Bei einer Rechnung fürs Vorjahr gehören das tatsächliche Ausstellungsdatum und der frühere Leistungszeitpunkt getrennt auf den Beleg. Schreiben Sie die Rechnung erst im Januar, obwohl Sie die Leistung im Dezember erbracht haben, wird die Rechnung nicht auf Dezember zurückdatiert. Für die steuerliche Zuordnung gibt es jedoch kein einheitliches Datum: Gewinnermittlung, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Vorsteuerabzug folgen unterschiedlichen Regeln.
Prüfen Sie zuerst anhand von Auftrag, Leistungsnachweis und gegebenenfalls Abnahme, wann die Leistung tatsächlich abgeschlossen war. Klären Sie danach, ob Ihr Betrieb eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt oder bilanziert und ob Sie die Umsatzsteuer nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten berechnen.
Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt erfüllen verschiedene Aufgaben
Das Rechnungsdatum dokumentiert, wann Sie die Rechnung ausstellen. Das Leistungsdatum beziehungsweise der Leistungszeitraum beschreibt dagegen, wann die abgerechnete Leistung ausgeführt wurde. Ein Jahreswechsel zwischen beiden Angaben ist für sich genommen kein Fehler.
Für eine gewöhnliche inländische Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht bilden § 14 UStG und die ergänzenden Vorgaben der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Prüfbasis. Sonderformen wie Kleinbetragsrechnungen haben abweichende Anforderungen. Bei einer gewöhnlichen Rechnung kann für den Leistungszeitpunkt die Angabe des Kalendermonats genügen; ein tatsächlich längerer Leistungszeitraum sollte entsprechend nachvollziehbar bezeichnet werden.
Ein einfaches Beispiel für einen abgeschlossenen Dienstleistungsauftrag:
- Die vereinbarte Leistung wurde am 18. Dezember vollständig erbracht.
- Die Rechnung wird am 12. Januar des Folgejahres ausgestellt.
- Als Rechnungsdatum steht der 12. Januar auf dem Beleg; als Leistungsdatum wird der 18. Dezember des Vorjahres angegeben.
Die spätere Rechnung macht aus der Dezemberleistung keine Januarleistung. Umgekehrt muss das Ausstellungsdatum nicht im selben Jahr liegen wie das Leistungsdatum. Ob eine gesetzliche oder vertragliche Rechnungsstellungsfrist eingehalten wurde, ist eine davon getrennte Frage. Prüfen Sie dafür den betroffenen Umsatz anhand von § 14 UStG und der vereinbarten Abrechnung.
Für den Gewinn zählt bei EÜR und Bilanzierung nicht dasselbe
EÜR: Der Zahlungseingang ist regelmäßig maßgeblich
Bei der Einnahmenüberschussrechnung werden Betriebseinnahmen grundsätzlich nach dem Zuflussprinzip erfasst. Eine im Dezember erbrachte, im Januar berechnete und erst im Februar bezahlte Leistung führt im gewöhnlichen Fall daher erst im Folgejahr zu einer Betriebseinnahme. Weder das Dezember-Leistungsdatum noch ein rückdatiertes Rechnungsdatum ersetzen den tatsächlichen Zahlungseingang.
Die gesetzliche Prüfbasis sind § 4 Absatz 3 und § 11 EStG. Ausnahmen, insbesondere für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel, müssen gesondert geprüft werden. Eine einmalige Projektrechnung wird nicht schon dadurch zu einer solchen Ausnahme, dass der Kunde kurz nach dem Jahreswechsel bezahlt.
Dokumentieren Sie deshalb Rechnung und Zahlung getrennt. Die umsatzsteuerliche Behandlung ist zusätzlich zu prüfen und folgt nicht automatisch der zeitlichen Erfassung der Betriebseinnahme.
Bilanzierung: Die wirtschaftlich verdiente Leistung kann ins Vorjahr gehören
Bei bilanzierenden Unternehmen ist der Zahlungseingang nicht der allgemeine Maßstab für die Ertragszuordnung. Ist eine Leistung im Vorjahr vollständig erbracht und der Ertrag nach den maßgeblichen Regeln realisiert, kann der Ertrag bereits zum Vorjahr gehören, obwohl die Rechnung erst im Folgejahr geschrieben wird. Eine noch fehlende Rechnung schließt eine Forderung zum Abschlussstichtag nicht grundsätzlich aus.
Maßgeblich sind die Grundsätze der Gewinnrealisierung und periodengerechten Zuordnung, insbesondere § 252 Absatz 1 Nummer 4 und 5 HGB sowie die steuerlichen Gewinnermittlungsregeln. Bei Werkleistungen kann die Abnahme für die Einordnung wesentlich sein. Ein bloßer Arbeitsstand oder bereits angefallener Aufwand bedeutet noch nicht, dass der gesamte Auftrag als Ertrag erfasst werden darf.
Geben Sie der Buchhaltung zum Jahresabschluss daher auch abgeschlossene, aber noch nicht abgerechnete Aufträge weiter. Benötigt werden insbesondere Vertrag, Leistungsumfang, Abschluss- oder Abnahmenachweis, vereinbarte Vergütung und bereits erhaltene Anzahlungen.
Umsatzsteuer: Eine Januarrechnung verschiebt die Steuer nicht automatisch
Für gewöhnliche steuerpflichtige Inlandsumsätze unterscheidet § 13 UStG zwischen der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten und der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Welche Methode für Ihren Betrieb gilt, sollte aus den steuerlichen Unterlagen und der Einrichtung Ihrer Buchhaltung hervorgehen. Die Istversteuerung nach § 20 UStG ist nicht allein deshalb anzuwenden, weil Sie eine EÜR erstellen.
- Bei der Sollversteuerung knüpft die Steuerentstehung grundsätzlich an die Ausführung der Leistung an. Eine erst im Folgejahr ausgestellte Rechnung verlagert die Umsatzsteuer für eine bereits im Vorjahr ausgeführte Leistung nicht automatisch ins Folgejahr.
- Bei zulässiger Istversteuerung knüpft die Steuerentstehung grundsätzlich an die Vereinnahmung des Entgelts an. Dann ist der Zahlungseingang für die zeitliche Zuordnung entscheidend.
- Bereits erhaltene Anzahlungen können eine eigene Steuerentstehung auslösen. Sie dürfen bei der späteren Abrechnung nicht wie ein bis dahin vollständig unbezahlter Auftrag behandelt werden.
Diese Einordnung setzt einen gewöhnlichen steuerpflichtigen Inlandsumsatz voraus. Steuerfreie Umsätze, Kleinunternehmerregelung, grenzüberschreitende Leistungen oder eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers benötigen eine eigene Prüfung. Die passenden amtlichen Prüfpunkte sind das Umsatzsteuergesetz und die zugehörigen Abschnitte des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses des Bundesministeriums der Finanzen.
War eine Leistung bereits in einer früheren Umsatzsteuer-Voranmeldung zu berücksichtigen, sollte die Buchhaltung prüfen, ob eine Berichtigung erforderlich ist. Die spätere Rechnung einfach im neuen Jahr zu erfassen, löst eine mögliche falsche Periodenzuordnung nicht.
Bei Dezemberarbeit ist das Leistungsende nicht immer der 31. Dezember
Vor der steuerlichen Zuordnung muss feststehen, ob die Leistung zum Jahresende überhaupt abgeschlossen war. Der letzte Arbeitstag im Dezember ist nicht automatisch das Leistungsdatum des gesamten Auftrags.
Bei einer Agentur kann eine vereinbarte monatliche Betreuung für Dezember einen abgeschlossenen Leistungszeitraum bilden. Ein über den Jahreswechsel laufendes Gesamtprojekt ist anders zu beurteilen. Bei einem Handwerksauftrag können Vertrag, Fertigstellung und Abnahme ausschlaggebend sein; allein die letzte Arbeitsstunde vor den Feiertagen reicht als Nachweis nicht aus.
Auch eine Abschlagsrechnung belegt nicht ohne Weiteres eine abgeschlossene Teilleistung. Für eine umsatzsteuerliche Teilleistung müssen die dafür geltenden Voraussetzungen erfüllt sein. Prüfen Sie insbesondere, ob eine wirtschaftlich teilbare Leistung und eine entsprechende gesonderte Entgeltvereinbarung vorliegen.
Halten Sie bei unklaren Aufträgen schriftlich fest, welche Leistung bis zum Jahresende fertig war, was noch ausstand und welche Abrechnung vertraglich vereinbart wurde. Damit kann die steuerliche Beratung zwischen abgeschlossener Leistung, laufendem Auftrag und Anzahlung unterscheiden.
Eine Vorjahresleistung im kleinen Betrieb sauber abrechnen
Für den Jahreswechsel genügt häufig ein klar zugewiesener Ablauf: Die auftragsverantwortliche Person bestätigt die Leistung, die rechnungsstellende Person erstellt den Beleg und die Buchhaltung entscheidet über die steuerlichen Perioden. In einem Einzelunternehmen können diese Aufgaben bei derselben Person liegen; die Prüfschritte bleiben trotzdem getrennt.
- Prüfen Sie Auftrag, Leistungsnachweise und gegebenenfalls Abnahme. Legen Sie fest, welcher Leistungszeitpunkt oder Zeitraum tatsächlich abzurechnen ist.
- Erstellen Sie die Rechnung mit dem tatsächlichen Ausstellungsdatum und dem zutreffenden früheren Leistungszeitpunkt. Verwenden Sie eine Rechnungsnummer aus Ihrem dokumentierten Nummernsystem; erzwingen Sie keine nachträgliche Dezembernummer.
- Übergeben Sie der Buchhaltung die Information, dass eine Vorjahresleistung vorliegt. Ergänzen Sie Angaben zu Anzahlungen, Zahlungseingängen und der vereinbarten Abrechnung.
- Lassen Sie Gewinnzuordnung und Umsatzsteuerperiode getrennt bestimmen. Bei einem bereits bearbeiteten Jahresabschluss oder schon abgegebenen Steueranmeldungen ist zusätzlich der mögliche Korrekturbedarf zu klären.
- Kontrollieren Sie nach der Erfassung, dass der Umsatz nicht doppelt enthalten ist: einmal als Forderung zum Jahresabschluss und ein zweites Mal als neuer Ertrag bei Ausstellung oder Bezahlung der Rechnung.
Eine Rechnung aus dem Folgejahr muss also nicht künstlich dem Vorjahr zugeordnet werden. Die Belegdaten bleiben wahrheitsgemäß; die passende Buchungs- und Steuerperiode wird anhand der jeweils geltenden Regeln bestimmt.
Fragen zu besonderen Fällen am Jahreswechsel
Der Kunde verlangt ein Rechnungsdatum im Vorjahr. Darf ich dem nachkommen?
Ein gewünschtes Budget- oder Buchungsjahr des Kunden rechtfertigt kein unzutreffendes Ausstellungsdatum. Stellen Sie die Rechnung mit dem tatsächlichen Datum und dem richtigen Leistungszeitpunkt aus. Ob der Kunde den Aufwand seinem Vorjahr zuordnen kann, muss er anhand seiner eigenen Gewinnermittlung prüfen.
Kann der Kunde die Vorsteuer allein wegen der Dezemberleistung im Vorjahr abziehen?
Bei einem gewöhnlichen inländischen Leistungsbezug setzt der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG grundsätzlich neben der ausgeführten Leistung den Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus. Geht diese erst im Folgejahr ein, reicht das frühere Leistungsdatum allein nicht für einen Vorsteuerabzug im Vorjahr. Anzahlungen und Sonderfälle wie die Berichtigung einer bereits vorhandenen Rechnung sind gesondert zu beurteilen.
Was gilt, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung nur noch einmal versendet wird?
Der erneute Versand eines unveränderten Rechnungsbelegs ist keine neue Leistung und keine zweite Forderung. Nutzen Sie die vorhandene Rechnung, statt einen zusätzlichen Umsatz mit neuer Rechnungsnummer anzulegen. Müssen Angaben berichtigt werden, sollte die Korrektur nachvollziehbar auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.
