Eine fehlende Mitteilung zur Wirtschafts-Identifikationsnummer bedeutet nicht automatisch, dass Ihrem Unternehmen noch keine Nummer zugeteilt wurde. Prüfen Sie zuerst, ob für Ihren Betrieb eine öffentliche Bekanntmachung zur vorhandenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer greift oder eine Mitteilung im ELSTER-Postfach beziehungsweise bei Ihrer Steuerberatung vorliegt. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird durch das Bundeszentralamt für Steuern automatisch vergeben; einen eigenen Vergabeantrag müssen Sie dafür grundsätzlich nicht stellen.
Für die betriebliche Entscheidung zählt die Unterscheidung: Fehlt nur das Dokument, ist die Zustellung ungeklärt oder ist tatsächlich noch keine Zuteilung nachweisbar? Bestehende Steuer- und Erklärungspflichten laufen unabhängig von dieser Klärung weiter.
Kein Schreiben bedeutet nicht zwingend keine Zuteilung
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr., dient der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger in Deutschland. Die gesetzliche Grundlage ist § 139c der Abgabenordnung. Zuständig für ihre Vergabe ist das Bundeszentralamt für Steuern, kurz BZSt. Auch Selbstständige und Kleinunternehmer können zum erfassten Personenkreis gehören; die Nummer ist nicht auf Handelsgesellschaften oder umsatzsteuerpflichtige Unternehmen beschränkt.
Bei der Einführung wurden unterschiedliche Mitteilungswege vorgesehen. Für bestimmte wirtschaftlich Tätige mit bereits vorhandener Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfolgte die Mitteilung durch öffentliche Bekanntmachung. Ein persönlich adressiertes Schreiben war für diese Gruppe nicht der maßgebliche Nachweis. Für andere Fälle ist die elektronische Mitteilung über ELSTER vorgesehen.
Prüfen Sie beim BZSt im Themenbereich Wirtschafts-Identifikationsnummer die Rubriken zur Vergabe und Mitteilung sowie die öffentliche Bekanntmachung. Vergleichen Sie deren Voraussetzungen mit Ihren Unternehmensunterlagen. Entscheidend ist, ob Ihr Betrieb zur jeweils beschriebenen Gruppe gehört. Allein der Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer reicht nicht aus, um ohne diese Prüfung eine W-IdNr. zu dokumentieren.
Der jeweilige Vergabestand und die Abgrenzung der Empfängergruppen können sich im Verlauf des Verfahrens ändern. Nutzen Sie für die Frage, ob Ihre Unternehmensgruppe bereits erfasst sein sollte, die dort veröffentlichten Verfahrensinformationen und nicht eine ältere allgemeine Terminübersicht.
Diese Prüfreihenfolge führt zum richtigen nächsten Schritt
Beauftragen Sie in einem kleinen Betrieb eine Person mit der Klärung, etwa die Inhaberin, den Inhaber oder die für Steuern zuständige Bürokraft. Legen Sie die vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die betrieblichen Steuernummern, den Zugang zu Mein ELSTER und die Kontaktdaten der Steuerberatung bereit.
- Prüfen Sie zunächst die vorhandenen Unterlagen. Suchen Sie in der digitalen Steuerakte und im Schriftverkehr nach Wirtschafts-Identifikationsnummer, W-IdNr. und Bundeszentralamt für Steuern. Ist bereits eine Mitteilung vorhanden, vergleichen Sie den darin genannten wirtschaftlich Tätigen mit dem betroffenen Unternehmen.
- Klären Sie bei vorhandener Umsatzsteuer-Identifikationsnummer den Mitteilungsweg über die öffentliche Bekanntmachung des BZSt. Treffen deren Voraussetzungen zu, kann das fehlende persönliche Schreiben durch das vorgesehene Verfahren erklärt sein. Halten Sie fest, welche Bekanntmachung Sie geprüft haben und weshalb sie auf Ihren Betrieb zutrifft.
- Prüfen Sie das maßgebliche Benutzerkonto in Mein ELSTER. Sehen Sie im Posteingang nach einer Mitteilung zur W-IdNr. Bei mehreren Konten muss geklärt sein, welches für den Betrieb und dessen steuerliche Kommunikation verwendet wird.
- Fragen Sie bei Ihrer Steuerberatung nach, ob die Mitteilung dort eingegangen oder bereits in den Stammdaten hinterlegt ist. Lassen Sie sich einen vorhandenen Nachweis für Ihre eigene Unternehmensakte übergeben.
- Bleibt die Zuteilung ungeklärt, vergleichen Sie Ihre Situation mit den Hinweisen des BZSt zur Vergabe. Ist danach eine Mitteilung zu erwarten oder geht es um eine bereits vergebene, aber nicht mehr auffindbare Nummer, nutzen Sie den dort benannten Kontaktweg beziehungsweise das Verfahren zur erneuten Mitteilung.
Eine E-Mail-Benachrichtigung über neue ELSTER-Post ist nicht mit dem eigentlichen Dokument gleichzusetzen. Öffnen Sie Mein ELSTER über Ihren gewohnten Zugang und prüfen Sie die Nachricht im Benutzerkonto. Geben Sie Zugangsdaten nicht auf einer Seite ein, die Sie lediglich über einen unverlangt zugesandten Nachrichtenlink erreicht haben.
Welche Nummer Sie nicht mit der W-IdNr. verwechseln sollten
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ersetzt nicht einfach jede andere steuerliche Kennung. Für die Fehlersuche müssen die Nummern getrennt bleiben, auch wenn einzelne Zeichenfolgen übereinstimmen können.
- Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt für steuerliche Verfahren geführt. Sie bleibt für die jeweiligen Erklärungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt relevant.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat eine eigene umsatzsteuerliche Funktion, insbesondere bei bestimmten grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der Europäischen Union.
- Die persönliche steuerliche Identifikationsnummer identifiziert eine natürliche Person. Sie ist nicht die Wirtschafts-Identifikationsnummer ihres Einzelunternehmens.
- Die W-IdNr. besteht aus DE und neun Ziffern und wird um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt. Dieses Merkmal dient der Zuordnung wirtschaftlicher Tätigkeiten, Betriebe oder Betriebsstätten innerhalb des vorgesehenen Verfahrens.
Übernehmen Sie Nummer und Unterscheidungsmerkmal aus der maßgeblichen Mitteilung beziehungsweise dem einschlägigen Bekanntmachungsverfahren. Erzeugen Sie kein vermeintlich passendes Merkmal selbst. Gerade bei mehreren Tätigkeiten darf aus einer fehlenden weiteren Zuordnung nicht ohne Prüfung auf eine fehlerhafte Vergabe geschlossen werden.
Neugründung, geänderte Daten oder verlorener Nachweis?
Bei einem neu gegründeten Unternehmen ist zuerst zu klären, ob die steuerliche Erfassung beim Finanzamt erfolgt ist. Die Gewerbeanmeldung und die steuerliche Erfassung sind unterschiedliche Vorgänge. Die automatische Vergabe der W-IdNr. ersetzt weder die erforderliche steuerliche Anmeldung noch die Klärung fehlender Unterlagen beim Finanzamt.
Bei einem bestehenden Betrieb mit geänderter Anschrift, neuem Namen oder gewechselter Steuerberatung sollten Sie die hinterlegten Stammdaten und den Zugang zur steuerlichen Kommunikation prüfen. Eine Änderung erklärt nicht automatisch die fehlende Mitteilung. Sie kann aber dazu führen, dass im Betrieb an der falschen Stelle gesucht wird oder die Zuständigkeit für eingehende Dokumente ungeklärt ist.
Ist eine frühere Zuteilung bereits belegt, das Dokument aber verloren gegangen, geht es nicht um eine neue Nummer, sondern um die Wiederbeschaffung des Nachweises. Prüfen Sie dafür beim BZSt die Hinweise zur erneuten Mitteilung der W-IdNr. Stellen Sie keinen Antrag auf eine neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nur um auf diesem Umweg das fehlende Dokument zu ersetzen.
Ein typischer betrieblicher Fall ist ein Einzelunternehmen, dessen Steuerberatung die ELSTER-Kommunikation betreut: Die Inhaberin findet im eigenen Postfach nichts, während die Mitteilung bereits in der Kanzleiakte liegt. Das dokumentierbare Ergebnis ist dann die Übernahme des vorhandenen Nachweises in die betriebliche Steuerakte – nicht eine weitere Vergabe.
Zuständigkeit und Unterlagen für eine Rückfrage
Die Vergabe und Mitteilung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gehören zum BZSt. Das örtliche Finanzamt ist dagegen der Ansprechpartner für Fragen zur steuerlichen Erfassung und zu den dort geführten Steuerdaten. Ihre Steuerberatung kann den vorhandenen Schriftverkehr prüfen und die betriebliche Zuordnung klären, vergibt die Nummer aber nicht selbst.
Für eine Rückfrage sollten Sie den vollständigen Namen beziehungsweise die Firma, die Rechtsform, die betriebliche Anschrift, vorhandene steuerliche Kennungen und den Anlass der Anfrage bereithalten. Nennen Sie außerdem, welche Mitteilungswege bereits geprüft wurden und ob es um eine erstmalige Zuteilung oder einen fehlenden Nachweis geht. Übermitteln Sie sensible Angaben nur über den dafür vorgesehenen offiziellen Kontaktweg.
Halten Sie intern das Prüfdatum, die zuständige Person, das Ergebnis und gegebenenfalls den offenen Klärungspunkt fest. Ein kurzer Aktenvermerk genügt als Organisationshilfe. Er ist kein Ersatz für eine amtliche Mitteilung, verhindert aber parallele oder widersprüchliche Anfragen.
Den Betrieb weiterführen, ohne eine Nummer zu erfinden
Das Fehlen der W-IdNr. ist für sich genommen kein Grund, Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Steuererklärungen pauschal anzuhalten. Verwenden Sie die für den jeweiligen Vorgang vorgesehenen vorhandenen Kennungen. Die W-IdNr. ist insbesondere nicht einfach ein Ersatz für die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen.
Fordert eine Software die W-IdNr. als Pflichtfeld, obwohl Sie keine nachweisbare Zuteilung haben, prüfen Sie die Feldbeschreibung und die Hilfe des Programms. Klären Sie mit dem Support oder Ihrer Steuerberatung, ob tatsächlich diese Kennung verlangt wird und wie ein noch nicht geklärter Vergabestatus abzubilden ist. Tragen Sie weder eine persönliche Identifikationsnummer noch eine selbst zusammengesetzte W-IdNr. ein.
Sobald der Nachweis vorliegt, übernehmen Sie die Daten kontrolliert in die Unternehmensstammdaten und legen die Mitteilung in der Steuerakte ab. Damit endet die Klärung nicht nur mit einer gefundenen Nummer, sondern mit einer eindeutigen Zuordnung, auf die Buchhaltung und Steuerberatung gleichermaßen zugreifen können.
