Ein Minijob mit Verdienstgrenze und eine kurzfristige Beschäftigung können bei verschiedenen Arbeitgebern nebeneinander bestehen, wenn beide Beschäftigungen ihre jeweiligen Voraussetzungen erfüllen. Beim selben Arbeitgeber lassen sich parallele Tätigkeiten dagegen grundsätzlich nicht durch zwei Verträge in diese Beschäftigungsarten aufteilen. Klären Sie vor der Einstellung zuerst die Arbeitgeberidentität und lassen Sie sich weitere Beschäftigungen sowie relevante Vorbeschäftigungen schriftlich angeben.
Für Arbeitgeber in Deutschland ist die Unterscheidung zwischen einer geringfügig entlohnten und einer kurzfristigen Beschäftigung nach § 8 SGB IV maßgeblich. Für die praktische Beurteilung sind außerdem die Geringfügigkeits-Richtlinien und die Informationen der Minijob-Zentrale zu mehreren Beschäftigungen und zur Berufsmäßigkeit wichtig. Verwenden Sie für den vorgesehenen Beschäftigungsbeginn die dann geltende Fassung; insbesondere Verdienstgrenzen und gegebenenfalls besondere Branchenregelungen dürfen nicht aus älteren Personalunterlagen übernommen werden.
Die erste Weiche: Wer ist rechtlich Arbeitgeber?
Zwei Einsatzorte, unterschiedliche Aufgaben oder getrennte Lohnabrechnungen bedeuten noch nicht, dass zwei Arbeitgeber vorliegen. Maßgeblich ist, mit welcher natürlichen oder juristischen Person das Arbeitsverhältnis besteht.
Beschäftigt ein Einzelunternehmer dieselbe Person im Laden und zusätzlich im Lager, bleiben beide Tätigkeiten grundsätzlich Beschäftigungen bei demselben Arbeitgeber. Auch unterschiedliche Filialen einer GmbH machen aus dieser GmbH nicht mehrere Arbeitgeber. Bei verschiedenen rechtlichen Arbeitgebern ist eine getrennte Beurteilung möglich; eine nur formale Aufteilung ersetzt jedoch keine Prüfung der tatsächlichen Verhältnisse.
- Bei verschiedenen Arbeitgebern: Prüfen Sie die Voraussetzungen des Minijobs und der kurzfristigen Beschäftigung jeweils gesondert.
- Bei parallelen Tätigkeiten für denselben Arbeitgeber: Beurteilen Sie grundsätzlich ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis mit dem gesamten Arbeitsentgelt.
- Bei einem zeitlichen Wechsel beim selben Arbeitgeber: Prüfen Sie, ob tatsächlich ein neues Beschäftigungsverhältnis beginnt oder die bisherige Beschäftigung lediglich fortgeführt wird.
Diese Unterscheidung gehört vor die Vertragsgestaltung. Ein zweiter Vertrag mit der Überschrift kurzfristige Beschäftigung schafft für sich genommen keine sozialversicherungsrechtliche Trennung.
Verschiedene Arbeitgeber: Keine pauschale Zusammenrechnung der Verdienste
Das Entgelt aus einer tatsächlich kurzfristigen Beschäftigung wird grundsätzlich nicht mit dem Verdienst eines daneben bestehenden Minijobs zusammengerechnet, um dessen Verdienstgrenze zu prüfen. Voraussetzung ist, dass die kurzfristige Beschäftigung auch nach ihrer eigenen Prüfung als solche einzustufen ist.
Die beiden Beschäftigungsarten folgen unterschiedlichen Prüfungen. Beim Minijob mit Verdienstgrenze steht das regelmäßig zu erwartende Arbeitsentgelt im Mittelpunkt. Bei der kurzfristigen Beschäftigung sind insbesondere die im Voraus feststehende zeitliche Begrenzung, anrechenbare Vorbeschäftigungen und gegebenenfalls die Berufsmäßigkeit maßgeblich.
Ein kleiner Onlinehandel beschäftigt beispielsweise eine Person dauerhaft im Minijob. Für eine im Voraus begrenzte Inventur arbeitet diese Person zusätzlich bei einem anderen Unternehmen. Die Kombination kann zulässig sein. Der Inventurbetrieb muss aber selbst feststellen, ob frühere kurzfristige Einsätze, die geplante Dauer und die persönliche Erwerbssituation eine kurzfristige Beschäftigung erlauben. Die bestehende Anmeldung als Minijobber beantwortet diese Fragen nicht.
Erfüllt der zusätzliche Einsatz die Voraussetzungen der Kurzfristigkeit nicht, muss er neu eingeordnet werden. Ob daraus ein weiterer Minijob oder eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wird, hängt vom Entgelt und den übrigen Beschäftigungen ab. Die ursprünglich vorgesehene Bezeichnung darf dann nicht unverändert in der Abrechnung stehen bleiben.
Kurzfristigkeit prüfen: Befristung, Vorbeschäftigungen und Berufsmäßigkeit
Eine kurze Vertragsdauer allein reicht für die sozialversicherungsrechtliche Kurzfristigkeit nicht aus. Die Beschäftigung muss von vornherein durch Vereinbarung oder nach ihrer Eigenart zeitlich begrenzt sein und innerhalb der maßgeblichen Zeitgrenzen bleiben.
Prüfen Sie dazu in den Informationen der Minijob-Zentrale zur kurzfristigen Beschäftigung die für den Einsatz geltende Monats- beziehungsweise Arbeitstagegrenze und die dazugehörige Zählweise. Eine Monatsgrenze und eine Arbeitstagegrenze dürfen nicht nach Belieben miteinander verrechnet werden. Bei wiederholten Einsätzen sind außerdem die einschlägigen Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr zu berücksichtigen, auch wenn sie bei anderen Arbeitgebern ausgeübt wurden.
Der laufende Minijob mit Verdienstgrenze verbraucht nicht allein wegen seines Bestehens die Zeitgrenze für kurzfristige Beschäftigungen. Umgekehrt lässt ein zusätzlicher Minijob bereits geleistete kurzfristige Arbeitstage nicht entfallen.
Berufsmäßigkeit ist eine eigene Entscheidung
Bei einem Entgelt oberhalb der maßgeblichen Geringfügigkeitsgrenze ist zusätzlich zu prüfen, ob die kurzfristige Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird. Vereinfacht geht es darum, ob sie für die Person wirtschaftlich mehr als eine untergeordnete Bedeutung hat. Die Beurteilung richtet sich nach der Erwerbssituation und den dafür geltenden Fallgruppen, nicht allein nach der Höhe des einzelnen Aushilfslohns.
Ein bestehender Minijob beweist weder, dass Berufsmäßigkeit vorliegt, noch dass sie ausgeschlossen ist. Lassen Sie insbesondere Angaben zu einer Hauptbeschäftigung, Arbeitsuchendmeldung sowie Übergängen zwischen Schule, Ausbildung, Studium und Erwerbstätigkeit erfassen. Auch die Bezeichnung Student oder Rentner ersetzt keine Einzelfallprüfung.
Für Grenzfälle ist die Rubrik zur Berufsmäßigkeit bei der Minijob-Zentrale der passende Prüfpunkt. Legen Sie bei einer Anfrage die tatsächliche Erwerbssituation und die Beschäftigungsdaten vor. Eine abstrakte Frage ohne diese Angaben führt häufig nicht zu einer belastbaren Einordnung.
Beim selben Arbeitgeber: Zusatzschichten nicht künstlich auslagern
Ein laufender Minijob kann beim selben Arbeitgeber grundsätzlich nicht parallel um eine getrennt behandelte kurzfristige Beschäftigung ergänzt werden. Unterschiedliche Aufgaben oder ein nur vorübergehender Mehrbedarf ändern an der einheitlichen Betrachtung regelmäßig nichts.
Eine Agentur beschäftigt beispielsweise eine Bürohilfe im Minijob und möchte sie zusätzlich für eine befristete Veranstaltungsphase einsetzen. Ein gesonderter Aushilfsvertrag macht die Veranstaltungsarbeit nicht automatisch zur kurzfristigen Beschäftigung. Die zusätzlichen Aufgaben, Stunden und Vergütungen müssen in die Beurteilung des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses einfließen.
Damit ist Mehrarbeit nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Es muss jedoch geprüft werden, wie sie sich auf das regelmäßig zu erwartende Entgelt und die sozialversicherungsrechtliche Einordnung auswirkt. Eine planbare Auftragsspitze darf nicht ohne weitere Prüfung wie ein unvorhersehbares Überschreiten der Verdienstgrenze behandelt werden.
Ein Wechsel braucht mehr als ein neues Vertragsdatum
Aufeinanderfolgende Beschäftigungsarten beim selben Arbeitgeber sind gesondert zu beurteilen. Ein Vertragsende am Freitag und ein neuer Vertragsbeginn am Montag belegen noch keinen echten Wechsel.
Prüfen Sie insbesondere, ob die spätere Tätigkeit bereits vereinbart war, ob derselbe Personalbedarf fortbesteht und ob sich Aufgaben sowie Einsatzbedingungen tatsächlich ändern. Auch eine Unterbrechung ist kein pauschaler Freibrief. Lassen Sie einen geplanten Wechsel vor der Umsetzung anhand der Geringfügigkeits-Richtlinien beurteilen und halten Sie den Sachverhalt einschließlich früherer Vereinbarungen fest.
Ein Freigabeablauf für kleine Betriebe
Die Geschäftsführung oder eine benannte Person in der Personalverwaltung sollte die Beschäftigungsdaten beschaffen; die Lohnabrechnung übernimmt darauf aufbauend die fachliche Einordnung. Auch bei externer Abrechnung bleibt der Betrieb dafür verantwortlich, vollständige Angaben zu übermitteln.
- Arbeitgeberidentität klären: Halten Sie fest, welche Person oder Gesellschaft Vertragspartner ist und ob bereits ein Arbeitsverhältnis zu ihr besteht.
- Beschäftigungsübersicht einholen: Erfassen Sie laufende Arbeitsverhältnisse mit Beschäftigungsart, Beginn, regelmäßigem Entgelt und Arbeitszeit sowie relevante kurzfristige Vorbeschäftigungen mit Beginn, Ende und Arbeitstagen.
- Erwerbssituation erfassen: Erheben Sie die für die Berufsmäßigkeitsprüfung erforderlichen Angaben und fordern Sie bei Unklarheiten geeignete Nachweise an. Beschränken Sie sich auf die dafür benötigten Daten.
- Geplanten Einsatz abgleichen: Prüfen Sie Befristung, voraussichtliches Entgelt, anrechenbare Beschäftigungszeiten und die für den Einsatz geltenden Grenzen. Berücksichtigen Sie außerdem bereits absehbare Verlängerungen.
- Beurteilung dokumentieren: Legen Sie Personalfragebogen, relevante Nachweise und einen datierten Prüfvermerk mit Ergebnis, Begründung und verantwortlicher Person in den Abrechnungsunterlagen ab. Offene Fragen gehören vor Beschäftigungsbeginn zur Lohnfachkraft oder Minijob-Zentrale.
- Änderungen nachhalten: Vereinbaren Sie, dass neue Beschäftigungen und Änderungen der Erwerbssituation mitgeteilt werden. Prüfen Sie vor einer Verlängerung erneut und gleichen Sie tatsächliche Einsatzzeiten mit der ursprünglichen Planung ab.
Die Erklärung des Beschäftigten ist eine wichtige Grundlage, ersetzt aber nicht die Arbeitgeberprüfung. Widersprechen sich etwa die angegebenen Vorbeschäftigungen und die vorgelegten Unterlagen, muss dieser Widerspruch vor der Freigabe geklärt werden.
Die sozialversicherungsrechtliche Trennung löst nicht alle Arbeitgeberpflichten
Auch eine zulässige Kombination entbindet nicht von der Abstimmung der Arbeitszeiten. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen ist für die arbeitszeitrechtliche Beurteilung die Gesamtbelastung zu berücksichtigen. Erheben Sie deshalb die für Ihre Einsatzplanung erforderlichen Arbeitszeiten beim anderen Arbeitgeber, ohne unnötige Vertrags- oder Personaldaten anzufordern.
Außerdem sind drei Ebenen auseinanderzuhalten: Die sozialversicherungsrechtliche Kurzfristigkeit macht einen Arbeitsvertrag nicht automatisch wirksam befristet. Eine Befristung muss eigenständig nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz geprüft werden. Ebenso bedeutet Sozialversicherungsfreiheit nicht automatisch Steuerfreiheit; die lohnsteuerliche Behandlung ist getrennt zu beurteilen.
Arbeitsrechtliche Ansprüche, etwa auf Urlaub und gegebenenfalls Entgeltfortzahlung, entfallen nicht allein durch die Einstufung als kurzfristige Beschäftigung. Bei einem Wechsel beim selben Arbeitgeber sollten deshalb auch bestehende Ansprüche und die tatsächliche Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses geprüft werden.
Geben Sie die Kombination erst frei, wenn Arbeitgeberidentität, Beschäftigungszeiten und Erwerbssituation nachvollziehbar geklärt sind. Bleibt insbesondere beim selben Arbeitgeber oder bei der Berufsmäßigkeit eine entscheidende Frage offen, sollte die Einstufung vor dem ersten Einsatz fachlich geklärt werden statt erst bei einer späteren Abrechnungskorrektur.
