Wird Ihre ZUGFeRD-Rechnung abgelehnt, müssen Sie drei Ebenen getrennt prüfen: das vom Empfänger unterstützte Profil, die eingebetteten XML-Daten und die technische Beschaffenheit der PDF-Datei. Sichern Sie zuerst die tatsächlich versandte Datei zusammen mit der vollständigen Ablehnungsmeldung. Eine optisch einwandfreie Rechnung kann technisch fehlerhaft sein; eine technisch gültige Datei kann wiederum außerhalb der Annahmevorgaben des Kunden liegen.
Die Ablehnung zuerst der richtigen Prüfebene zuordnen
ZUGFeRD verbindet eine lesbare Rechnung als PDF mit strukturierten Rechnungsdaten in einer eingebetteten XML-Datei. Bei modernen ZUGFeRD-Ausgaben basiert der PDF-Container auf PDF/A-3. Ob die Rechnung angenommen wird, hängt nicht allein davon ab, ob sich das PDF öffnen lässt.
Fordern Sie vom Kunden oder dessen Rechnungsportal den vollständigen Fehlerbericht an. Ein Hinweis auf ein nicht unterstütztes Format reicht nicht aus, um zwischen einem falschen Profil und einer beschädigten Einbettung zu unterscheiden. Arbeiten Sie danach in dieser Reihenfolge:
- Gleichen Sie die Annahmevorgaben des Empfängers mit ZUGFeRD-Version, Profil und zulässigem Übertragungsweg ab. Passt bereits diese Kombination nicht, ändern Sie zuerst den Export.
- Prüfen Sie, ob die versandte PDF-Datei den vorgesehenen XML-Anhang enthält und dieser ausgelesen werden kann. Fehlt er, liegt der nächste Schritt beim PDF-Export oder einem nachgelagerten Verarbeitungsschritt.
- Validieren Sie die extrahierte XML-Datei mit dem passenden Schema und den zugehörigen Geschäftsregeln. Bei Fehlern korrigieren Sie Rechnungsdaten oder Exportzuordnung.
- Prüfen Sie den PDF/A-Container und die ZUGFeRD-Einbettung. Besteht die XML-Prüfung, die PDF-Prüfung aber nicht, muss die Erzeugung der hybriden Datei korrigiert werden.
- Bestehen alle passenden Prüfungen, untersuchen Sie mit dem Empfänger dessen zusätzliche Annahmeregeln und die beim Versand eingegangene Datei.
Damit vermeiden Sie, Rechnungsbeträge oder Kundendaten zu ändern, obwohl tatsächlich nur das gewählte Ausgabeformat nicht unterstützt wird.
Profil und Version: Was der Empfänger tatsächlich verarbeiten kann
Die Angabe ZUGFeRD allein beschreibt den Export nicht ausreichend. Entscheidend sind die Version und das Profil. Ein Empfänger kann beispielsweise ein EN-16931-Profil unterstützen, ohne sämtliche erweiterten ZUGFeRD-Inhalte verarbeiten zu können.
Prüfen Sie in den Exporteinstellungen Ihrer Rechnungssoftware die vollständige Formatbezeichnung. Vergleichen Sie diese mit der Schnittstellenbeschreibung oder den Einlieferungsvorgaben des Kunden. Für die technische Zuordnung sind die Spezifikation und das Informationspaket der jeweiligen ZUGFeRD-Ausgabe beim Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, die passende Prüfbasis.
| Profil oder Variante | Bedeutung für die Fehlersuche | Folge für den Export |
|---|---|---|
| MINIMUM und BASIC WL | Diese Profile enthalten nur eingeschränkte strukturierte Informationen und bilden keine vollständige EN-16931-Rechnung ab. | Nicht auswählen, wenn der Empfänger einen vollständigen EN-16931-Datensatz verlangt. |
| BASIC | Das Profil deckt einen begrenzten Umfang für einfache Rechnungen ab. Seine Eignung hängt vom Geschäftsvorfall und den Annahmevorgaben ab. | Prüfen, ob alle benötigten Angaben strukturiert abgebildet werden und der Empfänger BASIC unterstützt. |
| EN 16931 | Dieses Profil orientiert sich am europäischen semantischen Rechnungsmodell. | Auswählen, wenn genau dieses Profil gefordert wird, und mit den dazu passenden Regeln validieren. |
| EXTENDED | Das Profil ermöglicht zusätzliche Inhalte über den Kernumfang hinaus. | Nur einsetzen, wenn die benötigten Erweiterungen und ihre Verarbeitung beim Empfänger geklärt sind. |
Ein Wechsel auf EXTENDED ist keine allgemeine Reparaturmaßnahme. Ein umfangreicheres Profil verbessert die Kompatibilität nicht automatisch. Ebenso wenig genügt es, die Profilkennung in der XML-Datei umzubenennen: Die enthaltene Struktur muss die Regeln des angegebenen Profils erfüllen.
Verlangt der Kunde XRechnung, ist außerdem zu klären, welche Syntax und welche Verpackung der Eingang akzeptiert. Eine ZUGFeRD-PDF-Datei ist nicht allein durch einen geänderten Dateinamen eine passende Einlieferung für einen Eingang, der ausschließlich eigenständige XML-Dateien annimmt.
Die eingebettete XML-Datei prüfen, nicht einen separaten Export
Für die Diagnose zählt die XML-Datei innerhalb der abgelehnten PDF-Datei. Ein zusätzlich erzeugter XML-Export kann andere Daten enthalten und beweist nicht, dass der versandte ZUGFeRD-Anhang korrekt ist.
Öffnen Sie die Anlagenansicht eines PDF-Programms, das eingebettete Dateien anzeigen kann, oder verwenden Sie ein geeignetes ZUGFeRD-Prüfwerkzeug. Extrahieren Sie den Rechnungsdatensatz aus einer Arbeitskopie. Dass ein einfacher Browserbetrachter keinen Anhang anzeigt, ist noch kein Beweis für dessen Fehlen.
Gleichen Sie anschließend diese Merkmale miteinander ab:
- Die in der XML-Datei angegebene Profilkennung passt zum gewählten Exportprofil.
- Die PDF-Metadaten verweisen auf den tatsächlich eingebetteten Rechnungsdatensatz.
- Dateiname, Einbettungsbeziehung und Metadaten entsprechen den Vorgaben der verwendeten ZUGFeRD-Ausgabe.
- Es ist eindeutig, welcher eingebettete Datensatz zur sichtbaren Rechnung gehört.
Bei neueren ZUGFeRD-/Factur-X-Ausgaben begegnet Ihnen häufig der Anhangsname factur-x.xml. Ältere Ausgaben verwenden teilweise andere Namen. Benennen Sie einen Anhang nicht versuchsweise um: Die Vorgaben müssen als zusammenhängendes Paket aus Version, Profil, XML und PDF-Metadaten stimmen.
ZUGFeRD verwendet für seine strukturierten Rechnungsdaten die Syntax Cross Industry Invoice, kurz CII. Eine beliebige XML-Datei oder eine UBL-Rechnung als PDF-Anhang ersetzt diesen Datensatz nicht.
XML-Validierung und PDF-Prüfung liefern unterschiedliche Befunde
Eine XML-Schemaprüfung kontrolliert die zulässige Struktur und Datentypen. Zusätzliche Geschäftsregeln, häufig über Schematron umgesetzt, prüfen fachliche Zusammenhänge. Dazu gehören etwa die Konsistenz von Summen, Steuerangaben und erforderlichen Informationen unter bestimmten Bedingungen.
Verwenden Sie ein Werkzeug, das die eingesetzte ZUGFeRD-Version und das ausgewählte Profil unterstützt, beispielsweise die entsprechende Validierungsfunktion von Mustangproject. Speichern Sie im Prüfbericht auch die Werkzeugversion und das verwendete Regelpaket. Ein erfolgreicher Lauf mit einem unpassenden oder zu alten Regelpaket ist keine ausreichende Freigabe.
Die PDF-Prüfung beantwortet eine andere Frage: Erfüllt der Container die PDF/A-Anforderungen? Dafür kommt beispielsweise veraPDF infrage. Eine bestandene PDF/A-Prüfung bestätigt jedoch weder die fachliche Richtigkeit der Rechnungsdaten noch sämtliche ZUGFeRD-spezifischen Einbettungsregeln. Dafür wird zusätzlich eine geeignete ZUGFeRD-Prüfung benötigt.
Achten Sie im Bericht auf die betroffene Ebene. Meldet das Werkzeug einen XML-Regelverstoß, hilft eine erneute PDF-Konvertierung normalerweise nicht. Meldet es eine fehlerhafte Einbettung oder widersprüchliche Metadaten, löst die Korrektur einer Rechnungsposition das Problem nicht.
Vertrauliche Rechnungsdaten sollten Sie nicht ungeprüft in öffentliche Online-Prüfdienste hochladen. Nutzen Sie eine lokal betriebene Prüfung oder einen betrieblich freigegebenen Dienst mit geklärter Datenverarbeitung.
Nachbearbeitung kann einen korrekten ZUGFeRD-Export verändern
Vergleichen Sie bei einem Formatfehler die direkt aus der Rechnungssoftware erzeugte Datei mit der tatsächlich verschickten Fassung. PDF-Drucker, Optimierungsprogramme, Zusammenführungen und andere Nachbearbeitungen können eingebettete Dateien oder Metadaten entfernen beziehungsweise verändern.
Eine hilfreiche Gegenprobe ist der erneute Export derselben Rechnung ohne nachgelagerte PDF-Bearbeitung. Besteht diese Originaldatei die Prüfung, die Versandfassung aber nicht, liegt die Ursache wahrscheinlich in der Verarbeitung zwischen Export und Versand. Prüfen Sie dann jeden beteiligten Schritt einzeln, statt die Rechnungsdaten zu verändern.
Ein typisches betriebliches Szenario: Eine Agentur exportiert eine ZUGFeRD-Rechnung und fügt danach über ein PDF-Werkzeug einen Leistungsnachweis hinzu. Die ursprüngliche Datei besteht die Prüfung, die zusammengeführte Fassung enthält keinen auslesbaren Rechnungsdatensatz mehr. Die passende Lösung ist ein vom Exportprogramm unterstützter Anlagenprozess oder ein gesonderter Versand des Leistungsnachweises nach den Kundenvorgaben. Ein erneuter Ausdruck als PDF stellt die verlorene Struktur nicht wieder her.
Korrektur freigeben und Annahme nachvollziehbar abschließen
Ändern Sie fehlerhafte Angaben möglichst im führenden Rechnungssystem und erzeugen Sie PDF und XML daraus neu. Manuelle Änderungen nur am XML-Anhang können Widersprüche zur sichtbaren Rechnung verursachen und werden beim nächsten Export häufig wieder überschrieben.
Vergleichen Sie vor der Freigabe insbesondere Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte, Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsinformationen zwischen Sichtbeleg und strukturierten Daten. Die technische Validierung erkennt nicht zwangsläufig, dass im PDF eine andere Bankverbindung steht als im XML.
In einem kleinen Betrieb sollte die Buchhaltung oder die rechnungsstellende Person den Vorgang verantwortlich führen. Sie sichert Ablehnung und Originaldatei, veranlasst bei Bedarf die Exportkorrektur durch Softwarebetreuung oder Anbieter und dokumentiert die erneute Prüfung. Zum Vorgang gehören die verwendete Exportkombination aus Version und Profil, die Prüfberichte, die korrigierte Versanddatei und die Rückmeldung des Empfängers.
Trennen Sie dabei eine technische Neuerzeugung von einer inhaltlichen Rechnungskorrektur. Eine bloße Neuverpackung desselben Rechnungsinhalts sollte nicht versehentlich einen zweiten offenen Posten erzeugen. Müssen Inhalt oder Rechnungsstatus geändert werden, ist der vorgesehene Korrekturprozess Ihrer Buchhaltung maßgeblich.
Die Fehlerbehebung ist abgeschlossen, wenn die endgültige Versanddatei die passenden Prüfungen besteht und der Empfänger ihre Annahme bestätigt. Bleibt die Ablehnung trotz fehlerfreier Validierung bestehen, übergeben Sie dem Softwareanbieter und dem Kunden denselben Dateistand samt Profilangabe und Prüfbericht. So lässt sich eine verbleibende Schnittstellenbeschränkung von einem Exportfehler unterscheiden.
