Minijobber haben grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit und auf Bezahlung für Arbeitszeit, die wegen eines gesetzlichen Feiertags ausfällt. Entscheidend ist zunächst, ob die Person an diesem Tag hätte arbeiten müssen. Prüfen Sie dafür Arbeitsvertrag, vereinbarte Arbeitstage und den bereits festgelegten Dienstplan; bei Krankheit zusätzlich den Beschäftigungsbeginn und den Arbeitsunfähigkeitsnachweis.
Die geringfügige Beschäftigung ist kein Sonderfall ohne Arbeitnehmerrechte. Für Arbeitsverhältnisse in Deutschland gelten die Grundregeln des Entgeltfortzahlungsgesetzes auch im Minijob. Krankheit und Feiertag haben jedoch unterschiedliche Voraussetzungen: Die Wartezeit für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit gilt nicht für die Feiertagsvergütung.
Der ausgefallene Arbeitstag entscheidet über die Zahlung
Bei einem Minijob mit wenigen Einsatztagen kommt es besonders auf die Lage der Arbeitszeit an. Ein gesetzlicher Feiertag erzeugt nicht automatisch einen zusätzlichen bezahlten Tag. Umgekehrt darf ein ohnehin vorgesehener Einsatz nicht unbezahlt bleiben, nur weil keine Arbeitsleistung erbracht wurde.
- Prüfen Sie, ob ohne Krankheit oder Feiertag eine Arbeitspflicht bestanden hätte. Maßgeblich sind die Vereinbarung und eine rechtmäßig festgelegte Einsatzplanung, nicht allein die nachträglich ausgefüllte Stundenliste.
- Wäre der Tag ohnehin arbeitsfrei gewesen, entsteht für diesen Tag grundsätzlich keine zusätzliche Vergütung aus Krankheit oder Feiertag.
- Wäre gearbeitet worden, unterscheiden Sie den Ausfallgrund: Bei Krankheit sind die Voraussetzungen des § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz zu prüfen; bei einem gesetzlichen Feiertag ist § 2 maßgeblich.
- Ermitteln Sie anschließend die ausgefallene vergütungspflichtige Arbeitszeit und erfassen Sie diese getrennt von tatsächlich geleisteten Stunden in der Abrechnung.
Ein bereits eingeplanter Einsatz darf nicht allein zur Vermeidung der Entgeltfortzahlung nachträglich entfernt werden. Auch eine betriebliche Praxis, nach der Minijobber ausschließlich tatsächlich geleistete Stunden bezahlt bekommen, beseitigt den gesetzlichen Anspruch nicht.
Krankheit: Wartezeit und Anspruchsdauer im Minijob
Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit sieht § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz grundsätzlich eine Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen vor. Der gesetzliche Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Diese Grundregeln gelten auch für Minijobber; günstigere vertragliche oder tarifliche Regelungen können hinzukommen.
Erkrankt ein neu eingestellter Minijobber innerhalb dieser Wartezeit, besteht für diesen Zeitraum grundsätzlich noch kein gesetzlicher Entgeltfortzahlungsanspruch gegen den Arbeitgeber. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über die Wartezeit hinaus an, kann ab deren Ablauf ein Anspruch entstehen. Lassen Sie den Beginn in der Lohnabrechnung anhand des Beschäftigungsbeginns bestimmen.
Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit beginnt nicht automatisch jedes Mal ein neuer voller Anspruch. Insbesondere bei derselben Erkrankung oder bei sich überschneidenden Krankheitszeiten müssen anrechenbare Vorerkrankungszeiten und die Voraussetzungen des § 3 geprüft werden. Geben Sie solche Fälle an die Lohnabrechnung und gegebenenfalls die zuständige Krankenkasse zur Klärung weiter, statt jeden neuen Nachweis als neuen Entgeltfortzahlungsfall zu behandeln.
Für den Betriebsalltag genügt eine Krankmeldung nicht als vollständige Abrechnungsgrundlage. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz muss die Arbeitsunfähigkeit samt voraussichtlicher Dauer unverzüglich mitgeteilt werden; außerdem gelten die gesetzlichen Nachweisanforderungen. Bei gesetzlich Versicherten wird der Nachweis in den dafür vorgesehenen Fällen über das elektronische AU-Verfahren abgerufen. Privatversicherung, ärztliche Feststellung im Ausland und weitere Ausnahmefälle können einen anderen Nachweisweg erfordern.
Eine Diagnose gehört normalerweise nicht in Ihre Personalunterlagen. Dokumentieren Sie Ausfallzeitraum, Meldung, Nachweisstatus und abrechnungsrelevante Angaben. Die Minijob-Zentrale bietet unter dem Thema Krankheit im Minijob einen praktischen Prüfpunkt; für das elektronische Verfahren ist die Rubrik zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hilfreich.
Feiertage: Bezahlt wird der Einsatz, der wegen des Feiertags entfällt
Nach § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz ist die Arbeitszeit zu vergüten, die infolge eines gesetzlichen Feiertags ausfällt. Dafür müssen der Feiertag am maßgeblichen Arbeitsort gelten und der Arbeitsausfall tatsächlich auf dem Feiertag beruhen. Eine vierwöchige Wartezeit wie bei Krankheit gibt es hierfür nicht.
Eine Minijobberin arbeitet beispielsweise regelmäßig montags und donnerstags. Fällt der Donnerstag an ihrem Arbeitsort auf einen gesetzlichen Feiertag und entfällt deshalb ihr Einsatz, ist die vorgesehene Arbeitszeit zu bezahlen. Fällt dagegen ein Feiertag auf ihren ohnehin freien Dienstag, entsteht daraus grundsätzlich kein zusätzlicher Vergütungsanspruch.
Bei regionalen Feiertagen ist nicht ohne Weiteres der Unternehmenssitz oder Wohnort ausschlaggebend. Prüfen Sie den maßgeblichen Arbeitsort und das dort geltende Feiertagsrecht. Bei wechselnden Einsatzorten oder grenzüberschreitender Arbeit sollte die Zuordnung vor der Abrechnung geklärt werden.
Die wegen eines Feiertags ausgefallenen und vergüteten Stunden sind nicht nachzuarbeiten. Planen Sie stattdessen einen zusätzlichen Einsatz an einem anderen Tag, ist dieser arbeitsvertraglich und vergütungsrechtlich gesondert zu beurteilen. Er darf nicht lediglich als unbezahlter Ersatz für den Feiertag behandelt werden.
Eine wichtige Ausnahme enthält § 2 Absatz 3 Entgeltfortzahlungsgesetz: Wer am letzten Arbeitstag vor oder am ersten Arbeitstag nach dem Feiertag unentschuldigt der Arbeit fernbleibt, hat keinen Anspruch auf Bezahlung dieses Feiertags. Eine ordnungsgemäß gemeldete und nachgewiesene Arbeitsunfähigkeit ist nicht mit unentschuldigtem Fernbleiben gleichzusetzen. Klären Sie einen unklaren Abwesenheitsgrund, bevor Sie eine Kürzung vornehmen.
Stundenlohn, Monatslohn und wechselnde Einsätze richtig abrechnen
Beim Stundenlohn ist der Ausgangspunkt die Arbeitszeit, die ohne den Ausfall vergütungspflichtig gewesen wäre. Bei einem festen Monatslohn wird die vereinbarte Vergütung bei bestehendem Anspruch grundsätzlich weitergezahlt; es entsteht nicht allein wegen des Ausfalls eine zusätzliche Zahlung neben dem Monatslohn.
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel: Ein Minijobber hätte an einem gesetzlichen Feiertag vier Stunden zu einem vereinbarten Bruttostundenlohn von 15 Euro gearbeitet. Die Feiertagsvergütung beträgt 4 Stunden × 15 Euro pro Stunde = 60 Euro brutto. Die Werte sind reine Rechenannahmen. Zuschläge, variable Vergütungsbestandteile und abweichende Vertrags- oder Tarifregelungen sind gesondert zu prüfen.
Bei Krankheit richtet sich die Höhe nach § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz. Das für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit zustehende Entgelt ist die Grundlage; nicht jeder bisher ausgezahlte Zusatzbestandteil fließt automatisch ein. Insbesondere zusätzlich für Überstunden gezahltes Arbeitsentgelt und bestimmte Aufwendungsersatzleistungen werden anders behandelt. Nutzen Sie bei wechselnden Entgeltbestandteilen die passende Lohnart der Abrechnungssoftware und lassen Sie deren Berechnung prüfen.
Unregelmäßige Einsätze bedeuten nicht, dass Krankheit oder Feiertage stets unbezahlt bleiben. Bei Arbeit auf Abruf können die besonderen Berechnungsregeln des § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz einschlägig sein. Fehlt eine eindeutige Arbeitszeitvereinbarung, sollten Sie die Vertragsgestaltung fachlich prüfen lassen. Eine beliebig gewählte Durchschnittsstundenzahl oder die nachträgliche Erklärung, es sei ohnehin kein Einsatz vorgesehen gewesen, ist keine verlässliche Abrechnungsgrundlage.
Eine gemeinsame Abrechnung, aber keine doppelte Zahlung
Fällt ein gesetzlicher Feiertag in eine Arbeitsunfähigkeit, werden nicht zwei Tagesvergütungen addiert. § 4 Absatz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz regelt die Bemessung für Arbeitszeit, die zugleich wegen eines gesetzlichen Feiertags ausgefallen wäre. Kennzeichnen Sie die Überschneidung in der Abrechnung, statt Krankheit und Feiertag unabhängig voneinander als zwei bezahlte Ausfälle anzusetzen.
Vergütete Ausfallstunden dürfen außerdem nicht als geleistete Arbeitsstunden dokumentiert werden. Bewahren Sie den ursprünglichen Dienstplan und die Abrechnungsgrundlage auf und unterscheiden Sie Arbeitszeit, bezahlte Krankheitszeit und bezahlte Feiertagszeit. So bleiben Lohnzahlung und tatsächliche Zeiterfassung nachvollziehbar.
Erstattung und Zuständigkeit im kleinen Betrieb
Eine mögliche Arbeitgebererstattung ist von der Zahlung an den Minijobber zu trennen. Bei Teilnahme am U1-Verfahren kann für erstattungsfähige Aufwendungen wegen Krankheit ein Erstattungsantrag infrage kommen. Reine Feiertagsvergütung wird nicht über U1 erstattet. Voraussetzungen, Umfang und Antrag prüfen Sie bei der Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See in der Rubrik U1 – Krankheit; veränderliche Erstattungssätze gehören nicht ungeprüft in Ihre Kalkulation.
Organisieren Sie die Bearbeitung mit einer klaren Aufgabenverteilung: Die Einsatzplanung sichert die vorgesehenen Arbeitstage, die Personalverantwortlichen erfassen Meldung und Nachweis, und die Lohnabrechnung berechnet den Anspruch sowie einen möglichen Erstattungsantrag. In einem Einzelunternehmen können diese Aufgaben bei derselben Person liegen, sollten aber dennoch getrennt abgearbeitet werden.
Für die gesetzliche Prüfung sind die jeweils geltenden Fassungen der §§ 2 bis 5 Entgeltfortzahlungsgesetz maßgeblich; bei Abrufarbeit zusätzlich § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Die amtliche Gesetzessammlung Gesetze im Internet und die Informationen der Minijob-Zentrale sind die passenden Prüforte. Bei strittigen Einsatzzeiten, wiederholter Arbeitsunfähigkeit oder unklaren Vertragsregelungen sollte die Abrechnung vor einer Kürzung fachlich geklärt werden.
