Ein kleiner Handwerksbetrieb braucht nicht automatisch ein umfangreiches ERP-System. Unverzichtbar ist eine durchgängige Auftragsakte, die Anfrage, Angebot, Termin, Arbeitszeit, Material, Baustellennachweis und Rechnung ohne doppelte Dateneingabe verbindet. Prüfen Sie zuerst Ihren häufigsten Auftragsablauf und erst danach einzelne Programme. Sonst bezahlen Sie leicht für Module, die niemand nutzt, während an einer wichtigen Stelle weiterhin Excel, Papier oder ein Messenger einspringen muss.
Für kleine, mobil arbeitende Teams kommen vor allem cloudbasierte Lösungen wie HERO, ToolTime und openHandwerk infrage. Betriebe mit umfangreicher Kalkulation, Lagerführung, Wartung, kaufmännischer Tiefe oder mehreren Abteilungen sollten zusätzlich pds, STREIT V.1 und Labelwin betrachten. Craftnote nimmt eine Sonderrolle ein: Die Lösung konzentriert sich auf Kommunikation und Dokumentation rund um Projekte und Baustellen und ist daher eher eine Ergänzung oder eine bewusst schlanke Alternative als ein vollständiger Ersatz für jede kaufmännische Handwerkersoftware.
Der Auftragsfluss bestimmt den notwendigen Funktionsumfang
Eine Funktion hat betrieblichen Wert, wenn sie mindestens eine Medienunterbrechung beseitigt, eine Entscheidung beschleunigt oder einen belastbaren Nachweis erzeugt. Eine digitale Zeiterfassung allein hilft wenig, wenn die Stunden anschließend manuell einem Auftrag zugeordnet werden müssen. Ebenso bleibt eine mobile Fotodokumentation isoliert, wenn die Bilder nicht dauerhaft in der zugehörigen Auftragsakte landen.
Für die Vorauswahl lassen sich die Funktionen in drei Ebenen einteilen:
- Pflichtkern für fast jeden Betrieb: Kunden- und Objektstammdaten, Angebote, Aufträge, Termine, Leistungen, Rechnungen, Dokumentenablage, Rollenrechte, Suche sowie ein verlässlicher Datenexport.
- Abhängig vom Arbeitsmodell: mobile Zeiterfassung, digitale Arbeitsberichte, Fotodokumentation, Plantafel, Materialverwaltung, Bestellwesen, Wartungsplanung und Nachkalkulation.
- Nur bei passendem Bedarf: Lagerverwaltung, mehrere Standorte oder Mandanten, Personalabrechnung, Finanzbuchhaltung im selben System, umfangreiche Geräteverwaltung und tiefgehende branchenspezifische Kalkulationsdaten.
Sieben Lösungen im einheitlichen Vergleichsraster
Die folgenden Programme stehen für unterschiedliche Ausbaustufen. Verglichen werden Auftragskern, mobile Arbeit, Einsatzplanung, kaufmännische Tiefe, typische Eignung und die wichtigste Grenze. Da Anbieter Funktionspakete, Schnittstellen und Editionen verändern können, muss jede kaufentscheidende Funktion in der Produktbeschreibung der vorgesehenen Variante und in einer Testumgebung geprüft werden.
| Lösung | Auftragskern | Mobile Arbeit und Planung | Kaufmännische Tiefe | Geeignet für | Vor der Auswahl klären |
|---|---|---|---|---|---|
| HERO | Kunden, Projekte, Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem cloudbasierten Ablauf | Mobile Nutzung, Zeiterfassung, Dokumentation und Einsatzorganisation gehören zum typischen Schwerpunkt | Auf kleine und mittlere Handwerksbetriebe ausgerichtet; Schnittstellen und benötigte Zusatzfunktionen variantenbezogen prüfen | Betriebe, die Büro und Außendienst schnell in einem System verbinden möchten | Ob Kalkulation, Schnittstellen und Auswertungen für die eigene Betriebsgröße tief genug reichen |
| ToolTime | Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozesse mit zentralen Kundendaten | Planung, mobile Auftragsbearbeitung, Arbeitsberichte und Zeiterfassung stehen im Vordergrund | Schlanker als umfassende ERP-Landschaften; benötigte Buchhaltungs- und Materialprozesse separat bewerten | Kleinere Betriebe mit starkem Fokus auf einfache Einsatzabwicklung | Wie komplexe Kalkulationen, Lagerprozesse und individuelle Freigaben abgebildet werden |
| openHandwerk | Cloudbasierte Projekt- und Auftragsverwaltung vom Angebot bis zur Abrechnung | Mobile Prozesse, Dokumentation und Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle | Breiter Handwerksbezug mit Integrationsmöglichkeiten; Umfang hängt von Modulen und Anbindungen ab | Betriebe, die offene Prozessketten und die Verbindung zu weiteren Anwendungen priorisieren | Welche Schnittstellen im gewählten Paket enthalten sind und wie Daten zwischen den Systemen fließen |
| pds | Umfangreiche ERP-Prozesse für Kunden, Projekte, Service und kaufmännische Verwaltung | Mobile Anwendungen und Ressourcenplanung können größere Abläufe unterstützen | Hohe Ausbautiefe bis in betriebswirtschaftliche Bereiche, abhängig von Modulen und Einführung | Wachsende oder stärker gegliederte Handwerksunternehmen | Einführungsaufwand, benötigte Module, interne Zuständigkeit und Schulungsbedarf |
| STREIT V.1 | Breite Abwicklung von Kalkulation, Auftrag, Projekt und Service | Planung und mobile Unterstützung sind für technische Außendienste relevant | Umfassende kaufmännische und organisatorische Ausrichtung für das Handwerk | Betriebe mit anspruchsvollen Kalkulations-, Service- oder Verwaltungsabläufen | Welche Bestandteile tatsächlich benötigt werden und wie bestehende Daten übernommen werden |
| Labelwin | Projekt-, Angebots-, Auftrags- und Serviceprozesse mit handwerklichem Branchenfokus | Mobile Erweiterungen und betriebliche Planung können den Außendienst anbinden | ERP-orientierter Ansatz mit Kalkulation, Dokumentation und ergänzenden Modulen | Technische Handwerksbetriebe mit ausgeprägtem Projekt- oder Servicegeschäft | Passende Module, mobile Arbeitsweise, Schnittstellen und Aufwand der Einrichtung |
| Craftnote | Projektbezogene Kommunikation und Baustellendokumentation statt vollständiger kaufmännischer Auftragskette | Starker Fokus auf mobile Zusammenarbeit, Dateien, Pläne, Aufgaben und Nachweise | Kein pauschaler Ersatz für Kalkulation, Rechnungswesen und umfassende ERP-Funktionen | Betriebe, deren Hauptproblem bei Baustellenkommunikation und Dokumentenordnung liegt | Ob eine vorhandene kaufmännische Software angebunden oder parallel weitergeführt werden muss |
Diese Gegenüberstellung liefert keinen allgemeinen Testsieger. HERO, ToolTime und openHandwerk adressieren vor allem eine vergleichsweise schnelle, cloudbasierte Digitalisierung des Auftragsalltags. pds, STREIT V.1 und Labelwin eignen sich eher für Betriebe, deren kaufmännische und organisatorische Abläufe mehr Tiefe verlangen. Craftnote ist die passende Vergleichsoption, wenn nicht das gesamte ERP, sondern die Informationslücke zwischen Büro und Baustelle das Hauptproblem ist.
Sechs Funktionen, die im Probebetrieb bestehen müssen
Eine durchgängige Auftragsakte
Kundendaten, Objektadresse, Ansprechpartner, Angebot, Termin, Fotos, Arbeitsbericht, verbrauchtes Material und Rechnung sollten demselben Vorgang zugeordnet sein. Prüfen Sie, ob Mitarbeiter Informationen nur sehen oder auch ändern dürfen und ob frühere Versionen von Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Bei wiederkehrenden Arbeiten muss außerdem klar sein, ob die Historie am Kunden, am Objekt oder an einer technischen Anlage geführt wird.
Kalkulation und Nachkalkulation
Für einen Handwerksbetrieb reicht es nicht, Rechnungspositionen zu erfassen. Die Software sollte geplante und tatsächlich angefallene Zeiten, Materialmengen und Fremdleistungen einem Auftrag gegenüberstellen können, sofern Sie Auftragsmargen systematisch steuern möchten. Entscheidend ist die Auswertung je Auftrag und nicht nur eine allgemeine Umsatzanzeige.
Ein kleiner Malerbetrieb kann beispielsweise im Angebot Arbeitsstunden und Material planen. Nach Abschluss werden die mobil erfassten Stunden und die tatsächlich gebuchten Materialien übernommen. Die Nachkalkulation muss anschließend zeigen, an welcher Kostenart die Abweichung entstanden ist. Liefert das Programm nur den Rechnungsbetrag, bleibt die wirtschaftliche Ursache unsichtbar.
Einsatzplanung mit Rückmeldung aus dem Außendienst
Eine Plantafel sollte Mitarbeiter, Zeitraum, Auftrag und Einsatzort zusammenführen. Wirklich nützlich wird sie durch Rückmeldungen: Auftrag angenommen, Anfahrt begonnen, Arbeit unterbrochen, Material fehlt oder Einsatz abgeschlossen. Welche Statusmeldungen erforderlich sind, hängt vom Betrieb ab. Ein Wartungsdienst braucht andere Informationen als ein Betrieb, der mehrwöchige Baustellen organisiert.
Mobile Arbeitsberichte und belastbare Nachweise
Monteure sollten Leistungen, Zeiten, Materialien, Fotos, Hinweise und gegebenenfalls eine Bestätigung direkt am Einsatz erfassen können. Prüfen Sie die Ausgabe des fertigen Berichts: Er muss für Büro und Kunde lesbar sein und eindeutig zu Auftrag, Datum, Objekt und Mitarbeiter gehören. Eine Unterschrift auf dem Display ersetzt nicht automatisch jede vertraglich erforderliche Abnahme oder Freigabe; deren rechtliche Bedeutung richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang.
Material-, Artikel- und Lieferantendaten
Wer häufig mit vielen Einzelpositionen kalkuliert, benötigt gepflegte Artikel- und Leistungsdaten sowie einen geregelten Import. Ein Betrieb mit kleinem Materialeinsatz kommt möglicherweise mit Favoriten und eigenen Leistungspaketen aus. Lagerbestände, Bestellvorschläge und Lieferantenanbindungen lohnen sich erst, wenn der Betrieb sie zuverlässig pflegt. Ungepflegte Bestände erzeugen nur eine digitale Scheingenauigkeit.
Schnittstellen und vollständiger Export
Die Software muss Daten nicht nur aufnehmen, sondern auch wieder nutzbar herausgeben. Prüfen Sie Exporte für Kunden, Artikel, Aufträge, Belege, Dokumente und Auswertungen. Für die Zusammenarbeit mit Buchhaltung oder Steuerkanzlei sind das dort eingesetzte Übergabeverfahren und die erforderlichen Belegdaten maßgeblich. Bei elektronischen Rechnungen sollte die vorgesehene Softwarevariante die im Betrieb benötigten Formate verarbeiten können; die genaue Unterstützung lässt sich am besten mit einer eigenen Testdatei prüfen.
Die Erstwahl richtet sich nach dem Betriebsmodell
Eine begründete Vorauswahl lässt sich mit wenigen Wenn-dann-Entscheidungen treffen:
- Wenn ein Team aus wenigen Monteuren vor allem Termine, Angebote, Arbeitsberichte und Rechnungen ohne aufwendige Einführung verbinden will, sollten HERO und ToolTime zuerst getestet werden.
- Wenn Cloudbetrieb und die Verbindung verschiedener Anwendungen einen hohen Stellenwert haben, gehört openHandwerk in die engere Auswahl. Die benötigten Integrationen müssen dabei einzeln bestätigt und praktisch getestet werden.
- Wenn mehrere kaufmännische Bereiche, umfangreiche Kalkulation, Serviceorganisation oder wachsende Strukturen abgebildet werden sollen, sind pds, STREIT V.1 und Labelwin die naheliegenderen Kandidaten für eine ausführliche Prozessprüfung.
- Wenn Angebote und Rechnungen bereits funktionieren, auf Baustellen aber Informationen, Fotos, Aufgaben und Planstände verloren gehen, kann Craftnote gezielter sein als der Austausch der gesamten Unternehmenssoftware.
Ein Mischbetrieb sollte nicht nach dem größten Geschäftsbereich allein entscheiden. Hat ein Unternehmen beispielsweise Projektbaustellen und zusätzlich einen Wartungsdienst, muss der Test beide Auftragsarten umfassen. Ein Programm kann große Projekte sauber kalkulieren und dennoch bei wiederkehrenden Serviceeinsätzen unnötig umständlich sein.
Ein Testauftrag zeigt mehr als eine Produktvorführung
Legen Sie vor einer Präsentation einen typischen und einen schwierigen Auftrag fest. Erfassen Sie dabei keine echten personenbezogenen Kundendaten, solange Testzugang, Auftragsverarbeitung und Berechtigungen nicht geklärt sind. Für die Prüfung genügen neutrale Testdaten.
- Legen Sie einen Kunden mit Objekt, abweichendem Rechnungsempfänger und zwei Ansprechpartnern an.
- Erstellen Sie ein Angebot mit Arbeitszeit, Material, einer optionalen Position und einem eigenen Leistungstext.
- Wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag um und planen Sie zwei Mitarbeiter ein.
- Lassen Sie einen Mitarbeiter mobil Zeit, Material, Foto und Leistungsnotiz erfassen.
- Ändern Sie den Termin und prüfen Sie, ob Büro und Außendienst denselben Informationsstand sehen.
- Erzeugen Sie Arbeitsbericht und Rechnung, ohne Stammdaten oder Positionen erneut einzutippen.
- Vergleichen Sie Plan- und Ist-Werte des Auftrags und exportieren Sie die für Buchhaltung und Archiv vorgesehenen Daten.
- Entziehen Sie einem Testnutzer eine Berechtigung und kontrollieren Sie, ob der Zugriff tatsächlich eingeschränkt ist.
Dokumentieren Sie für jeden Schritt drei Ergebnisse: ohne Umweg möglich, nur mit Zusatzmodul möglich oder nicht passend abbildbar. So entsteht eine vergleichbare Entscheidungsgrundlage. Eine eindrucksvolle Einzelfunktion sollte keinen fehlenden Kernprozess überdecken.
Gesamtkosten entstehen nicht nur durch Lizenzen
Vergleichen Sie keine Monatsbeträge, ohne den benötigten Umfang festzuhalten. Zu den Gesamtkosten gehören je nach Lösung Benutzerzugänge, mobile Konten, Zusatzmodule, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Schnittstellen, Support und interner Pflegeaufwand. Da Preise und Pakete veränderlich sind, sollten alle Werte aus einem schriftlichen Angebot für dieselbe Nutzerzahl und denselben Leistungsumfang stammen.
Für eine betriebsinterne Rechnung können Sie folgende Struktur verwenden:
Gesamtkosten im ersten Jahr = (monatliche Lizenzkosten × 12 Monate) + Einrichtung + Datenübernahme + Schulung + Schnittstellenkosten + interner Einführungsaufwand.
Beispiel mit rein angenommenen Werten: Ein Betrieb setzt 300 Euro monatliche Lizenzkosten, 2.000 Euro Einrichtung, 1.000 Euro Datenübernahme, 1.200 Euro Schulung, 600 Euro Schnittstellenkosten und 40 interne Arbeitsstunden zu 35 Euro an. Die Rechnung lautet: (300 Euro × 12 Monate) + 2.000 Euro + 1.000 Euro + 1.200 Euro + 600 Euro + (40 Stunden × 35 Euro je Stunde) = 9.800 Euro im ersten Jahr. Der Zahlencheck ergibt 3.600 Euro laufende Lizenzkosten und 6.200 Euro einmalige beziehungsweise interne Aufwendungen.
Die günstigere Lizenz ist wirtschaftlich nicht automatisch die bessere Wahl. Spart eine Lösung zwar Gebühren, verlangt aber dauerhaft doppelte Eingaben zwischen Baustelle, Büro und Buchhaltung, entstehen laufende Prozesskosten. Umgekehrt rechnet sich ein umfangreiches System nicht, wenn der Betrieb nur einen kleinen Teil seiner Module nutzt.
Datenübernahme, Rechte und Ausstieg vor Vertragsabschluss klären
Die spätere Handlungsfähigkeit hängt stark von Punkten ab, die in einer Vorführung leicht untergehen. Bestimmen Sie im Betrieb eine verantwortliche Person für Stammdaten, Rollen, Vorlagen und Änderungswünsche. Ohne diese Zuständigkeit wachsen Dubletten und uneinheitliche Abläufe auch in einer guten Handwerkersoftware schnell an.
- Welche Kunden-, Artikel-, Projekt- und Dokumentdaten lassen sich übernehmen?
- Wer prüft Dubletten, veraltete Datensätze und offene Vorgänge vor der Migration?
- Welche Rollen erhalten Geschäftsführung, Büro, Bauleitung, Monteure und externe Kräfte?
- Welche Daten lassen sich bei Vertragsende in einem weiterverwendbaren Format exportieren?
- Wie werden Sicherung, Verfügbarkeit, Support, Auftragsverarbeitung und Löschung vertraglich geregelt?
- Welche Zusatzmodule oder Schnittstellen sind für den vereinbarten Ablauf zwingend erforderlich?
Bitten Sie nicht nur um eine allgemeine Bestätigung des Datenexports. Lassen Sie sich im Test zeigen, welche Datensätze, Dokumente und Verknüpfungen tatsächlich ausgegeben werden. Ein Export einzelner Tabellen ist nicht gleichbedeutend mit einer vollständig weiterverwendbaren Auftragsakte.
Die tragfähige Entscheidung
Für kleine mobile Betriebe beginnt die Auswahl sinnvollerweise bei HERO, ToolTime und openHandwerk. Für tiefer gegliederte kaufmännische, projektbezogene oder serviceorientierte Prozesse sollten pds, STREIT V.1 und Labelwin mit denselben Testaufträgen antreten. Craftnote ist besonders dann relevant, wenn die Baustellendokumentation verbessert werden soll, ohne sofort das kaufmännische Kernsystem zu ersetzen.
Beauftragen Sie die Lösung erst, wenn ein vollständiger Testauftrag, der notwendige Datenexport und das Berechtigungskonzept bestanden sind. Der entscheidende Maßstab ist nicht die Zahl der angebotenen Funktionen, sondern die Zahl der betrieblichen Übergaben, die im Alltag zuverlässig ohne Doppelarbeit funktionieren.
