Für die Kleinunternehmerregelung sind seit dem 1. Januar 2025 zwei Umsatzgrenzen maßgeblich: Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Kalenderjahr dürfen 100.000 Euro nicht überschritten werden. Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Gründer müssen eine Besonderheit beachten: Im Jahr der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit ist grundsätzlich die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich.
Prüfen Sie zuerst die tatsächlich vereinnahmten Entgelte des maßgeblichen Kalenderjahres und richten Sie in Ihrer Buchhaltung eine laufende Grenzkontrolle ein. Verbindliche Prüfbasis sind § 19 UStG in der für den jeweiligen Besteuerungszeitraum geltenden Fassung, die Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums und die Auskunft des zuständigen Finanzamts. Das ist vor allem bei steuerfreien Umsätzen, mehreren Tätigkeiten oder einem unterjährigen Unternehmensstart wichtig.
Zwei Grenzen mit unterschiedlichen Aufgaben
Die Vorjahresgrenze entscheidet, ob die Regelung zu Beginn eines Kalenderjahres grundsätzlich angewendet werden kann. Die Grenze des laufenden Jahres bestimmt, wie lange diese Voraussetzung im betreffenden Jahr bestehen bleibt. Es handelt sich nicht lediglich um eine Umsatzprognose, die erst nach dem Jahresende ausgewertet wird.
- Vorangegangenes Kalenderjahr: Der maßgebliche Gesamtumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
- Laufendes Kalenderjahr: Der maßgebliche Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
- Jahr der Unternehmensgründung: Für den tatsächlichen Umsatz dieses Jahres ist grundsätzlich die Grenze von 25.000 Euro heranzuziehen.
„Nicht überschritten“ bedeutet, dass ein Umsatz genau in Höhe der jeweiligen Grenze unschädlich ist. Erst ein höherer Betrag führt zur Überschreitung. Für die betriebliche Überwachung sollten Sie dennoch einen Sicherheitsabstand einplanen, weil verspätet erfasste Zahlungen oder zusätzliche Aufträge den Stand kurzfristig verändern können.
Welche Beträge in den Gesamtumsatz einfließen
Der Gesamtumsatz für die Kleinunternehmerregelung ist nicht mit Gewinn, Kontostand oder Rechnungssumme gleichzusetzen. Maßgeblich sind im Kern die im Kalenderjahr vereinnahmten Entgelte für die einzubeziehenden Umsätze. Betriebsausgaben werden davon nicht abgezogen.
Ein Einzelunternehmen, das 40.000 Euro einnimmt und 24.000 Euro Betriebsausgaben hat, erzielt zwar rechnerisch nur 16.000 Euro Überschuss vor weiteren steuerlichen Korrekturen. Für die Umsatzgrenze bleiben die Ausgaben jedoch ohne Bedeutung. Die Prüfung beginnt bei den 40.000 Euro Einnahmen und muss anschließend berücksichtigen, welche Umsätze nach den gesetzlichen Regeln zum Gesamtumsatz gehören.
Besondere Aufmerksamkeit benötigen folgende Fälle:
- Zahlungen, die erst nach dem Rechnungsdatum eingehen, sind dem Zeitpunkt des Zahlungseingangs zuzuordnen, soweit die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten erfolgt.
- Mehrere gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten derselben Person werden umsatzsteuerlich nicht automatisch als getrennte Kleinunternehmen behandelt. Die Umsätze des Unternehmers sind grundsätzlich gemeinsam zu betrachten.
- Umsätze aus der Veräußerung von Anlagevermögen werden bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes nach § 19 UStG gesondert behandelt und dürfen nicht ungeprüft wie gewöhnliche Betriebseinnahmen eingeordnet werden.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze fließen aufgrund der gesetzlichen Berechnungsregeln nicht oder nur unter besonderen Voraussetzungen ein. Die bloße Bezeichnung als steuerfrei reicht für eine Entscheidung nicht aus.
- Private Einlagen, Darlehensauszahlungen und andere Zahlungseingänge ohne Leistungsaustausch sind keine Kundenumsätze, müssen in der Buchhaltung aber eindeutig von Betriebseinnahmen getrennt sein.
Bei gemischten Tätigkeiten sollte Ihre Auswertung jede Einnahme einer Umsatzart zuordnen. Eine reine Summierung sämtlicher Bankgutschriften liefert keine verlässliche Grundlage.
Die Grenzen an drei Fällen richtig anwenden
Bestehendes Unternehmen unter beiden Schwellen
Ein selbstständiger Dienstleister hat im vorangegangenen Kalenderjahr 24.000 Euro maßgeblichen Gesamtumsatz erzielt. Im laufenden Jahr nimmt er 72.000 Euro ein. Die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro und die laufende Grenze von 100.000 Euro sind nicht überschritten. Soweit keine andere Ausschlussbedingung vorliegt und nicht auf die Regelung verzichtet wurde, können die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerbesteuerung erfüllt sein.
Vorjahresumsatz bereits zu hoch
Ein Onlinehändler erzielte im vorangegangenen Kalenderjahr 25.500 Euro maßgeblichen Gesamtumsatz. Damit ist die Vorjahresgrenze überschritten. Dass für das neue Jahr nur 18.000 Euro erwartet werden, stellt die Anwendung für dieses neue Jahr nicht wieder her. Entscheidend ist zunächst der tatsächlich erreichte Vorjahreswert.
Überschreitung während des laufenden Jahres
Eine Agentur erfüllt die Vorjahresvoraussetzung und erreicht im laufenden Jahr zunächst 99.400 Euro Gesamtumsatz. Ein weiterer vereinnahmter Umsatz von 1.200 Euro erhöht den Stand auf 100.600 Euro.
Die Rechnung lautet: 99.400 Euro + 1.200 Euro = 100.600 Euro. Die laufende Grenze wird damit um 600 Euro überschritten. Bei dieser Schwelle ist der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung erfasst. Die Agentur muss den Übergang zur regulären Umsatzbesteuerung deshalb bereits während des Jahres organisatorisch beherrschen und darf nicht bis zum Jahresabschluss warten.
Vor einem grenzüberschreitenden Auftrag sollten Rechnungserstellung, vereinbarter Preis und Umsatzsteuerfolge geprüft werden. Ist mit einem Geschäftskunden ein Nettopreis zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer vereinbart, lässt sich der Steuerbetrag regelmäßig zusätzlich abrechnen. Bei einem als Endpreis vereinbarten Betrag kann die Umsatzsteuer dagegen wirtschaftlich im vereinbarten Preis enthalten sein. Die Vertragsgestaltung beeinflusst somit, wer die finanzielle Belastung trägt.
Im Gründungsjahr zählt die niedrigere Schwelle
Bei Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr ist nicht die 100.000-Euro-Grenze als allgemeines Startbudget anzusetzen. Für das Gründungsjahr ist grundsätzlich ein tatsächlicher Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro maßgeblich. Eine zeitanteilige Hochrechnung auf zwölf Monate ist nach der seit 2025 geltenden Systematik nicht der Ausgangspunkt; geprüft wird der tatsächliche Umsatz des Gründungsjahres.
Ein Gründer beginnt beispielsweise im Oktober und vereinnahmt bis zum 31. Dezember 22.000 Euro aus einzubeziehenden Leistungen. Damit bleibt er in diesem Beispiel unter 25.000 Euro. Erhält er 26.000 Euro, ist die Gründungsjahresgrenze überschritten. Bei hohen Anzahlungen, Projektabschlüssen zum Jahresende oder einer Unternehmensübernahme sollte die Einordnung vor Rechnungsstellung mit dem Finanzamt oder einer steuerlichen Beratung geklärt werden.
So organisieren Sie die Grenzkontrolle im Betrieb
Eine kleine Organisation benötigt keine komplizierte Sonderbuchhaltung, aber eine Auswertung, die Zahlungseingänge zeitnah und nachvollziehbar erfasst. Verantwortlich sollte eine benannte Person sein, auch wenn Belege durch ein Steuerbüro verarbeitet werden.
- Ermitteln Sie den maßgeblichen Gesamtumsatz des Vorjahres aus Buchhaltung, Bankdaten und Kassenaufzeichnungen.
- Trennen Sie normale Leistungsumsätze, Anlagenverkäufe, steuerfreie Vorgänge und Zahlungseingänge ohne Leistungsaustausch.
- Übernehmen Sie den bestätigten Vorjahreswert mit Berechnungsunterlagen in Ihre Steuerakte.
- Führen Sie im laufenden Jahr mindestens monatlich eine Auswertung der vereinnahmten, einzubeziehenden Entgelte durch.
- Ergänzen Sie eine Auftragsvorschau für bereits vereinbarte Leistungen und erwartete Zahlungstermine. Diese Vorschau ersetzt den Ist-Umsatz nicht, warnt aber rechtzeitig vor einer möglichen Überschreitung.
- Legen Sie fest, wer vor Annahme eines umsatzstarken Auftrags die Schwelle, Preisvereinbarung und Rechnungseinstellung prüft.
- Dokumentieren Sie die Umstellung in Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, sobald die laufende Grenze tatsächlich überschritten wird.
Die Kontrolle sollte zwischen vereinnahmtem Umsatz und offenen Forderungen unterscheiden. Eine offene Rechnung kann für die Liquiditätsplanung bedeutsam sein, erhöht den nach vereinnahmten Entgelten bestimmten Stand aber noch nicht. Sobald die Zahlung eingeht, muss die Auswertung aktualisiert werden.
Was die Anwendung für Rechnungen und Vorsteuer bedeutet
Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist für die darunterfallenden inländischen Umsätze keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Im Gegenzug besteht aus Eingangsleistungen grundsätzlich kein Vorsteuerabzug. Diese Folgen erklären, warum die Umsatzgrenze nicht isoliert von Rechnungsvorlagen und Buchhaltung betrachtet werden darf.
Ein unberechtigter Umsatzsteuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen. Ihre Rechnungsvorlage sollte daher nur nach einer geprüften Umstellung geändert werden. Die Software muss außerdem das Leistungs- beziehungsweise Rechnungsdatum, den Zahlungseingang und die steuerliche Behandlung getrennt abbilden können.
Die Regelung gilt nicht als Befreiung von sämtlichen umsatzsteuerlichen Pflichten. Grenzüberschreitende Leistungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, Einfuhren oder Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, können eigenständige Pflichten auslösen. Solche Vorgänge sollten Sie nicht allein anhand des Kleinunternehmerstatus buchen.
Amtliche Prüfpunkte für Ihren Einzelfall
Die gesetzlichen Grenzen und die Berechnung des Gesamtumsatzes ergeben sich aus § 19 UStG. Für die praktische Anwendung sind zusätzlich der Umsatzsteuer-Anwendungserlass und einschlägige Schreiben des Bundesfinanzministeriums maßgeblich. Das zuständige Finanzamt ist die Anlaufstelle für die steuerliche Erfassung; die Angaben werden regelmäßig über ELSTER übermittelt.
Eine fachliche Prüfung ist besonders sinnvoll, wenn Sie mehrere Tätigkeiten führen, steuerfreie Leistungen erbringen, Anlagevermögen verkaufen, im Ausland tätig werden oder kurz vor einer Umsatzgrenze stehen. Legen Sie dafür die Umsatzaufstellung nach Zahlungsdatum, offene Forderungen, Verträge, Anzahlungen und die geplanten Aufträge bereit. So lässt sich nicht nur der bisherige Stand prüfen, sondern auch der richtige Zeitpunkt für die Anpassung von Preisen, Rechnungen und Software bestimmen.
