ZUGFeRD oder XRechnung: Welche Software braucht ein Unternehmen?

Ein kleines Unternehmen braucht normalerweise keine getrennte Software für ZUGFeRD und XRechnung. Sinnvoll ist ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das beide Formate erstellen, empfangen, prüfen und unverändert aufbewahren kann. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kommt unter Umständen mit einem schlanken Rechnungsprogramm aus. Bei Freigaben, Warenwirtschaft oder mehreren Bearbeitern ist eine Buchhaltungslösung oder ein ERP-System meist passender.

Der erste Schritt ist nicht die Auswahl eines Anbieters, sondern die Erfassung des eigenen Rechnungswegs: An wen stellen Sie Rechnungen, auf welchem Weg kommen Eingangsrechnungen an und welche Daten müssen an Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergeben werden? Daraus ergibt sich, ob eine einfache Erstellung genügt oder ein durchgängiger E-Rechnungsprozess erforderlich ist.

Die Formatfrage entscheidet nicht allein über das Programm

ZUGFeRD und XRechnung transportieren strukturierte Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber in ihrer technischen Verpackung und typischen Nutzung. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Eine XRechnung besteht im Kern aus strukturierten XML-Daten und benötigt zur komfortablen Ansicht häufig eine Visualisierung.

Für die Softwareauswahl bedeutet das: Ein Programm darf nicht lediglich eine Rechnung als PDF ausgeben. Es muss die strukturierten Daten normgerecht erzeugen beziehungsweise auslesen können. Ein PDF-Export, eine Texterkennung oder das nachträgliche Umbenennen einer Datei erzeugt keine E-Rechnung im geforderten strukturierten Format.

Die rechtliche Einordnung richtet sich in Deutschland insbesondere nach den umsatzsteuerlichen Rechnungsregeln und den Vorgaben zur E-Rechnung. Übergangsregelungen und Anwendungsfragen können sich ändern. Prüfen Sie den für Ihren Abrechnungszeitraum geltenden Stand in § 14 Umsatzsteuergesetz sowie in den Informationen des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommen die Vorgaben des jeweiligen Bundes- oder Landesportals hinzu.

Vier Softwarearten und ihre sinnvollen Einsatzbereiche

Für die Auswahl lassen sich vier Lösungsarten nach denselben Kriterien bewerten: Erstellung und Empfang, Prüfung, Zusammenarbeit, Archivierung und Einbindung in bestehende Abläufe.

Schlankes Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm eignet sich für Einzelunternehmen und kleine Dienstleister mit überschaubarem Belegvolumen. Es sollte ZUGFeRD und XRechnung nicht nur exportieren, sondern auch eingehende XML-Daten lesbar darstellen können. Wichtig sind eine nachvollziehbare Rechnungsnummernvergabe, Korrektur- und Stornofunktionen sowie ein sauberer Export für die weitere Buchhaltung.

Diese Lösung stößt an Grenzen, wenn mehrere Personen Rechnungen prüfen, Bestellungen zugeordnet werden müssen oder Wareneingang und Zahlung systematisch abgeglichen werden sollen. Auch eine vorhandene Funktion zum Schreiben von E-Rechnungen sagt noch nichts darüber aus, ob der Empfangsprozess vollständig abgedeckt ist.

Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsworkflow

Eine Buchhaltungslösung ist sinnvoll, wenn Eingangsrechnungen direkt erfasst, geprüft, kontiert und an eine Steuerkanzlei oder Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen. Neben beiden Formaten zählen Rollenrechte, ein Prüfstatus, Änderungsprotokolle und geeignete Exporte zu den Auswahlmerkmalen.

Für kleine Unternehmen ist dies häufig die ausgewogenste Variante: Rechnungsstellung und Belegverarbeitung liegen in einem System, ohne dass ein umfangreiches ERP-Projekt nötig wird. Prüfen Sie jedoch, ob die E-Rechnungsfunktionen im gebuchten Tarif enthalten sind und wie viele Benutzer, Mandanten oder Belege dieser Tarif abdeckt.

ERP- oder Warenwirtschaftssystem

Ein ERP-System passt zu Betrieben, deren Rechnungen aus Aufträgen, Lieferungen, Projekten oder Lagerbewegungen entstehen. Der Vorteil liegt weniger im Dateiformat als in der durchgängigen Datenkette: Kundenstammdaten, Artikel, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden miteinander verbunden.

Der Einführungsaufwand ist höher. Vor der Entscheidung müssen Sie klären, welche E-Rechnungsprofile die eingesetzte Version unterstützt, wie Aktualisierungen erfolgen und ob vorhandene Module oder Erweiterungen erforderlich sind. Für einen Betrieb mit wenigen Ausgangsrechnungen wäre ein ERP-System allein wegen ZUGFeRD oder XRechnung meist überdimensioniert.

Portal oder Konverter als Übergangslösung

Ein Portal kann aus Rechnungsdaten eine zulässige Datei erzeugen oder eine XML-Rechnung sichtbar machen. Das kann bei seltenen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder während einer Softwareumstellung ausreichen. Als dauerhafte Hauptlösung ist dieser Weg weniger geeignet, wenn Daten wiederholt manuell übertragen werden müssen.

Manuelle Doppelerfassung erhöht das Risiko abweichender Beträge, Steuerangaben oder Empfängerdaten. Außerdem müssen Ablage, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung außerhalb des Portals organisiert werden. Ein Konverter ersetzt somit nicht automatisch einen vollständigen Rechnungsprozess.

Diese Funktionen müssen Sie vor dem Kauf nachweisen lassen

Eine allgemeine Werbeaussage wie „E-Rechnung unterstützt“ reicht für die Auswahl nicht aus. Lassen Sie sich die tatsächlich unterstützten Formate, Profile und Verarbeitungsschritte für die angebotene Version oder den vorgesehenen Tarif zeigen.

1. Erstellung: Das Programm erzeugt ZUGFeRD und XRechnung aus den vorhandenen Rechnungsdaten, ohne dass Beträge oder Steuerangaben erneut eingegeben werden müssen.
2. Empfang: Eingehende XML-Dateien lassen sich importieren und in einer für Mitarbeiter verständlichen Ansicht darstellen.
3. Validierung: Die Software erkennt formale Fehler und zeigt verständlich an, welches Feld fehlt oder unzulässig befüllt wurde. Eine reine Dateiansicht ist keine Validierung.
4. Unveränderte Aufbewahrung: Die empfangene Originaldatei bleibt erhalten. Eine erzeugte Ansicht oder ein Ausdruck darf die strukturierte Originalrechnung nicht ersetzen.
5. Prüf- und Freigabeverlauf: Bei mehreren Beteiligten sollte nachvollziehbar sein, wer eine Rechnung geprüft, freigegeben, zurückgewiesen oder gebucht hat.
6. Schnittstellen: Stammdaten, Belege und Buchungsinformationen müssen ohne vermeidbare Medienbrüche an Steuerkanzlei, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement oder ERP übergeben werden können.
7. Rechte und Datenschutz: Benutzer dürfen nur auf die für ihre Aufgabe erforderlichen Rechnungen und Funktionen zugreifen. Bei Cloud-Lösungen gehören Auftragsverarbeitung, Speicherort, Sicherung und Exportmöglichkeiten in die Prüfung.
8. Fehlerkorrektur: Das System muss Storno, Berichtigung und erneute Übermittlung nachvollziehbar abbilden, statt eine bereits ausgestellte Rechnung unbemerkt zu überschreiben.

ZUGFeRD oder XRechnung nach Empfänger auswählen

Die passende Software sollte das Format je Rechnungsempfänger steuern können. Für Geschäftskunden kann ZUGFeRD praktisch sein, weil die PDF-Ansicht und die strukturierten Daten in einer Datei verbunden sind. Verlangt ein Auftraggeber eine XRechnung, muss das Programm die benötigten Empfängerangaben und das geforderte Übermittlungsverfahren unterstützen.

Bei öffentlichen Aufträgen können zusätzliche Angaben wie eine Leitweg-ID, Bestellreferenz oder Vertragsnummer erforderlich sein. Ob und wie diese Felder zu füllen sind, ergibt sich aus Auftrag, Rechnungseingangsportal und Vorgaben des jeweiligen Empfängers. Die Software sollte solche Felder nicht in einem Freitext verstecken, sondern strukturiert führen und vor dem Versand auf fehlende Pflichtwerte hinweisen.

Versendet ein Betrieb an verschiedene Empfängergruppen, ist eine automatische Zuordnung im Kundenstamm hilfreich. Dann kann beispielsweise für einen bestimmten Auftraggeber XRechnung und für andere Empfänger ZUGFeRD hinterlegt werden. Das reduziert Fehlversand, ersetzt aber nicht die Prüfung der Empfängervorgaben.

Auswahlroute für kleine Betriebe

Die folgende Reihenfolge verhindert, dass ein Unternehmen ein leistungsfähiges Programm kauft, das nicht zum eigenen Ablauf passt.

1. Empfängergruppen erfassen: Trennen Sie Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und andere Rechnungsempfänger. Notieren Sie verlangte Formate, Übermittlungswege und zusätzliche Referenzfelder.
2. Eingang und Ausgang getrennt betrachten: Halten Sie fest, wie viele Rechnungen Sie ungefähr empfangen und erstellen, wer sie bearbeitet und welche Freigaben nötig sind.
3. Bestehende Systeme prüfen: Fragen Sie beim Anbieter Ihrer Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Lösung nach der Dokumentation zu E-Rechnungen. Maßgeblich sind Produktversion, Tarif, unterstützte Profile sowie Funktionen für Import, Export und Validierung.
4. Testdateien verarbeiten: Erstellen Sie je eine ZUGFeRD- und XRechnung und importieren Sie geeignete Eingangsdateien. Kontrollieren Sie Beträge, Steuerdaten, Zahlungsbedingungen, Referenzen und die Darstellung.
5. Übergabe testen: Spielen Sie den vollständigen Ablauf bis zur Buchhaltung oder Steuerkanzlei durch. Dabei muss erkennbar werden, ob Originaldatei, Belegbild, Buchungsdaten und Bearbeitungsstatus erhalten bleiben.
6. Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie, wer Stammdaten pflegt, Fehlermeldungen bearbeitet, Rechnungen freigibt und Softwareänderungen überwacht.

Ein lokaler Dienstleister mit einer Person in der Verwaltung kann nach diesem Test bei einem Rechnungsprogramm bleiben, sofern Empfang, Prüfung und Übergabe funktionieren. Ein kleiner Onlinehandel mit Bestellungen, Gutschriften und Warenbewegungen benötigt eher eine integrierte Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftslösung. Eine Agentur mit mehreren Projektverantwortlichen sollte zusätzlich Rollen, Projektbezug und mehrstufige Freigaben gewichten.

Der Probelauf muss mehr als einen erfolgreichen Export zeigen

Ein technisch erzeugtes XML-Dokument belegt noch keinen funktionierenden Betriebsablauf. Der Test ist erst aussagekräftig, wenn eine Rechnung vom Auftrag bis zur Ablage und eine Eingangsrechnung vom Empfang bis zur Freigabe durchlaufen wurden.

• Wenn die Datei erzeugt wird, aber die Validierung Fehler meldet, prüfen Sie Feldzuordnung, Rechnungsprofil und Empfängervorgaben.
• Wenn eine XRechnung gültig ist, intern aber niemand sie lesen kann, fehlt eine geeignete Visualisierung oder Importansicht.
• Wenn ZUGFeRD als PDF sichtbar ist, die eingebetteten Daten jedoch nicht importiert werden, unterstützt der Empfängerprozess möglicherweise nur die Anzeige.
• Wenn der Export zur Buchhaltung eine erneute Erfassung verlangt, ist die Schnittstelle für den vorgesehenen Ablauf nicht ausreichend.
• Wenn die Originaldatei nach der Bearbeitung nicht mehr auffindbar ist, muss die Archivierungs- und Ablagelogik vor dem Produktivbetrieb geklärt werden.

Dokumentieren Sie den Probelauf mit Dateiname, Datum, verantwortlicher Person, Prüfergebnis und aufgetretenen Abweichungen. Bei einer späteren Änderung von Tarif, Version oder Schnittstelle lässt sich damit nachvollziehen, welche Funktionen zuvor erfolgreich geprüft wurden.

Die wirtschaftlich passende Entscheidung

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist eine Software passend, die beide Formate innerhalb des ohnehin genutzten Rechnungs- oder Buchhaltungsprozesses beherrscht. Eine Einzellösung nur für den Export lohnt sich vor allem als zeitlich begrenzter Übergang oder bei sehr seltenen Vorgängen. Ein ERP-System ist erst dann angemessen, wenn Auftrags-, Waren- oder Projektprozesse eine zentrale Datenbasis benötigen.

Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach dem Monatspreis. Berücksichtigen Sie auch Einrichtung, Datenübernahme, zusätzliche Benutzer, benötigte Module, Schnittstellen, Support und den Aufwand manueller Nacharbeit. Die beste Auswahl ist diejenige, die den vollständigen Rechnungslauf mit möglichst wenigen Medienbrüchen abbildet und deren Ergebnis sich in einem Probelauf nachvollziehbar prüfen lässt.