Eine E-Rechnung können Sie mit einem kostenlosen Erstellungswerkzeug erzeugen, ohne ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm abzuschließen. Entscheidend ist der Export: Eine gewöhnliche PDF-Datei genügt nicht, benötigt werden strukturierte Rechnungsdaten, etwa als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Klären Sie zuerst mit Ihrem Auftraggeber das gewünschte Format und den Übermittlungsweg. Für einzelne Rechnungen ist die manuelle Eingabe praktikabel; bei regelmäßig vielen Belegen wird der Zeitaufwand zum eigentlichen Kostenfaktor.
Der kostenlose Weg beginnt beim richtigen Dateiformat
Eine E-Rechnung ist nicht bloß eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Ihre Daten müssen maschinell verarbeitet werden können. Eine aus Word exportierte PDF-Datei oder ein Scan erfüllt diese Voraussetzung allein nicht. Auch das Umbenennen einer Datei von PDF in XML ändert daran nichts.
Für kleine Betriebe sind vor allem zwei Varianten relevant:
- XRechnung: Die Rechnungsinformationen stehen in einer strukturierten XML-Datei. Zum bequemen Lesen benötigen Sie eine geeignete Anzeige. Dieses Format spielt insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern eine Rolle.
- ZUGFeRD: Eine dafür geeignete PDF-Datei enthält zusätzlich eingebettete XML-Rechnungsdaten. Für den umsatzsteuerlichen Einsatz kommt es auf das passende Profil und dessen Übereinstimmung mit den maßgeblichen Anforderungen an; nicht jede ZUGFeRD-Ausprägung genügt.
Die europäische Norm EN 16931 bildet eine wesentliche technische Grundlage. Die Auswahl einer passenden Formatbezeichnung im Werkzeug ist ein Anfang, ersetzt aber nicht die Prüfung der tatsächlich erzeugten Datei.
Bitten Sie den Empfänger vor der ersten Rechnung um seine Rechnungseingangsvorgaben. Dazu gehören Format, Empfangsadresse oder Portal, Bestellbezug und gegebenenfalls eine Leitweg-ID. Letztere ist keine allgemeine Pflichtangabe für jede Rechnung an ein Unternehmen.
Welche kostenlosen Verfahren praktisch infrage kommen
Ein Erstellungswerkzeug für einzelne Rechnungen
Ein benennbarer Einstieg ist PDF24 Tools mit dem Werkzeug zum Erstellen von E-Rechnungen. Solche Eingabemasken übernehmen die technische Dateierzeugung aus den eingetragenen Rechnungsdaten. Sie müssen damit nicht selbst XML schreiben.
Öffnen Sie ausdrücklich die Funktion zur E-Rechnungserstellung, nicht lediglich ein Werkzeug zum Erstellen oder Konvertieren gewöhnlicher PDF-Dateien. Prüfen Sie vor der Dateneingabe die angebotenen Exportformate, die Erläuterungen zur Verarbeitung Ihrer Daten und die Nutzungsbedingungen. Ein kostenloser PDF-Konverter ist nicht automatisch ein E-Rechnungsgenerator.
Bei vertraulichen Kunden-, Projekt- oder Bankdaten ist außerdem zu klären, ob die Verarbeitung lokal oder auf einem Server erfolgt. Eine Browseroberfläche allein sagt darüber nichts aus. Nutzen Sie einen fremden Dienst erst, wenn dessen Datenverarbeitung zu Ihren betrieblichen Datenschutzanforderungen passt.
Die Web-Erfassung im Portal des Auftraggebers
Manche Auftraggeber bieten in ihrem Rechnungseingangsportal eine Web-Erfassung an. Damit lassen sich Rechnungsdaten direkt eingeben, ohne eine eigene Anwendung anzuschaffen. Dieser Weg eignet sich besonders, wenn Sie nur gelegentlich für genau diesen Empfänger arbeiten.
Prüfen Sie in der Portalhilfe die Bereiche Web-Erfassung, Rechnungseinreichung und Download. Nicht jedes Portal erstellt Rechnungen; einige nehmen ausschließlich fertige Dateien entgegen. Klären Sie außerdem, ob Sie die eingereichte Rechnung und eine Eingangsbestätigung für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen können.
Ein Empfängerportal ist kein allgemeiner Ersatz für Ihre Rechnungserstellung. Es hilft nur für die dort angeschlossenen Auftraggeber und deren Übermittlungsbedingungen.
Von den Rechnungsdaten zur versandfertigen Datei
Für einen kleinen Betrieb reicht ein überschaubarer Ablauf: Eine Person erstellt die Rechnung, prüft den Export und legt Versandnachweis und Originaldatei gemeinsam ab. Bei mehreren Beteiligten sollte feststehen, wer Leistungsdaten liefert und wer die Rechnung freigibt.
- Unterlagen zusammenstellen: Halten Sie Auftrag, Kundenanschrift, eigene Unternehmensdaten, steuerliche Angaben, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Beträge und Zahlungsvereinbarung bereit. Übernehmen Sie Bestellnummern und Empfängerreferenzen aus dem Auftrag statt aus einer älteren Rechnung.
- Rechnungsnummer vergeben: Verwenden Sie Ihre betriebliche Nummernvergabe und erfassen Sie die Nummer im Rechnungsverzeichnis. Ein kostenloses Einzelwerkzeug kennt Ihre bereits verwendeten Nummern möglicherweise nicht.
- Steuerliche Behandlung festlegen: Wählen Sie nur die zu Ihrem Umsatz passende Behandlung. Eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer benötigt je nach Fall andere Angaben als eine regulär steuerpflichtige Leistung. Das Werkzeug entscheidet nicht zuverlässig über Ihren steuerlichen Status.
- Daten eingeben und berechnen lassen: Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise, Nachlässe und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Vergleichen Sie anschließend Positionssummen und Gesamtbetrag mit Ihrem Auftrag. Prüfen Sie auch Bankverbindung und Zahlungsziel.
- Das vereinbarte Format exportieren: Laden Sie die tatsächliche E-Rechnungsdatei herunter. Eine Vorschau oder ein Ausdruck allein reicht als Ergebnis nicht aus.
- Datei prüfen: Öffnen Sie die exportierte Datei in einer geeigneten Anzeige und kontrollieren Sie die strukturierten Daten. Lassen Sie zusätzlich eine technische Validierung durchführen, wenn das Erstellungswerkzeug diese nicht nachvollziehbar anbietet.
- Versenden und dokumentieren: Nutzen Sie den vereinbarten Übermittlungsweg. Bewahren Sie die versandte Originaldatei zusammen mit Versand- oder Portalbestätigung und dem zugehörigen Auftrag nachvollziehbar auf.
Bei einer ZUGFeRD-Datei sollten sichtbare Rechnung und eingebettete Daten übereinstimmen. Ändern Sie nach dem Export nicht nur die sichtbare PDF-Seite. Bei einer notwendigen Änderung muss die strukturierte Rechnung ebenfalls richtig erzeugt werden.
Technisch gültig ist nicht automatisch sachlich richtig
Eine Validierung prüft die Dateistruktur und vorgegebene Geschäftsregeln. Sie beweist nicht, dass Sie die richtige Leistung berechnet, den passenden Steuersatz gewählt oder die richtige Bankverbindung eingetragen haben.
Für XRechnungen ist der KoSIT-Validator ein kostenlos verfügbares technisches Prüfwerkzeug. Er benötigt die zur XRechnung passende Prüfkonfiguration und ist eher für Betriebe mit technischer Unterstützung geeignet. Eine Dateianzeige, die XML lediglich lesbar darstellt, ist dagegen noch keine vollständige Validierung.
Bei einem Fehlerbericht entscheidet die Fehlerart über das weitere Vorgehen: Fehlende Empfängerreferenzen ergänzen Sie anhand der Bestellunterlagen. Nicht unterstützte Profile oder Strukturfehler klären Sie über die Hilfe des Erstellungswerkzeugs. Ein unklarer Umsatzsteuerausweis gehört zur steuerlichen Prüfung. Bearbeiten Sie XML-Dateien nicht auf Verdacht von Hand.
Wird eine technisch gültige Rechnung vom Auftraggeber abgewiesen, prüfen Sie dessen Rückmeldung. Ein fehlender Bestellbezug oder ein falscher Übermittlungsweg kann die Verarbeitung verhindern, obwohl die Datei formal korrekt ist.
Welche Pflichten Sie getrennt von der Werkzeugwahl prüfen
Für Deutschland sind die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen insbesondere in § 14 UStG geregelt. Für Übergangsregelungen ist § 27 UStG relevant. Eine auffindbare amtliche Prüfbasis bieten die Fragen und Antworten des Bundesministeriums der Finanzen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.
Prüfen Sie dort getrennt, ob Sie E-Rechnungen empfangen können müssen und ob Sie für den betreffenden Umsatz bereits eine E-Rechnung ausstellen müssen. Übergangsregelungen, Kleinunternehmerregelung und besondere Rechnungsfälle dürfen nicht gleichgesetzt werden. Auch ist eine Rechnung an einen privaten Endkunden anders einzuordnen als ein inländischer Geschäftsumsatz zwischen Unternehmen.
Bei öffentlichen Auftraggebern kommen die Rechnungseingangsvorgaben der jeweiligen Verwaltung hinzu. Die Portalhilfe des Empfängers ist dafür der praktische Prüfpunkt. Bundes- und Landesverfahren sind nicht ohne Weiteres austauschbar.
Für Ihre Ablage gilt: Bewahren Sie die strukturierten Originaldaten auf, nicht nur einen Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Ein einfacher Downloadordner erfüllt für sich allein noch nicht sämtliche Anforderungen an eine nachvollziehbare, gegen unbemerkte Änderungen abgesicherte Aufbewahrung. Stimmen Sie die Einbindung in Ihren bestehenden Buchhaltungs- und Archivprozess mit Ihrer steuerlichen Beratung ab.
Was kostenlos im Arbeitsalltag tatsächlich kostet
Ohne Lizenzgebühr bedeutet nicht ohne Aufwand. Bei manueller Erfassung entstehen Kosten durch Eingabe, Prüfung, Versand und Ablage. Ein kostenloses Werkzeug kann für wenige Rechnungen ausreichen, während bei vielen ähnlichen Belegen eine Schnittstelle oder gespeicherte Stammdaten wirtschaftlich wichtiger werden.
Eine reine Beispielrechnung macht den Unterschied sichtbar: Angenommen, Sie erstellen monatlich 8 Rechnungen und benötigen dafür jeweils 12 Minuten. Bei einem intern angesetzten Zeitwert von 30 Euro pro Stunde beträgt der monatliche Arbeitsaufwand rechnerisch ((8 × 12 Minuten) ÷ 60 Minuten pro Stunde) × 30 Euro pro Stunde = 48 Euro. Die Lizenzkosten sind dabei mit 0 Euro angenommen. Das sind keine Marktpreise oder gemessenen Bearbeitungszeiten; ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen Zeiten und Ihren betrieblichen Zeitansatz.
Für Ihre Entscheidung zählt daher der Engpass: Fehlt Ihnen lediglich ein gültiger Export für einzelne Belege, ist ein kostenloses Erstellungswerkzeug ein sinnvoller Start. Müssen Sie regelmäßig Kundendaten doppelt erfassen, Positionen übertragen oder Dateien nachbearbeiten, messen Sie zuerst diesen Aufwand. Kaufen Sie zusätzliche Software erst dann, wenn eine überprüfbare Funktion diesen Engpass tatsächlich beseitigt.
