Für Unternehmen ist Zeitarbeit meist leichter auf einen befristeten Personalbedarf zuzuschneiden, während eine Festanstellung bei dauerhaft ausgelasteten Stellen häufig die günstigere Kostenstruktur bietet. Ein belastbarer Vergleich darf jedoch nicht nur den Stundenlohn des Beschäftigten dem Verrechnungssatz der Zeitarbeitsfirma gegenüberstellen. Entscheidend sind die Gesamtkosten für denselben Zeitraum und dieselbe benötigte Arbeitsleistung.
Der erste sinnvolle Schritt ist eine Bedarfsrechnung: Wie viele Arbeitsstunden werden benötigt, wie sicher ist die Auslastung und was kostet es, wenn die Stelle später nicht mehr ausgelastet ist? Danach können Sie das Angebot des Personaldienstleisters und die interne Personalkalkulation auf eine gemeinsame Basis bringen.
Warum der Stundenlohn allein zu einem falschen Ergebnis führt
Bei einer Festanstellung zahlt das Unternehmen neben dem Bruttolohn weitere arbeitgeberseitige Kosten. Dazu gehören insbesondere Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen, Entgeltfortzahlung, bezahlter Urlaub, Personalverwaltung und gegebenenfalls betriebliche Zusatzleistungen. Hinzu kommen einmalige Aufwendungen für Personalsuche, Auswahl, Vertragserstellung, Arbeitsplatz und Einarbeitung.
Bei der Zeitarbeit stellt der Personaldienstleister einen Verrechnungssatz in Rechnung. Dieser liegt deutlich über dem Bruttostundenlohn der eingesetzten Person, weil darin unter anderem deren Vergütung, Arbeitgeberkosten, Ausfallzeiten, Verwaltung und die Leistung des Personaldienstleisters finanziert werden. Für den Vergleich ist dieser Aufschlag nicht automatisch ein Nachteil: Ein Teil der Kosten, die bei einer Festanstellung separat anfällt, steckt bereits im Verrechnungssatz.
Verglichen werden sollten daher zwei vollständige Kostenblöcke, nicht zwei unterschiedlich definierte Einzelpreise.
Welche Positionen bei Zeitarbeit auf die Rechnung gehören
Die direkten Kosten der Arbeitnehmerüberlassung ergeben sich vor allem aus dem vereinbarten Verrechnungssatz und den tatsächlich abrechenbaren Stunden. Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag kann jedoch weitere Preisbestandteile enthalten.
- Verrechnungssatz je Normalstunde
- Zuschläge für Mehrarbeit, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage oder besondere Einsatzzeiten
- Regelungen zu Fahrtkosten, Auslösung oder Unterkunft
- Mindestabnahmemengen oder vereinbarte Wochenstunden
- Kosten bei kurzfristiger Abbestellung eines Einsatzes
- Gebühren für eine spätere Übernahme, sofern wirksam vereinbart
- Umsatzsteuer auf die Rechnung des Personaldienstleisters
Die Umsatzsteuer sollte beim wirtschaftlichen Vergleich getrennt ausgewiesen werden. Kann Ihr Unternehmen die Vorsteuer vollständig abziehen, ist regelmäßig der Nettobetrag die passende Vergleichsgröße. Bei fehlendem oder eingeschränktem Vorsteuerabzug kann dagegen der Bruttobetrag wirtschaftlich relevant sein. Die Behandlung ist anhand der eigenen steuerlichen Situation zu prüfen.
Zusätzlich entstehen im Einsatzbetrieb interne Kosten. Auch eine Zeitarbeitskraft benötigt Unterweisung, Zugangsdaten, Arbeitsmittel und eine fachliche Ansprechperson. Je kürzer der Einsatz, desto stärker fallen diese einmaligen Aufwendungen je geleisteter Stunde ins Gewicht.
Was eine Festanstellung über den Bruttolohn hinaus kostet
Die Kalkulation einer Festanstellung beginnt mit dem Bruttolohn, endet dort aber nicht. Die tatsächliche Arbeitgeberbelastung setzt sich aus laufenden, einmaligen und risikobedingten Positionen zusammen.
Laufende Arbeitgeberkosten
- Bruttogehalt oder Bruttolohn
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- gesetzliche Umlagen und Beiträge zur Unfallversicherung
- Entgelt während Urlaub, Feiertagen und gegebenenfalls Krankheit
- Lohnabrechnung und laufende Personalverwaltung
- freiwillige oder vertragliche Leistungen wie Zuschüsse, Prämien oder betriebliche Altersversorgung
Eine pauschale Prozentzahl für alle Lohnnebenkosten ist für eine Unternehmensentscheidung zu ungenau. Beitragssätze, Umlagen, Entgeltbestandteile, Krankenkasse und Beschäftigungsmerkmale können das Ergebnis verändern. Verwenden Sie für die Kalkulation die Werte aus Ihrer Lohnabrechnung, Personalsoftware oder einer Probeberechnung der betreuenden Lohnstelle.
Einmalige und kapazitätsabhängige Kosten
Zur Festanstellung gehören außerdem Kosten für Personalsuche, Bewerberauswahl, Vertragsabwicklung und Einarbeitung. Bei Büroarbeitsplätzen können Hardware, Softwarelizenzen und Mobiliar hinzukommen; in Handwerk oder Produktion sind möglicherweise Schutzkleidung, Werkzeuge, arbeitsmedizinische Vorsorge oder Qualifikationsnachweise erforderlich.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Kapazitätsbindung. Sinkt der Personalbedarf nach einem Projekt, läuft das Arbeitsverhältnis nicht automatisch aus. Das Unternehmen trägt dann zunächst die Personalkosten weiter und muss prüfen, ob eine anderweitige Beschäftigung, eine wirksame Befristung oder eine rechtlich zulässige Beendigung möglich ist. Diese Fragen gehören nicht als pauschaler Kündigungskostenbetrag in die Rechnung, sondern als eigenes Szenario.
Beispielrechnung für einen dreimonatigen Personalbedarf
Das folgende Rechenszenario dient nur zur Orientierung. Die eingesetzten Werte sind keine Marktpreise und keine Vorgabe für Lohnnebenkosten. Ersetzen Sie den Verrechnungssatz durch das schriftliche Angebot des Personaldienstleisters und die Arbeitgeberkosten durch eine betriebliche Lohnkalkulation.
Ein kleiner Betrieb benötigt für drei Monate insgesamt 480 Arbeitsstunden. Für die Zeitarbeit wird beispielhaft mit einem Nettoverrechnungssatz von 38 Euro je Stunde und 600 Euro internen Kosten für Unterweisung und Ausstattung gerechnet.
Zeitarbeit: (480 Stunden × 38 Euro je Stunde) + 600 Euro = 18.840 Euro netto.
Für die Festanstellung werden beispielhaft 3.000 Euro Bruttogehalt je Monat, ein rein angenommener Arbeitgeberkostenaufschlag von 22 Prozent, 2.500 Euro für die Personalsuche, 300 Euro für Abrechnung und Verwaltung sowie 1.200 Euro für Ausstattung angesetzt.
Festanstellung für drei Monate: (3 Monate × 3.000 Euro) + (9.000 Euro × 22 Prozent) + 2.500 Euro + 300 Euro + 1.200 Euro = 14.980 Euro.
Der Zahlencheck zeigt zunächst einen Unterschied von 3.860 Euro zugunsten der Festanstellung: 18.840 Euro − 14.980 Euro = 3.860 Euro. Dieses Ergebnis gilt aber nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich auf den betrachteten Zeitraum begrenzt werden kann und alle einbezogenen Stunden betrieblich benötigt werden.
Entsteht nach den drei Monaten beispielsweise ein weiterer Monat ohne ausreichende Auslastung, erhöht sich die Beispielrechnung um 3.000 Euro Bruttogehalt plus den angenommenen Aufschlag von 22 Prozent. Das sind weitere 3.660 Euro. Die Gesamtkosten der Festanstellung steigen damit auf 18.640 Euro und liegen nahezu auf dem Niveau der Zeitarbeit. Genau dieses Auslastungsrisiko kann die Entscheidung stärker beeinflussen als der rechnerische Stundenpreis.
Die Entscheidung hängt von vier betrieblichen Größen ab
Ein sinnvoller Vergleich verwendet für beide Modelle denselben Zeitraum, dieselbe Tätigkeit und dieselbe erwartete Arbeitsmenge. Danach lassen sich vier Entscheidungspunkte nacheinander bewerten.
- Dauer des Bedarfs: Ist die zusätzliche Arbeit auf einen Auftrag, eine Saison oder eine Vertretung begrenzt, kann die höhere Flexibilität der Zeitarbeit ihren Preis rechtfertigen. Besteht die Aufgabe dauerhaft, verteilen sich Such- und Einarbeitungskosten einer Festanstellung über einen längeren Zeitraum.
- Sicherheit der Auslastung: Eine gut ausgelastete Dauerstelle spricht wirtschaftlich eher für eine eigene Beschäftigung. Bei stark schwankender Auftragslage muss der mögliche Leerlauf in die Kalkulation aufgenommen werden.
- Verfügbarkeit der Qualifikation: Kann der Personaldienstleister kurzfristig eine geeignete Kraft bereitstellen, spart dies möglicherweise Suchzeit. Benötigt die Tätigkeit eine lange betriebsinterne Einarbeitung, verliert ein kurzer Fremdpersonaleinsatz dagegen an Nutzen.
- Interne Kapazität: Eine Festanstellung bindet Zeit für Recruiting, Vertragsverwaltung, Lohnabrechnung und Personalführung. Zeitarbeit reduziert einzelne dieser Aufgaben, beseitigt aber weder Einsatzplanung noch Unterweisung und Aufsicht im Betrieb.
Wenn der Bedarf kurz, schwankend und zeitkritisch ist, sollte zuerst ein vollständiges Zeitarbeitsangebot eingeholt werden. Wenn eine Stelle voraussichtlich dauerhaft ausgelastet ist und umfangreiches internes Wissen verlangt, ist eine Vollkostenrechnung der Festanstellung der passendere Ausgangspunkt. Bei unsicherem Dauerbedarf kann ein Szenarienvergleich mit kurzer, mittlerer und längerer Einsatzdauer zeigen, ab welchem Zeitraum die eigene Beschäftigung wirtschaftlicher wird.
Arbeitgeberpflichten verschwinden bei Arbeitnehmerüberlassung nicht
Bei Zeitarbeit bleibt der Personaldienstleister grundsätzlich Arbeitgeber der überlassenen Person. Er übernimmt insbesondere Arbeitsvertrag, Vergütung und Lohnabrechnung. Der Einsatzbetrieb erhält jedoch Weisungsbefugnisse für die betriebliche Tätigkeit und trägt weiterhin Verantwortung für die sichere Eingliederung am Arbeitsplatz.
Vor Beginn des Einsatzes sollten Unternehmen mindestens die gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, die richtige vertragliche Einordnung, die vorgesehene Tätigkeit und die Einsatzbedingungen prüfen. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz regelt unter anderem die Kennzeichnung und Konkretisierung der Überlassung sowie Vorgaben zur Einsatzdauer und Gleichstellung. Tarifliche Regelungen und gesetzliche Ausnahmen können einzelne Folgen verändern. Maßgeblich sind die im Zeitpunkt des Einsatzes geltende Fassung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, der verwendete Tarifvertrag und der individuelle Überlassungsvertrag.
Für den Arbeitsschutz müssen Verleiher und Einsatzbetrieb ihre Zuständigkeiten abstimmen. Der Einsatzbetrieb kennt die arbeitsplatzbezogenen Gefahren und muss eine passende Unterweisung, geeignete Arbeitsmittel und die Einbindung in betriebliche Schutzmaßnahmen sicherstellen. Diese Aufgaben verursachen internen Aufwand und dürfen in der Kostenrechnung nicht mit null angesetzt werden.
Welche Vertragsangaben vor dem Kostenvergleich vorliegen müssen
Ein Angebot ist erst vergleichbar, wenn Preis und Leistungsumfang eindeutig zusammenpassen. Lassen Sie offene Punkte vor der Beauftragung schriftlich klären.
- Nettoverrechnungssatz und zugrunde liegende Arbeitszeit
- sämtliche Zuschläge und Reisekostenregelungen
- Abrechnung von Pausen, Feiertagen und Ausfallzeiten
- Reaktionszeit bei Krankheit oder personellem Wechsel
- Qualifikation und vorgesehene Tätigkeit der eingesetzten Person
- Kündigungs-, Abbestell- und Mindestabnahmeregelungen
- Bedingungen einer späteren Übernahme
- Verantwortung für Arbeitsmittel, Schutzkleidung und Unterweisung
- Nachweis der erforderlichen Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis
Auf der Seite der Festanstellung benötigen Sie für denselben Vergleich das vorgesehene Bruttogehalt, eine Lohnkostenberechnung, den geplanten Beschäftigungszeitraum, Recruitingaufwendungen, Arbeitsplatzkosten und eine realistische Einschätzung der Auslastung. Zuständig sollte eine Person sein, die Zahlen aus Personal, Buchhaltung und Fachbereich zusammenführt. So wird verhindert, dass ein günstiges Modell nur deshalb gewinnt, weil Kosten in einer anderen Abteilung verborgen bleiben.
Eine belastbare Auswahl statt eines pauschalen Siegers
Zeitarbeit ist nicht automatisch teurer, nur weil der Verrechnungssatz hoch erscheint. Sie kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn Personal sehr schnell benötigt wird, die Einsatzdauer begrenzt ist oder ungenutzte Kapazitäten vermieden werden sollen. Die Festanstellung hat häufig Kostenvorteile, wenn der Arbeitsbedarf dauerhaft besteht, die Person zuverlässig ausgelastet wird und betriebsspezifisches Wissen langfristig erhalten bleiben soll.
Treffen Sie die Auswahl mit drei Rechnungen: den Gesamtkosten für den erwarteten Verlauf, einem kürzeren Bedarf und einer längeren Einsatzdauer. Ergänzen Sie jeweils die internen Aufwendungen und das Risiko fehlender Auslastung. Vor der Vertragsentscheidung sollten Lohnstelle oder Steuerberatung die Personalkalkulation und eine arbeitsrechtlich qualifizierte Beratung die geplante Befristung beziehungsweise den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag prüfen. Damit beruht die Entscheidung nicht auf einem isolierten Stundensatz, sondern auf der tatsächlichen Belastung des Unternehmens.
