Eine Überweisung für mehrere Kundenrechnungen erfassen Sie als einen Zahlungseingang und verteilen den Betrag auf die zugehörigen offenen Posten. Prüfen Sie zuerst den Verwendungszweck und eine eventuell mitgesendete Zahlungsaufstellung des Kunden. Entscheidend ist, dass die Summe der zugeordneten Beträge mit dem Bankeingang übereinstimmt und jede vollständig oder teilweise ausgeglichene Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Erstellen Sie dafür keine neue Sammelrechnung und erfassen Sie den Zahlungseingang nicht zusätzlich als neuen Umsatz, wenn die Rechnungen bereits gebucht sind. Die Aufgabe ist der Ausgleich bestehender Forderungen, nicht die erneute Erfassung der abgerechneten Leistungen.
Vom Bankumsatz zu den richtigen offenen Posten
Für die Zuordnung benötigen Sie den Bankumsatz mit Betrag, Buchungsdatum, Absender und vollständigem Verwendungszweck sowie die Liste der offenen Kundenrechnungen. Liegt ein Zahlungsavis vor, nehmen Sie es hinzu. Ein Zahlungsavis ist eine Aufstellung, mit der der Kunde erläutert, welche Rechnungen und Abzüge seine Überweisung umfasst.
In kleinen Betrieben kann die Person, die den Bankabgleich übernimmt, auch die Aufteilung vorbereiten. Unklare Abzüge oder Verrechnungen sollten jedoch mit der für den Kundenauftrag verantwortlichen Person abgestimmt werden. So wird aus einer vermuteten Reklamation nicht versehentlich eine akzeptierte Rechnungskürzung.
- Ordnen Sie den Absender dem richtigen Kunden zu. Bei abweichenden Namen, etwa einer Zahlung durch eine verbundene Gesellschaft, benötigen Sie einen zusätzlichen Bezug zu den Rechnungen.
- Suchen Sie die genannten Rechnungsnummern und prüfen Sie deren noch offene Beträge. Maßgeblich ist nicht allein der ursprüngliche Rechnungsbetrag: Frühere Teilzahlungen oder bereits verrechnete Gutschriften können den Rest verändert haben.
- Addieren Sie die offenen Beträge der bezeichneten Rechnungen. Stimmen Summe und Überweisung überein, können Sie den Zahlungseingang entsprechend verteilen.
- Fehlen Rechnungsnummern, prüfen Sie, ob eine eindeutige Kombination offener Rechnungen zum Zahlungseingang passt. Ein passender Gesamtbetrag ist ein Indiz, aber bei mehreren möglichen Kombinationen kein ausreichender Nachweis.
- Bleibt die Zuordnung unklar oder weicht der Betrag ab, erfassen Sie den Eingang zunächst als ungeklärt beziehungsweise nicht vollständig zugeordnet. Klären Sie die Verteilung mit dem Kunden, bevor Sie betroffene Rechnungen endgültig schließen.
Eine automatisch vorgeschlagene Zuordnung sollte dieselbe Prüfung durchlaufen. Besonders bei wiederkehrenden Rechnungsbeträgen kann die Software rechnerisch passende, aber sachlich falsche Rechnungen auswählen.
Eine Überweisung, drei Rechnungen: vollständiger Ausgleich
Das folgende vereinfachte Beispiel zeigt die Aufteilung ohne Skonto, Gutschriften oder frühere Teilzahlungen. Alle Beträge sind die tatsächlich offenen Zahlbeträge der Rechnungen.
- Rechnung R-104: 595,00 Euro offen.
- Rechnung R-109: 357,00 Euro offen.
- Rechnung R-112: 238,00 Euro offen.
- Überweisung des Kunden: 1.190,00 Euro mit allen drei Rechnungsnummern im Verwendungszweck.
Die Kontrolle lautet: 595,00 Euro + 357,00 Euro + 238,00 Euro = 1.190,00 Euro. Sie ordnen dem einen Bankumsatz drei Teilbeträge zu: 595,00 Euro zu R-104, 357,00 Euro zu R-109 und 238,00 Euro zu R-112. Danach sind alle drei offenen Posten ausgeglichen; vom Bankeingang bleibt kein unzugeordneter Betrag.
Die Rechnungen selbst bleiben unverändert. Es ist weder eine neue Rechnung über 1.190,00 Euro noch eine Zusammenfassung der ursprünglichen Leistungen erforderlich. Der Zusammenhang entsteht durch die dokumentierte Zahlungszuordnung.
Weniger oder mehr Geld: Differenzen nicht verstecken
Eine Abweichung zwischen Rechnungssumme und Bankeingang braucht eine eigene Erklärung. Buchen Sie eine Differenz nicht pauschal als Rabatt, Skonto oder sonstigen Aufwand, nur damit die offenen Posten verschwinden.
Bei Unterzahlung bleibt ein Rest offen
Überweist der Kunde im Beispiel nur 1.100,00 Euro und bestätigt ausdrücklich, dass R-104 und R-109 vollständig bezahlt werden sollen, entfallen darauf zusammen 952,00 Euro. Für R-112 verbleiben 1.100,00 Euro − 952,00 Euro = 148,00 Euro als Teilzahlung. Der offene Rest dieser Rechnung beträgt 238,00 Euro − 148,00 Euro = 90,00 Euro.
Diese Verteilung ist durch die bestätigte Zahlungsaufstellung begründet. Ohne eine solche eindeutige Erklärung sollten Sie nicht allein aus dem Fehlbetrag ableiten, welche Rechnung der Kunde teilweise bezahlen wollte. Halten Sie außerdem fest, ob der Kunde eine weitere Zahlung angekündigt hat oder den Restbetrag bestreitet.
Skonto und Gutschriften brauchen einen eigenen Bezug
Ein Skontoabzug ist nur dann als solcher zu behandeln, wenn er zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen passt. Prüfen Sie bei einer Sammelzahlung jede betroffene Rechnung: Die Bedingungen können unterschiedlich sein, und ein Abzug kann nur einen Teil der Rechnungen betreffen. Auch die zugehörige steuerliche Behandlung muss in der Buchhaltung richtig abgebildet werden.
Bei einer Verrechnung mit einer Gutschrift benötigen Sie deren Belegnummer und den noch verfügbaren Betrag. Prüfen Sie, ob sie bereits erstattet oder anderweitig verrechnet wurde. Eine behauptete Reklamation ist dagegen noch kein vorhandener Korrekturbeleg und sollte nicht stillschweigend wie eine freigegebene Gutschrift behandelt werden.
Bei Überzahlung bleibt ein nicht verbrauchter Betrag
Gehen für die drei Rechnungen 1.200,00 Euro ein, beträgt der Überschuss 1.200,00 Euro − 1.190,00 Euro = 10,00 Euro. Die Rechnungen werden mit ihren offenen Beträgen ausgeglichen; die zusätzlichen 10,00 Euro bleiben gesondert nachvollziehbar.
Klären Sie, ob eine Rückzahlung oder eine Verrechnung mit einer anderen Forderung gewünscht und sachlich passend ist. Der Überschuss ist nicht automatisch zusätzlicher Erlös. Auch bei einer späteren Verwendung muss er mit dem ursprünglichen Zahlungseingang verbunden bleiben.
Die Aufteilung in der Buchhaltungssoftware erfassen
Nutzen Sie für die Sammelzahlung die Funktion Ihrer Software, mit der ein Bankumsatz mehreren Rechnungen oder offenen Posten zugeordnet werden kann. Die Bezeichnungen unterscheiden sich; verbreitete Begriffe sind Zahlungszuordnung, Teilzahlung und offene Posten. Prüfen Sie in der Hilfe insbesondere, ob die Funktion Forderungen ausgleicht oder lediglich einen Bankumsatz auf mehrere Buchungspositionen verteilt.
Bei einer Debitorenbuchhaltung wird der Zahlungseingang gegen die bestehenden Forderungen des Kunden erfasst. Die Zuordnung zu den einzelnen Rechnungen sorgt dafür, dass die richtigen offenen Posten geschlossen werden. Eine bloße Aufteilung auf Erlöskonten ersetzt diesen Rechnungsausgleich nicht.
Wenn Ihr Programm nur eine Rechnung je Zuordnung unterstützt, klären Sie den vorgesehenen Arbeitsweg mit dem Software-Support oder Ihrer Buchhaltung. Mehrere frei erfundene Bankeingänge sind kein geeigneter Ersatz für den tatsächlich einmal eingegangenen Betrag.
Bei einer einfacheren Einnahmenverwaltung kann der Zahlungseingang zugleich für die Einnahmenerfassung relevant sein. Trotzdem darf dieselbe Zahlung durch Bankimport, manuelle Erfassung und nachträgliches Markieren der Rechnungen nicht mehrfach berücksichtigt werden. Stimmen Sie den Arbeitsweg mit Ihrer steuerlichen Betreuung ab, wenn unklar ist, welcher Schritt bereits eine Buchung auslöst.
Welche Dokumentation den Abgleich nachvollziehbar macht
Bewahren Sie den Zusammenhang zwischen Bankeingang und Rechnungen so auf, dass eine andere Person die Verteilung ohne erneute Rückfrage verstehen kann. Dazu gehören die Bankreferenz, die betroffenen Rechnungsnummern, die jeweils zugeordneten Beträge und die Erklärung möglicher Differenzen. Eine bestätigende E-Mail oder ein Zahlungsavis wird mit demselben Vorgang verbunden.
Kontrollieren Sie nach dem Speichern zwei Ebenen: Der Bankumsatz muss vollständig und nur einmal erfasst sein; auf Kundenseite müssen die richtigen Rechnungen geschlossen beziehungsweise mit dem richtigen Restbetrag weitergeführt werden. Ein ausgeglichener Gesamtsaldo allein genügt nicht, weil sich falsche Einzelzuordnungen gegenseitig verdecken können.
Prüfen Sie außerdem, ob vollständig bezahlte Rechnungen aus dem Mahnlauf genommen wurden und berechtigte Restforderungen sichtbar bleiben. Entdecken Sie später eine falsche Zuordnung, korrigieren Sie den Rechnungsausgleich über den vorgesehenen Änderungs- oder Stornoweg der Software. Löschen Sie nicht den echten Bankeingang, nur um die Verteilung neu aufzubauen.
Bei strittigen Zahlungsbestimmungen, Verrechnungen oder Abzügen sollte die endgültige Behandlung fachlich geklärt werden. Bis dahin bleibt der Zahlungseingang dokumentiert, ohne eine ungeklärte Forderung vorschnell als erledigt zu behandeln.
