteuerungspflicht befreit. Für den Schenkenden selbst ist die gezahlte Pauschalsteuer ihrerseits als Betriebsausgabe abziehbar. Dieses Verfahren empfiehlt sich besonders dann, wenn Gutscheine regelmäßig und in größerer Anzahl an Geschäftspartner oder Kunden ausgegeben werden, da es den administrativen Aufwand beim Empfänger vermeidet und die Geschäftsbeziehung nicht mit steuerlichen Folgepflichten belastet.

Buchhalterisch sind ausgegebene Gutscheine je nach Sachlage unterschiedlich zu verbuchen. Folgende Konten kommen dabei häufig zum Einsatz:

• Sachzuwendungen an Arbeitnehmer (z. B. SKR03: Konto 4140 oder SKR04: Konto 6020) für steuerfreie Sachbezüge innerhalb der Freigrenze
• Lohn- und Gehaltsaufwand für steuerpflichtige Zuwendungen, die der Lohnversteuerung unterliegen
• Werbekosten oder Repräsentationskosten für Gutscheine an Kunden und Geschäftspartner, sofern die 35-Euro-Grenze eingehalten wird
• Nicht abziehbare Betriebsausgaben, wenn die Geschenkgrenze überschritten wird

Wichtig ist dabei die lückenlose Dokumentation: Wer hat den Gutschein erhalten, zu welchem Anlass, in welchem Wert und wann? Fehlt diese Dokumentation, riskiert man im Rahmen einer Betriebsprüfung die Aberkennung des Betriebsausgabenabzugs.

Umsatzsteuerliche Besonderheiten beim Gutscheineinsatz

Neben der ertragsteuerlichen Behandlung verdient die Umsatzsteuer eigene Aufmerksamkeit, denn hier gelten seit dem 1. Januar 2019 neue Regelungen, die auf einer EU-Richtlinie basieren. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seither zwischen Einzweck-Gutscheinen und Mehrzweck-Gutscheinen, und diese Unterscheidung bestimmt maßgeblich, wann die Umsatzsteuer entsteht.

Ein Einzweck-Gutschein liegt vor, wenn bei Ausgabe des Gutscheins bereits feststeht, wo die Leistung erbracht wird und welchem Umsatzsteuersatz sie unterliegt – etwa ein Gutschein für ein bestimmtes Restaurant mit ausschließlich dem vollen Steuersatz. In diesem Fall entsteht die Umsatzsteuer bereits im Moment der Gutscheinausgabe, nicht erst bei Einlösung. Der Gutscheinkauf durch den Endkunden wird steuerrechtlich wie ein Leistungsbezug behandelt.

Ein Mehrzweck-Gutschein hingegen berechtigt zur Inanspruchnahme verschiedener Leistungen oder Waren, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen können – beispielsweise ein allgemeiner Einkaufsgutschein eines Kaufhauses. Hier entsteht die Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Einlösung, da erst dann der konkrete Leistungsgegenstand feststeht. Die Ausgabe des Gutscheins selbst ist noch kein steuerbarer Vorgang.

Für Unternehmen, die eigene Gutscheine ausgeben oder Gutscheine von Dritten weiterverkaufen, bedeutet das: Die buchhalterische

Häufige Fragen zur steuerlichen Behandlung von Gutscheinen

Was ist der entscheidende Unterschied zwischen einem Sachgutschein und einem Geldgutschein?

Ein Sachgutschein berechtigt den Empfänger ausschließlich zum Bezug einer bestimmten Ware oder Dienstleistung und kann nicht gegen Bargeld eingetauscht werden. Ein Geldgutschein hingegen funktioniert wie ein allgemeines Zahlungsmittel und ist steuerlich als Barlohn zu behandeln. Diese Unterscheidung bestimmt maßgeblich, ob die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro monatlich angewendet werden darf.

Gilt die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze pro Gutschein oder pro Monat?

Die Freigrenze bezieht sich auf den gesamten geldwerten Vorteil eines Arbeitnehmers aus Sachbezügen innerhalb eines Kalendermonats. Das bedeutet: Werden in einem Monat mehrere Gutscheine ausgegeben, werden alle zusammengerechnet. Übersteigt die Gesamtsumme 50 Euro auch nur um einen Cent, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Dürfen Gutscheine für Arbeitnehmer auch online einlösbar sein?

Ja, seit der gesetzlichen Präzisierung im Jahr 2022 sind Gutscheine auch dann begünstigt, wenn sie online einlösbar sind, sofern die Produktpalette auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen begrenzt ist. Entscheidend ist, dass der Gutschein die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt und keine allgemeine Geldleistung darstellt. Universell einsetzbare Online-Zahlungsdienste wie PayPal-Guthaben erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

Wie werden Gutscheine an Geschäftskunden umsatzsteuerlich behandelt?

Hier ist zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen zu unterscheiden: Bei Einzweckgutscheinen entsteht die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Ausgabe, da Leistungsort und Steuersatz feststehen. Bei Mehrzweckgutscheinen fällt die Umsatzsteuer erst bei tatsächlicher Einlösung an, weil diese Parameter zum Ausgabezeitpunkt noch unbekannt sind. Für Unternehmen bedeutet das unterschiedliche Buchungszeitpunkte und Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Kann ein Arbeitgeber Gutscheine auch für Minijobber steuerfrei ausgeben?

Grundsätzlich ja, denn die Sachbezugsfreigrenze gilt unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis. Allerdings muss auch bei Minijobbern sorgfältig darauf geachtet werden, dass die Freigrenze nicht überschritten wird, da sonst die Pauschalversteuerung des Minijobs in Frage gestellt werden kann. Zudem ist die ordnungsgemäße Dokumentation für alle Beschäftigungsgruppen gleichermaßen Pflicht.

Was gilt bei Gutscheinen, die Unternehmen an Geschäftspartner zu Werbezwecken ausgeben?

Solche Zuwendungen gelten als Betriebsausgaben und sind grundsätzlich abzugsfähig, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Übersteigt der Wert pro Empfänger und Jahr 35 Euro netto, entfällt die Abzugsfähigkeit, außer das Unternehmen macht von der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG Gebrauch. In diesem Fall übernimmt der zuwendende Betrieb die Steuer pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Müssen Arbeitgeber die Ausgabe von Gutscheinen im Lohnkonto dokumentieren?

Ja, eine lückenlose Dokumentation ist zwingend erforderlich, um im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung die Steuerfreiheit nachweisen zu können. Festzuhalten sind insbesondere der Name des Empfängers, das Ausgabedatum, der konkrete Gutscheinwert sowie der Anlass. Fehlt diese Dokumentation, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit rückwirkend versagen und eine Nachforderung aussprechen.

Wie sind Gutscheine zu behandeln, die ein Unternehmen selbst ausgibt und an Endkunden verkauft?

Beim Verkauf eigener Gutscheine an Kunden fließt zunächst kein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz, sofern es sich um einen Mehrzweckgutschein handelt. Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn der Gutschein gegen eine konkrete Leistung eingelöst wird. Für Einzweckgutscheine des eigenen Unternehmens gilt dagegen, dass der Verkauf bereits als umsatzsteuerpflichtiger Vorgang gilt, weil Leistungsart und Steuersatz von Anfang an bekannt sind.

Fazit

Die steuerliche Einordnung von Gutscheinen hängt von mehreren Faktoren ab, die in der Praxis eng zusammenspielen: die Art des Gutscheins, der Empfänger, der Verwendungszweck und die genaue Höhe des zugewendeten Vorteils. Wer die relevanten Unterschiede zwischen Sach- und Geldleistung, Einzweck- und Mehrzweckgutschein sowie die geltenden Freigrenzen kennt und konsequent anwendet, kann Gutscheine als effizientes Instrument zur steuerlichen Optimierung nutzen. Eine saubere Dokumentation und die regelmäßige Überprüfung aktueller Verwaltungsanweisungen sind dabei keine Kür, sondern Grundvoraussetzung für rechtssichere Ergebnisse.