Datenschutzmanagement-Software: Welche Lösungen helfen bei DSGVO-Aufgaben?

Datenschutzmanagement-Software lohnt sich für kleine Unternehmen vor allem dann, wenn DSGVO-Aufgaben nicht mehr zuverlässig mit einzelnen Dateien, E-Mails und Kalendernotizen beherrscht werden können. Der erste Schritt ist jedoch keine Produktauswahl: Legen Sie zunächst fest, welche Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeiter, Betroffenenanfragen, Löschvorgaben und Datenschutzvorfälle tatsächlich verwaltet werden müssen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob eine reine Dokumentationslösung genügt oder eine Plattform mit Beratung und externem Datenschutzbeauftragten sinnvoller ist.

Zu den bekannten Lösungsansätzen zählen unter anderem heyData, DataGuard, caralegal, audatis MANAGER und Robin Data. Ein allgemeiner Sieger wäre wenig belastbar, weil sich die Angebote bei Beratungsanteil, Automatisierung, Mandantenfähigkeit, Rollenverteilung und Zielgruppe unterscheiden. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist die passende Lösung jene, die die eigenen Pflichten nachvollziehbar abbildet, Aufgaben verbindlich zuweist und verwertbare Nachweise exportieren kann.

Welche DSGVO-Aufgaben die Software tatsächlich abdecken sollte

Eine Datenschutzplattform ist kein automatischer Nachweis dafür, dass ein Betrieb die DSGVO einhält. Sie stellt Arbeitsabläufe, Vorlagen, Erinnerungen und Dokumentation bereit. Die inhaltlichen Angaben müssen weiterhin zum Unternehmen passen und von verantwortlichen Personen geprüft werden.

Im Mittelpunkt steht häufig das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO. Darin werden betriebliche Prozesse wie Kundenverwaltung, Rechnungsstellung, Bewerbermanagement oder Newsletterversand beschrieben. Eine brauchbare Software sollte nicht nur ein Formular anbieten, sondern Verarbeitungen mit Zwecken, Datenkategorien, Empfängern, Löschangaben und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen verknüpfen können.

Je nach Betrieb kommen weitere Aufgaben hinzu:

• Auftragsverarbeiter und die zugehörigen Vereinbarungen nach Artikel 28 DSGVO verwalten.
• Betroffenenanfragen erfassen, zuständigen Personen zuweisen und deren Bearbeitung dokumentieren.
• Prüfungen zu Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Artikel 35 DSGVO unterstützen.
• Datenschutzverletzungen mit Sachverhalt, Bewertung, Maßnahmen und Entscheidungen festhalten.
• Löschregeln mit den betroffenen Systemen und Geschäftsprozessen verbinden.
• Einwilligungen, Informationspflichten und interne Richtlinien versioniert verwalten.
• Schulungen und Kenntnisnahmen dokumentieren, sofern Beschäftigte beteiligt sind.

Die Rechenschaftspflicht aus Artikel 5 Absatz 2 DSGVO macht nachvollziehbare Unterlagen besonders wichtig. Eine Aufgabenliste allein reicht dafür nicht. Die Software sollte erkennen lassen, wer eine Prüfung durchgeführt hat, auf welcher Informationsgrundlage entschieden wurde und welche Fassung eines Dokuments zu diesem Zeitpunkt galt.

Fünf Lösungsansätze für kleine Unternehmen

Die folgenden Anbieter stehen für unterschiedliche Formen des Datenschutzmanagements. Da Pakete und Funktionsumfänge verändert werden können, sollten Sie in einer Produktvorführung stets dieselben betrieblichen Testfälle verwenden. So vergleichen Sie nicht Werbeaussagen, sondern den tatsächlichen Arbeitsablauf.

heyData: Plattform mit begleitender Datenschutzleistung

heyData richtet sich an Unternehmen, die Software und fachliche Begleitung miteinander verbinden möchten. Dieser Ansatz kann für kleine Betriebe passen, die intern keine eigene Datenschutzabteilung haben und neben der Aufgabenverwaltung Unterstützung bei der Umsetzung suchen.

Prüfen Sie im Angebot, welche Beratungsleistungen im gewählten Paket enthalten sind, ob die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten Bestandteil der Leistung ist und über welchen Kanal Einzelfragen bearbeitet werden. Für den Vergleich ist außerdem wichtig, ob Dokumente und Bearbeitungsstände vollständig exportiert werden können. Weniger geeignet ist ein betreutes Gesamtpaket, wenn bereits ein Datenschutzbeauftragter vorhanden ist und lediglich ein neutrales internes Dokumentationssystem benötigt wird.

DataGuard: Kombination aus Plattform und Expertenunterstützung

DataGuard verbindet Datenschutzorganisation mit fachlicher Unterstützung und eignet sich damit grundsätzlich für Betriebe, die strukturierte Abläufe und einen begleitenden Dienstleister aus einer Hand suchen. Der mögliche Nutzen liegt in der Verbindung von Aufgaben, Dokumentation und Beratung, nicht allein in einer Sammlung von Vorlagen.

Klären Sie vor Vertragsabschluss, welche Leistungen dem Datenschutzmanagement zugeordnet sind, welche Ansprechpartner vorgesehen sind und ob zusätzliche Compliance-Bereiche Teil des Pakets werden. Kleine Unternehmen sollten besonders auf den tatsächlichen Betreuungsumfang, die Zahl der einbezogenen Gesellschaften und die Möglichkeiten zur Datenübernahme bei einem späteren Anbieterwechsel achten.

caralegal: Datenschutzprozesse für interne Zusammenarbeit

caralegal ist als Datenschutzmanagement-Plattform auf die strukturierte Zusammenarbeit an Datenschutzaufgaben ausgerichtet. Der Ansatz ist interessant, wenn mehrere Fachbereiche Informationen zuliefern müssen, etwa Personal, Vertrieb, IT und Geschäftsleitung.

Für einen kleinen Betrieb ist entscheidend, ob sich diese Prozessbreite ohne unnötigen Verwaltungsaufwand nutzen lässt. Lassen Sie sich zeigen, wie ein neuer Geschäftsprozess aufgenommen, von einer zuständigen Person geprüft und später aktualisiert wird. Besteht das Unternehmen nur aus einer verantwortlichen Person und wenigen überschaubaren Verarbeitungen, kann eine umfangreiche Plattform mehr Pflege erzeugen als Nutzen.

audatis MANAGER: systematische Datenschutzdokumentation

audatis MANAGER kommt als Lösung infrage, wenn Datenschutzunterlagen, Bewertungen und laufende Aufgaben in einem zentralen System organisiert werden sollen. Besonders relevant ist der Ansatz für Unternehmen oder Beratende, die mehrere organisatorische Einheiten beziehungsweise Mandate getrennt verwalten müssen.

Prüfen Sie die Mandantenstruktur, die Rechtevergabe, den Export und die Unterstützung bei wiederkehrenden Kontrollen. Auch die Frage, welche fachliche Betreuung zusätzlich zur Software erhältlich ist, gehört in den Vergleich. Eine mandantenfähige Struktur ist wertvoll, wenn tatsächlich mehrere Unternehmen oder Standorte betreut werden; für ein kleines Einzelunternehmen ist sie allein noch kein Kaufgrund.

Robin Data: digitales Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagement

Robin Data verbindet Datenschutzmanagement mit angrenzenden Aufgaben der Informationssicherheit. Das kann für Betriebe sinnvoll sein, die beide Themen in einem gemeinsamen Arbeitsumfeld organisieren möchten, statt getrennte Insellösungen zu pflegen.

Im Auswahlgespräch sollte geklärt werden, wie Datenschutz und Informationssicherheit voneinander getrennt, aber inhaltlich verknüpft werden. Testen Sie außerdem, ob die bereitgestellten Arbeitsabläufe zur Größe des Betriebs passen. Wer ausschließlich ein überschaubares Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen möchte, benötigt möglicherweise nicht die gesamte Breite einer kombinierten Plattform.

Das gemeinsame Prüfraster für die Produktauswahl

Eine belastbare Auswahl entsteht, wenn alle Kandidaten mit denselben Aufgaben geprüft werden. Produktpräsentationen sollten sich daher an einem vorbereiteten Beispielszenario aus Ihrem Betrieb orientieren.

1. Erfassen Sie einen realen Prozess, beispielsweise die Bearbeitung einer Kundenbestellung vom Eingang bis zur Aufbewahrung der Abrechnungsunterlagen.
2. Ordnen Sie einen eingesetzten Auftragsverarbeiter einschließlich Vertrag und Prüfstatus zu.
3. Ändern Sie eine Löschangabe und prüfen Sie, ob die Änderung versioniert und einer verantwortlichen Person zugeordnet wird.
4. Legen Sie eine Betroffenenanfrage an und verfolgen Sie Zuständigkeit, Bearbeitungsstand und dokumentierte Entscheidung.
5. Exportieren Sie die Unterlagen in einem lesbaren Format, das auch außerhalb der Plattform ausgewertet werden kann.

Bewerten Sie anschließend sechs Punkte: fachliche Abdeckung, Bedienbarkeit, Rollen und Freigaben, Nachweisqualität, Beratungsumfang sowie Anbieterbindung. Die Bedienbarkeit sollte dabei nicht unterschätzt werden. Ein umfangreiches System nützt wenig, wenn Fachverantwortliche Änderungen weiterhin per E-Mail melden und nur eine Person alle Daten nachträglich übertragen muss.

Bei Rollenrechten geht es nicht nur um den Zugriff auf die Plattform. Gute Abläufe trennen Datenerfassung, fachliche Prüfung und Freigabe, soweit dies zur Betriebsgröße passt. Eine Agentur könnte beispielsweise die Verarbeitung von Newsletterdaten durch das Marketing beschreiben lassen, während die Geschäftsleitung oder eine beauftragte Datenschutzfunktion die abschließende Prüfung dokumentiert.

Reine Software oder betreutes Datenschutzmanagement?

Eine reine Softwarelösung passt eher zu Unternehmen, in denen ausreichendes Datenschutzwissen vorhanden ist und Zuständigkeiten bereits feststehen. Das System dient dann vor allem als zentrale Arbeits- und Nachweisumgebung. Es ersetzt weder die rechtliche Bewertung eines Sonderfalls noch die verantwortliche Entscheidung der Geschäftsleitung.

Ein betreutes Angebot kann sinnvoller sein, wenn intern niemand die Dokumentation fachlich prüfen kann oder regelmäßig Fragen zu neuen Verfahren entstehen. Achten Sie auf eine klare Leistungsabgrenzung: Softwarezugang, allgemeiner Support, Datenschutzberatung und die Tätigkeit eines externen Datenschutzbeauftragten sind nicht automatisch dieselbe Leistung.

Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, hängt von den einschlägigen Voraussetzungen der DSGVO und des deutschen Datenschutzrechts ab. Die Software kann eine Prüfung anstoßen, sollte die Entscheidung aber nicht ohne Kenntnis des Betriebs treffen. Für eine belastbare Einordnung kommen die Datenschutzaufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes, bei entsprechender Zuständigkeit die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit sowie fachkundige Rechtsberatung als Prüfpunkte infrage.

Datenschutz der Datenschutzplattform prüfen

In einem Datenschutzmanagementsystem können besonders aussagekräftige Informationen über interne Verfahren, Sicherheitsmaßnahmen, Dienstleister, Vorfälle und Beschäftigte liegen. Die Auswahl muss daher auch die Verarbeitung durch den Softwareanbieter selbst berücksichtigen.

• Welche personenbezogenen Daten werden in der Plattform gespeichert?
• Wo findet die Verarbeitung statt und welche Unterauftragnehmer sind einbezogen?
• Wie werden Zugriffe, Änderungen und Exporte protokolliert?
• Welche Anmelde- und Mehrfaktorverfahren stehen im gewählten Tarif bereit?
• Wie lassen sich Daten berichtigen, löschen und bei Vertragsende vollständig exportieren?
• Welche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird angeboten?
• Wie werden Sicherheitsvorfälle kommuniziert und administrativ bearbeitet?

Diese Angaben gehören in die Vertrags- und Sicherheitsprüfung, nicht nur in ein Verkaufsgespräch. Lassen Sie technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Löschbedingungen und Exportmöglichkeiten dokumentieren. Bei einem Anbieterwechsel sollte der Betrieb seine Nachweise weiter nutzen können, ohne dauerhaft auf ein proprietäres Portal angewiesen zu sein.

Einführungsplan für einen kleinen Betrieb

Die Einführung sollte mit einem begrenzten, überprüfbaren Bestand beginnen. Wer ungeprüfte Tabellen, veraltete Vertragslisten und allgemeine Vorlagen vollständig importiert, verlagert bestehende Unklarheiten lediglich in ein neues System.

1. Benennen Sie eine intern verantwortliche Person und eine Vertretung. Die Geschäftsleitung behält ihre Verantwortung, auch wenn Aufgaben delegiert werden.
2. Erstellen Sie eine Liste der Geschäftsprozesse, Systeme, Auftragsverarbeiter und vorhandenen Datenschutzdokumente.
3. Bereinigen Sie doppelte oder überholte Einträge, bevor Daten übernommen werden.
4. Konfigurieren Sie Rollen, Freigaben und wiederkehrende Prüfaufgaben passend zur Größe des Betriebs.
5. Bearbeiten Sie zunächst zwei oder drei typische Prozesse vollständig und prüfen Sie die erzeugten Nachweise.
6. Übernehmen Sie den restlichen Bestand erst, wenn Begriffe, Zuständigkeiten und Freigabewege funktionieren.
7. Legen Sie fest, bei welchen betrieblichen Änderungen eine Datenschutzprüfung ausgelöst wird, etwa bei neuer Software, zusätzlichen Dienstleistern oder einem neuen Verwendungszweck für Kundendaten.

Ein sinnvoller Abnahmetest besteht nicht aus der Zahl ausgefüllter Formulare. Entscheidend ist, ob eine verantwortliche Person zu einem ausgewählten Prozess den Zweck, die beteiligten Systeme, Empfänger, Löschangaben, Schutzmaßnahmen und letzte Prüfung ohne Nebenlisten nachvollziehen kann.

Welche Lösung passt zu welcher Ausgangslage?

Ein Selbstständiger mit wenigen stabilen Prozessen benötigt meist eine schlanke Dokumentation, verlässliche Erinnerungen und gute Exportmöglichkeiten. Ein betreutes Angebot ist vor allem dann interessant, wenn das notwendige Fachwissen nicht intern vorhanden ist.

Ein wachsender Onlinehandel sollte stärker auf die Verknüpfung von Verarbeitungen, Dienstleistern, Löschregeln und Betroffenenanfragen achten. Eine Agentur oder Beratung mit mehreren Gesellschaften beziehungsweise Mandaten braucht gegebenenfalls Mandantenfähigkeit und eine sauber getrennte Rechteverwaltung. Unternehmen, die Datenschutz und Informationssicherheit gemeinsam entwickeln wollen, können von einer Plattform profitieren, die beide Arbeitsgebiete abbildet, sofern Zuständigkeiten und Nachweise trotzdem unterscheidbar bleiben.

Für die Auswahl bedeutet das: heyData und DataGuard sind besonders prüfenswert, wenn Software und fachliche Begleitung zusammen beschafft werden sollen. caralegal kann bei bereichsübergreifenden Datenschutzprozessen interessant sein. audatis MANAGER verdient Aufmerksamkeit, wenn strukturierte Dokumentation und gegebenenfalls mehrere Einheiten oder Mandate im Vordergrund stehen. Robin Data kommt eher in Betracht, wenn Datenschutz und Informationssicherheit organisatorisch verbunden werden sollen. Die endgültige Entscheidung sollte nach einer Vorführung mit eigenen Testfällen, einer Vertragsprüfung und einem erfolgreichen Datenexport fallen.