Rechnungsfreigabe automatisieren: Welche Software ersetzt E-Mail und Papier?

Eine Software für digitale Rechnungsfreigaben ersetzt E-Mail und Papier nur dann vollständig, wenn sie den gesamten Weg einer Eingangsrechnung abbildet: Eingang, Erfassung, sachliche Prüfung, Freigabe, Übergabe an die Buchhaltung und nachvollziehbare Ablage. Für kleine Unternehmen kommen unter anderem Candis, DATEV Belegfreigabe online, DocuWare, d.velop und ELO Invoice infrage. Die passende Wahl hängt vor allem davon ab, ob Sie einen schlanken Freigabedienst, eine enge Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei oder ein umfassendes Dokumentenmanagement benötigen.

Der erste Schritt ist nicht die Produktauswahl, sondern die Festlegung Ihres Sollprozesses. Erfassen Sie, wer Rechnungen prüft, welche Betrags- oder Kostenstellengrenzen gelten und an welches Buchhaltungs- oder ERP-System die freigegebenen Daten übergeben werden müssen. Ohne diese Vorgaben wird lediglich der bisherige E-Mail-Verkehr in eine neue Anwendung verlagert.

Was eine digitale Rechnungsfreigabe tatsächlich ersetzen muss

In einem papiergestützten Ablauf wandert eine Rechnung häufig zwischen Posteingang, Fachabteilung, Geschäftsführung und Buchhaltung. Per E-Mail entstehen ähnliche Probleme: mehrere Dateistände, unklare Zuständigkeiten, fehlende Vertretung und Rückfragen dazu, ob eine Rechnung bereits geprüft wurde.

Eine geeignete Rechnungsfreigabe-Software führt Rechnung, Status und Bearbeitungsschritte in einem Vorgang zusammen. Der Prozess sollte mindestens folgende Funktionen abdecken:

• Rechnungen aus einem zentralen E-Mail-Postfach, per Upload oder über weitere definierte Eingangskanäle übernehmen.
• Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und weitere Buchungsdaten erfassen oder zur Prüfung vorschlagen.
• Rechnungen anhand festgelegter Regeln an zuständige Personen weiterleiten.
• Prüfung, Rückfrage, Ablehnung und Freigabe mit Zeitstempel dokumentieren.
• Vertretungen und mehrstufige Freigaben ermöglichen.
• Freigegebene Rechnungen samt Beleg und Daten an Buchhaltung oder ERP übergeben.
• Beleg, Bearbeitungshistorie und relevante Änderungen nachvollziehbar aufbewahren.

Eine reine Belegablage reicht dafür nicht aus. Ebenso wenig genügt eine Buchhaltungssoftware, wenn sie zwar Rechnungen erfasst, aber keine regelbasierten Prüf- und Genehmigungsschritte unterstützt.

Fünf Softwarelösungen mit unterschiedlichem Schwerpunkt

Die folgenden Systeme gehören nicht alle derselben Größen- und Leistungsklasse an. Sie lassen sich dennoch anhand derselben Fragen einordnen: Wie werden Rechnungen übernommen, wie flexibel sind die Freigaben, welche Buchhaltungsanbindung ist vorgesehen, wie hoch ist der Einrichtungsaufwand und für welche Betriebsstruktur eignet sich das System? Funktionsumfang, Schnittstellen und Lizenzmodelle können sich je nach Paket und Systemstand unterscheiden. Prüfen Sie die benötigten Merkmale deshalb in der jeweiligen Produktdokumentation und lassen Sie sie in einer Vorführung an Ihrem eigenen Ablauf zeigen.

Candis: fokussierter Ablauf für Eingangsrechnungen

Candis ist auf die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und damit verbundene Freigabeprozesse ausgerichtet. Rechnungen können zentral gesammelt, Personen zur Prüfung zugeordnet und mit Buchhaltungsinformationen ergänzt werden. Die Lösung ist besonders interessant, wenn ein kleines Unternehmen E-Mail-Freigaben ablösen möchte, ohne zunächst ein umfangreiches Dokumentenmanagement einzuführen.

• Rechnungseingang: zentraler digitaler Eingang mit Datenerfassung.
• Freigabelogik: Zuordnung und mehrstufige Prüfabläufe stehen im Mittelpunkt.
• Anbindung: relevant sind insbesondere die verfügbaren Übergaben an DATEV und an die im Betrieb eingesetzte Buchhaltung.
• Einführung: tendenziell schlanker als ein unternehmensweites DMS-Projekt, sofern Stammdaten und Zuständigkeiten vorbereitet sind.
• Geeignet für: kleine und wachsende Unternehmen, die einen spezialisierten Kreditorenprozess benötigen.

Vor der Auswahl sollten Sie prüfen, ob Kostenstellen, Projekte, Bestellbezug, Vertretungen und Ihr gewünschter Zahlungsprozess in der vorgesehenen Produktvariante abgebildet werden.

DATEV Belegfreigabe online: kurzer Weg zur Steuerkanzlei

DATEV Belegfreigabe online ist vor allem dann naheliegend, wenn das Unternehmen bereits mit DATEV Unternehmen online und einer DATEV-Steuerkanzlei arbeitet. Der Freigabestatus bleibt im DATEV-Umfeld sichtbar, sodass keine separate E-Mail-Kette zwischen Betrieb, Freigebenden und Kanzlei geführt werden muss.

• Rechnungseingang: Verarbeitung im Umfeld der in DATEV bereitgestellten Belege.
• Freigabelogik: digitale Prüfung und Freigabe mit festgelegten Beteiligten.
• Anbindung: enger Bezug zur DATEV-Verarbeitung und zur Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
• Einführung: besonders überschaubar, wenn Belege und Buchhaltung bereits über DATEV Unternehmen online laufen.
• Geeignet für: kleine Betriebe, deren Rechnungswesen eng mit einer DATEV-Kanzlei organisiert ist.

Die entscheidende Grenze liegt außerhalb des DATEV-Prozesses: Benötigen Sie zahlreiche ERP-Verknüpfungen, komplexe Bestellabgleiche oder ein unternehmensweites Dokumentenmanagement, muss geprüft werden, ob die vorgesehene DATEV-Konstellation dafür ausreicht. Maßgeblich sind die Leistungsbeschreibung von Belegfreigabe online und die mit Ihrer Kanzlei vereinbarte Arbeitsweise.

DocuWare: Rechnungsworkflow als Teil des Dokumentenmanagements

DocuWare verbindet Dokumentenablage, Datenerfassung und Workflows. Eingangsrechnungen können damit nicht nur genehmigt, sondern zusammen mit anderen Geschäftsunterlagen in einer umfassenderen Dokumentenstruktur verwaltet werden.

• Rechnungseingang: Übernahme aus digitalen Eingangskanälen und strukturierte Ablage.
• Freigabelogik: konfigurierbare Workflows mit Zuständigkeiten und Eskalationen.
• Anbindung: Schnittstellen und Integrationen müssen passend zur vorhandenen Buchhaltung oder zum ERP ausgewählt werden.
• Einführung: höherer Konzeptionsbedarf, weil Ablage, Rechte, Datenfelder und Workflows gemeinsam geplant werden.
• Geeignet für: Unternehmen, die neben Rechnungen weitere Dokumentenprozesse digitalisieren möchten.

DocuWare ist eher überdimensioniert, wenn lediglich zwei Personen Rechnungen in einem einfachen Ablauf freigeben. Der zusätzliche Aufwand kann sich dagegen lohnen, wenn Verträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in einer gemeinsamen Dokumentenumgebung zusammengeführt werden sollen.

d.velop: anpassbare Prozesse mit DMS- und Integrationsschwerpunkt

d.velop bietet Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Rechnungsverarbeitung. Der Ansatz passt zu Unternehmen, die Rechnungsfreigaben in eine breitere Systemlandschaft einbinden und unterschiedliche Abteilungen beteiligen wollen.

• Rechnungseingang: digitale Übernahme, Erfassung und Zuordnung von Rechnungsinformationen.
• Freigabelogik: anpassbare Prüf- und Genehmigungswege für organisatorisch verzweigte Abläufe.
• Anbindung: die Eignung hängt stark von den verfügbaren Verbindungen zum vorhandenen ERP und Rechnungswesen ab.
• Einführung: erfordert eine saubere Prozess- und Berechtigungsplanung.
• Geeignet für: kleine bis mittlere Organisationen mit Integrationsbedarf und weiteren Dokumentenprozessen.

Lassen Sie bei einer Produktvorführung nicht nur den Standardablauf zeigen. Relevant sind Rückfragen, Vertretungen, abgelehnte Rechnungen, Änderungen an Kontierungsvorschlägen und der Umgang mit bereits freigegebenen Belegen.

ELO Invoice: sinnvoll bei einer bestehenden ELO-Umgebung

ELO Invoice ist eine Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen im ELO-Umfeld. Sie richtet sich eher an Unternehmen, die Rechnungsprüfung, Workflow und Archivierung mit einem Dokumentenmanagement verbinden oder ELO bereits einsetzen.

• Rechnungseingang: Erfassung und strukturierte Verarbeitung eingehender Rechnungen.
• Freigabelogik: abbildbare Prüfstationen und Genehmigungswege innerhalb des ELO-Konzepts.
• Anbindung: die verfügbare Integration in Buchhaltung und ERP ist für die jeweilige Systemlandschaft zu prüfen.
• Einführung: typischerweise ein Konfigurationsprojekt statt einer sofort nutzbaren Einzelfunktion.
• Geeignet für: Betriebe mit bestehender ELO-Nutzung oder einem geplanten umfassenden DMS.

Für einen sehr kleinen Betrieb ohne vorhandene ELO-Struktur kann eine spezialisierte Rechnungsanwendung einfacher sein. Besteht bereits eine ELO-Umgebung, kann die Erweiterung dagegen Medienbrüche und eine zusätzliche Benutzerverwaltung vermeiden.

Welche Lösung zu welcher Ausgangslage passt

Ein allgemeiner Sieger wäre irreführend, weil ein Handwerksbetrieb mit externer Buchhaltung andere Anforderungen hat als eine Agentur mit mehreren Kostenstellen oder ein Handelsunternehmen mit ERP und Bestellwesen. Die Auswahl lässt sich über vier typische Situationen eingrenzen:

• Sie wollen hauptsächlich E-Mail-Freigaben ersetzen: Prüfen Sie zuerst eine spezialisierte Lösung wie Candis. Achten Sie darauf, dass die Übergabe an Ihre Buchhaltung ohne erneute Dateneingabe funktioniert.
• Ihre Steuerkanzlei arbeitet bereits mit DATEV Unternehmen online: Klären Sie mit der Kanzlei, ob DATEV Belegfreigabe online den gewünschten Ablauf innerhalb der bestehenden Zusammenarbeit abdeckt.
• Rechnungen sollen mit Verträgen, Bestellungen und anderen Dokumenten verbunden werden: DocuWare, d.velop oder ELO Invoice sind eher passende Kandidaten, weil der Rechnungsworkflow Teil eines DMS werden kann.
• Das ERP ist das führende System: Wählen Sie nicht nach der Oberfläche der Freigabe-App. Entscheidend sind die unterstützte ERP-Version, der Datenaustausch, die Behandlung von Stammdaten und der Rückfluss des Freigabestatus.

Für Selbstständige ohne Beschäftigte ist ein mehrstufiger Genehmigungsweg häufig unnötig. Auch dann kann ein zentraler Rechnungseingang mit dokumentiertem Prüfstatus sinnvoll sein. Die Software sollte den einfachen Prozess jedoch nicht durch zusätzliche Rollen und Pflichtfelder verlangsamen.

Der Sollprozess vor der Produktauswahl

Ein belastbarer Testfall verhindert, dass eine gut präsentierte Software später an Ihrem Tagesgeschäft vorbeigeht. Zeichnen Sie den Ablauf einer typischen Rechnung vom Eingang bis zur Buchhaltung auf und definieren Sie für jeden Schritt Verantwortung und Ergebnis.

1. Eingang festlegen: Bestimmen Sie, an welches Postfach oder Portal Lieferanten ihre Rechnungen senden. Legen Sie fest, wer falsch adressierte oder unlesbare Dokumente bearbeitet.
2. Formale Vorprüfung zuweisen: Benennen Sie die Person, die Dubletten, Rechnungsdaten und Lieferantenzuordnung kontrolliert. Automatisch erkannte Daten bleiben prüfbedürftig.
3. Sachliche Prüfung organisieren: Die Person, die Leistung oder Lieferung beurteilen kann, bestätigt den fachlichen Inhalt. Bei Bestellbezug muss klar sein, welche Bestellung oder welcher Lieferschein heranzuziehen ist.
4. Freigaberegeln definieren: Legen Sie fest, welche Person nach Kostenstelle, Projekt, Gesellschaft oder Betrag entscheidet. Planen Sie eine Vertretung ein, damit Urlaub den Prozess nicht stoppt.
5. Buchhaltungsübergabe bestimmen: Dokumentieren Sie, welche Daten und Dateien übertragen werden und welches System anschließend führend ist.
6. Abweichungen behandeln: Regeln Sie Rückfragen, Ablehnungen, Gutschriften, doppelte Rechnungen und nachträgliche Korrekturen. Gerade diese Fälle zeigen, ob der Workflow praxistauglich ist.

Das dokumentierbare Ergebnis ist eine kurze Prozessbeschreibung mit Rollen, Entscheidungskriterien und Übergabepunkten. Diese Unterlage dient zugleich als Anforderungskatalog für Anbietertermine.

Software in einer realistischen Teststrecke prüfen

Eine Vorführung mit idealisierten Beispieldaten sagt wenig darüber aus, wie gut ein System zu Ihrem Betrieb passt. Verwenden Sie stattdessen anonymisierte oder eigens erstellte Testbelege, die verschiedene Situationen abdecken: eine normale Rechnung, eine Rechnung mit Projektbezug, eine Dublette, eine fachlich abgelehnte Rechnung und einen Vorgang während der Abwesenheit eines Freigebenden.

Bewerten Sie jeden Kandidaten nach denselben Prüfpunkten:

• Erkennt das System Dubletten und bleiben Warnungen nachvollziehbar?
• Kann eine Rechnung ohne Weiterleitung per E-Mail an eine andere zuständige Person gegeben werden?
• Funktioniert die Vertretung, ohne dauerhaft zu weitreichende Rechte zu vergeben?
• Ist erkennbar, wer welche Angabe geändert, geprüft oder freigegeben hat?
• Werden Beleg, Stammdaten, Kontierungsinformationen und Freigabestatus korrekt an das Zielsystem übertragen?
• Lässt sich ein Vorgang nach einer Rückfrage fortsetzen, ohne einen zweiten Rechnungslauf anzulegen?
• Können Daten und Dokumente in einem nutzbaren Format exportiert werden, falls Sie den Anbieter wechseln?

Ein erfolgreicher Test endet nicht mit dem Status freigegeben. Kontrollieren Sie im Buchhaltungs- oder ERP-System, ob die Rechnung dort vollständig, eindeutig und ohne manuelle Doppelerfassung angekommen ist.

Nachweis, Aufbewahrung und E-Rechnungen mitplanen

Der Freigabeworkflow ist nur ein Teil des Rechnungsprozesses. Für Deutschland müssen Unternehmen unter anderem Anforderungen an ordnungsmäßige, nachvollziehbare und überprüfbare Aufzeichnungen berücksichtigen. Als Prüfbasis dienen insbesondere die für den Betrieb geltenden steuerlichen Vorschriften und die GoBD in ihrer einschlägigen Fassung. Welche technische und organisatorische Ausgestaltung erforderlich ist, hängt vom gesamten Verfahren ab und sollte bei Unsicherheit mit Steuerkanzlei oder fachkundiger Beratung abgestimmt werden.

Die Software sollte nicht lediglich ein PDF mit einem Freigabestempel erzeugen. Benötigt werden ein nachvollziehbarer Bearbeitungsverlauf, geregelte Änderungsmöglichkeiten, geeignete Zugriffsrechte und eine dokumentierte Übergabe an das führende Buchhaltungs- oder Archivsystem. Halten Sie diese Arbeitsweise in Ihrer Verfahrensdokumentation fest.

Berücksichtigen Sie außerdem strukturierte E-Rechnungen. Fragen Sie den Anbieter, ob das System die in Ihrem Betrieb relevanten Formate nicht nur sichtbar darstellen, sondern enthaltene Rechnungsdaten verarbeiten und zusammen mit dem Originalformat weitergeben kann. Ein aus einer strukturierten Rechnung erzeugtes Ansichts-PDF ersetzt nicht automatisch die ursprüngliche Datei.

Einführung ohne parallelen Dauerprozess

Starten Sie mit einem begrenzten Rechnungskreis, etwa einer Gesellschaft, einer Kostenstelle oder ausgewählten Lieferanten. Für die Pilotphase braucht es einen verantwortlichen Prozesseigentümer, eine Ansprechperson in der Buchhaltung und benannte Vertretungen. Halten Sie fest, welche Fehler auftreten und an welcher Stelle Bearbeiter weiterhin auf E-Mail oder Ausdrucke ausweichen.

Nach dem Test sollte es einen eindeutig festgelegten Stichtag geben. Ab diesem Zeitpunkt werden neue Rechnungen nur noch über den definierten Eingang und Workflow bearbeitet. E-Mail bleibt gegebenenfalls Eingangskanal für Lieferanten, darf intern aber nicht mehr als Freigabesystem dienen.

Die passende Lösung ist damit nicht automatisch das System mit den meisten Funktionen. Für einen kleinen Betrieb ist die Software geeignet, die den eigenen Freigabeweg ohne Nebenlisten abbildet, sauber an die Buchhaltung anschließt und auch bei Vertretung, Rückfrage und Ablehnung einen nachvollziehbaren Vorgang erhält.