Bevor Ihr erster Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt, müssen Sie vor allem die Betriebsnummer beschaffen und prüfen, ob Ihr Betrieb eine Sofortmeldung abgeben muss. Nicht jede Anmeldung ist bereits vor dem ersten Arbeitstag fällig: Die reguläre Sozialversicherungsmeldung folgt anderen Regeln als die Sofortmeldung. Klären Sie zuerst Branche, Beschäftigungsart und geplanten Arbeitsbeginn und geben Sie diese Angaben an die Person weiter, die Ihre Lohnabrechnung übernimmt.
Die folgende Abfolge betrifft Arbeitgeber in Deutschland. Sie trennt notwendige Vorarbeiten, Meldungen zum Beschäftigungsbeginn und Vorgänge, die zur ersten Abrechnung gehören. Für die rechtliche Fristenkontrolle sind insbesondere § 28a SGB IV, die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung sowie die Verfahrensinformationen der zuständigen Meldestellen maßgeblich. Prüfen Sie deren geltende Fassung für Ihren tatsächlichen Einstellungstermin.
Welche Vorgänge müssen vor dem ersten Arbeitseinsatz erledigt sein?
Der wichtigste Unterschied liegt zwischen einer Meldung, die spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorliegen muss, und einer Anmeldung, die mit der ersten Abrechnung erfolgen darf. Eine gewöhnliche Beschäftigung löst nicht automatisch eine allgemeine Vorabmeldung an sämtliche Behörden aus.
| Vorgang | Einordnung vor dem Arbeitsbeginn | Zuständige Stelle oder Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Betriebsnummer beschaffen | Frühzeitig erledigen, weil sie für die Arbeitgebermeldungen benötigt wird. | Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit |
| Sofortmeldung | Bei erfassten Wirtschaftszweigen spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung übermitteln. | § 28a Absatz 4 SGB IV; Deutsche Rentenversicherung, Rubrik Sofortmeldung |
| Reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung | Nicht pauschal vor dem ersten Arbeitstag erforderlich; gesonderte Meldefrist beachten. | § 6 DEÜV; zuständige Krankenkasse oder Minijob-Zentrale |
| Unfallversicherung und Unternehmensnummer klären | Bestehende Unternehmensregistrierung kontrollieren und fehlende Registrierung umgehend klären. | Zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse |
| ELStAM-Verfahren vorbereiten | Daten und Zugang für die Lohnabrechnung bereitstellen; keine allgemeine Vorab-Arbeitsgenehmigung. | ELSTER, Bereich Arbeitgeber und ELStAM |
| Beschäftigungsberechtigung prüfen | Falls erforderlich, muss die Berechtigung vor der Arbeitsaufnahme bestehen. | Aufenthaltstitel einschließlich Nebenbestimmungen; gegebenenfalls Ausländerbehörde |
Die Betriebsnummer hängt an Ihrer Unternehmensregistrierung
Ihre Steuernummer ersetzt keine Betriebsnummer. Die Betriebsnummer identifiziert den Beschäftigungsbetrieb im Sozialversicherungsmeldeverfahren und wird beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Für einen Einzelunternehmer, der bisher ohne Arbeitnehmer gearbeitet hat, ist dieser Antrag häufig der erste neue Verwaltungsschritt.
Klären Sie dafür zunächst die Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung. Sie wird im Betriebsnummernverfahren benötigt. Ist Ihr Gewerbe bereits bei einer Berufsgenossenschaft erfasst, suchen Sie die Unternehmensnummer in deren Schreiben oder im zugehörigen Unternehmensportal. Eine ältere Mitgliedsnummer sollten Sie nicht ungeprüft als Unternehmensnummer übernehmen.
Fehlt die Zuordnung, wenden Sie sich an den zuständigen Unfallversicherungsträger. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bietet eine Zuständigkeitsklärung für Unternehmen. Warten Sie damit nicht bis zum ersten Arbeitstag: Die Unternehmensregistrierung in der gesetzlichen Unfallversicherung hängt nicht erst an der Einstellung eines Mitarbeiters.
Für den Betriebsnummernantrag sollten Unternehmensname, Anschrift des Beschäftigungsbetriebs, Ansprechpartner, wirtschaftliche Tätigkeit und geplanter Beginn der Beschäftigung feststehen. Prüfen Sie bei mehreren Standorten mit dem Betriebsnummern-Service, welcher Beschäftigungsbetrieb anzulegen ist. Übergeben Sie die zugeteilte Nummer anschließend an Ihr Lohnbüro oder hinterlegen Sie sie in der Abrechnungssoftware.
Sofortmeldung: Der Wirtschaftszweig entscheidet über die Startfrist
Eine Sofortmeldung ist nur für gesetzlich erfasste Wirtschaftszweige vorgesehen. Dazu gehören beispielsweise das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie das Gebäudereinigungsgewerbe. Diese Beispiele sind keine vollständige Branchenliste. Prüfen Sie die Zuordnung Ihres Betriebs anhand von § 28a Absatz 4 SGB IV und der Rubrik Sofortmeldung bei der Deutschen Rentenversicherung.
Für einen erfassten Betrieb gilt: Die Meldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abgegeben sein. Der erste produktive Einsatz oder eine bereits als Beschäftigung einzuordnende Einarbeitung darf daher nicht allein mit dem Hinweis beginnen, dass die Lohnabrechnung später erfolgt. Auch ein Minijob kann unter die Sofortmeldepflicht fallen.
Die Sofortmeldung geht an die Datenstelle der Rentenversicherung. Im Meldeverfahren wird dafür der Abgabegrund 20 verwendet. Benötigt werden insbesondere die Betriebsnummer, der Beschäftigungsbeginn und die persönlichen Identifikationsdaten des Mitarbeiters. Ist dessen Versicherungsnummer noch nicht bekannt, sind die dafür vorgesehenen Ersatzangaben und das passende Verfahren zu verwenden.
Übermittelt wird über ein dafür geeignetes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal. Richten Sie den erforderlichen Zugang rechtzeitig ein. Ein noch nicht freigeschaltetes Benutzerkonto ist kein Ersatz für die Meldung.
Die Sofortmeldung ersetzt die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung nicht. Lassen Sie sich vom beauftragten Lohnbüro den erfolgreichen Versand und die Verarbeitungsrückmeldung bestätigen. Eine gespeicherte Eingabemaske oder eine E-Mail mit dem Auftrag zur Meldung belegt noch keine Übermittlung.
Was zur ersten Abrechnung gehört und nicht zwingend vor den Start
Die reguläre Anmeldung einer versicherungspflichtigen Beschäftigung erfolgt bei der zuständigen Krankenkasse als Einzugsstelle. Für einen gewerblichen Minijob ist grundsätzlich die Minijob-Zentrale zuständig. Welche Beschäftigungsart tatsächlich vorliegt, muss vor der Einrichtung der Abrechnung geklärt sein; die Bezeichnung im Arbeitsvertrag allein entscheidet darüber nicht.
§ 6 DEÜV sieht für die reguläre Anmeldung grundsätzlich die erste folgende Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, vor. Diese Regel ist von der Sofortmeldung zu unterscheiden. Für Sonderfälle und die anzuwendende Verfahrensfassung prüfen Sie die Arbeitgeberinformationen der Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale.
Für den Lohnsteuerabzug benötigt die abrechnende Stelle unter anderem die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Angabe, ob ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis vorliegt. Der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt über ELStAM. Bei einem pauschal besteuerten Minijob kann ein anderes Vorgehen einschlägig sein; legen Sie die steuerliche Behandlung mit der abrechnenden Stelle fest.
Aus einer noch offenen regulären Anmeldung oder einem noch ausstehenden ELStAM-Abruf lässt sich nicht automatisch ein Beschäftigungsverbot ableiten. Umgekehrt dürfen Sie diese Vorgänge nicht unbegrenzt aufschieben. Tragen Sie die verbleibenden Abrechnungs- und Meldeaufgaben mit einem verantwortlichen Bearbeiter in Ihre Terminplanung ein.
Eine Person führt die Meldungen bis zur Bestätigung nach
Im kleinen Betrieb sollte die Inhaberin oder der Inhaber die Vorbereitung steuern, auch wenn eine Steuerkanzlei die Übermittlung übernimmt. Benennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen und vereinbaren Sie ausdrücklich, wer die Sofortmeldung, die reguläre Anmeldung und den ELStAM-Abruf erledigt. Ein allgemeiner Auftrag zur Lohnabrechnung ist für die Abstimmung vor dem ersten Einsatz zu ungenau.
Verwenden Sie für die Einstellung eine einzige Arbeitsliste mit folgenden Entscheidungspunkten:
- Beschäftigungsart und Tätigkeit erfassen: Arbeitsbeginn, Einsatzort, vereinbarte Arbeitszeit, Entgelt und weitere Beschäftigungen erfragen. Bei unklarem Status vor der Meldung die Krankenkasse, Minijob-Zentrale oder fachliche Beratung einschalten.
- Unternehmensdaten vervollständigen: Zuständigen Unfallversicherungsträger, Unternehmensnummer und Betriebsnummer feststellen. Fehlende Anträge anstoßen und den Eingang der benötigten Nummern nachhalten.
- Sofortmeldepflicht entscheiden: Die tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit mit dem gesetzlichen Branchenkreis abgleichen. Bei Pflicht die Übermittlung spätestens zur Beschäftigungsaufnahme sicherstellen; bei Zweifeln die Zuordnung vor dem Einsatz klären.
- Mitarbeiterdaten sicher übergeben: Name, Anschrift, Geburtsdaten, Versicherungsnummer beziehungsweise erforderliche Ersatzdaten, Krankenkasse sowie die benötigten Steuerdaten an die abrechnende Stelle übermitteln. Zugriff auf diese Unterlagen auf die zuständigen Personen begrenzen.
- Besondere Startvoraussetzungen kontrollieren: Bei ausländischen Beschäftigten, soweit erforderlich, die Beschäftigungsberechtigung anhand der Dokumente prüfen. Bei Minderjährigen oder besonders geregelten Tätigkeiten zusätzliche Voraussetzungen gesondert klären.
- Ergebnis dokumentieren: Erfolgreiche Meldungen, Rückmeldungen, offene Aufgaben und deren Bearbeiter festhalten. Fristen für die erste Abrechnung und die noch ausstehenden Meldungen eintragen.
Arbeitsvertrag, Unterweisungen und betriebliche Ausstattung sind eigene Einstellungsthemen. Sie ersetzen keine Meldung; eine Meldung ersetzt umgekehrt keine erforderliche Beschäftigungsberechtigung.
Ein Starttermin, zwei unterschiedliche Meldeabläufe
Eine kleine Agentur stellt erstmals eine Bürokraft ein. Fällt der Betrieb nicht unter einen sofortmeldepflichtigen Wirtschaftszweig, steht vor dem Start vor allem die Einrichtung des Arbeitgeberverfahrens an: Nummern beschaffen, Beschäftigungsart prüfen, Daten erfassen und die erste Abrechnung beauftragen. Die reguläre Anmeldung wird nach der dafür geltenden Frist erledigt. Eine vorsorglich erfundene Sofortmeldepflicht hilft hier nicht.
Ein Gebäudereinigungsbetrieb stellt dagegen eine Reinigungskraft für den ersten Kundeneinsatz ein. Hier muss zusätzlich die Sofortmeldung spätestens zur Beschäftigungsaufnahme übermittelt sein. Das dokumentierbare Ergebnis ist nicht nur ein ausgefüllter Personalfragebogen, sondern die verarbeitete Meldung mit passendem Beschäftigungsbeginn.
Verschiebt sich der vereinbarte Start oder tritt der Mitarbeiter die Stelle nicht an, informieren Sie die abrechnende Stelle unverzüglich. Bereits versandte Meldungen müssen dann auf notwendige Stornierungen oder neue Meldungen geprüft werden. Maßgeblich ist, dass die übermittelten Daten zur tatsächlichen Beschäftigung passen.
